ChatGPT für die Dokumentation in ExcelExcel als Teil eines Prozesses verstehen

Das Problem: Wann und wie kommt die Excel-Datei zum Einsatz – und warum?

Viele Excel-Dateien funktionieren technisch einwandfrei – und verursachen dennoch Probleme im Alltag. Typische Aussagen aus der Praxis:

• „Wann genau soll die Datei aktualisiert werden?“
• „Welche Daten müssen vorher vorliegen?“
• „Wer ist eigentlich verantwortlich?“
• „Warum stimmen die Zahlen heute nicht?“

Oft liegt die Ursache nicht in Excel selbst, sondern im fehlenden Verständnis des Prozesses, in den die Datei eingebettet ist. Excel wird genutzt – aber der Ablauf rundherum ist nicht beschrieben.

Der passende Prompt (Beispiel)

Auch hier können Sie mithilfe der KI Ihre wichtigen Excel-Dateien so beschreiben, dass klar wird, im Rahmen welcher Aufgaben und Prozesse sie zum Einsatz kommt. Der entscheidende Perspektivwechsel lautet: Nicht nur erklären, was Excel rechnet, sondern wann, wie und durch wen.

Ein sinnvoller Prompt wäre dann:

„Ich nutze eine Excel-Datei als Teil eines wiederkehrenden Arbeitsprozesses. Bitte hilf mir, diesen Prozess verständlich zu beschreiben:
– Auslöser und Zeitpunkt
– benötigte Eingaben
– Arbeitsschritte
– Ergebnisse
– Verantwortlichkeiten.“

Dieser Prompt lenkt ChatGPT auf den Ablauf und den Prozess, in dem die Excel-Datei angewendet wird. Es geht um die Nutzung, nicht um die Technik.

Wie übergibt man den Prozess an ChatGPT?

Für diesen Praxisfall braucht ChatGPT keine Datei, sondern Ablaufwissen. Hilfreich sind Angaben wie:

• Wann wird die Datei genutzt? Täglich, monatlich, ad hoc …?
• Welche Schritte gibt es davor und danach?
• Wer ist beteiligt?
• Welche Ergebnisse werden erwartet?

Der Prompt kann ergänzt werden um diese Kontextinformation:

„Monatliches Controlling-Reporting mit Datenimport, Prüfung und Versand.“

Entscheidend ist nicht Detailtiefe, sondern logische Reihenfolge.

Was ChatGPT daraufhin leistet

ChatGPT agiert hier als Prozessbeschreiber, nicht als Excel-Entwickler. Typische Leistungen sind:

Strukturierung des Ablaufs

ChatGPT bringt Ordnung in Abläufe, indem es erläutert:

• Auslöser oder Startpunkt
• Vorbereitung
• Bearbeitung
• Kontrolle
• Ergebnis

Damit wird aus einem diffusen Vorgehen ein klar nachvollziehbarer Prozess.

Trennung von Technik und Verantwortung

ChatGPT unterscheidet klar:

• was Excel erledigt,
• was der Anwender tun muss und
• wer für welchen Schritt zuständig ist.

Das reduziert Missverständnisse und verhindert Fehlerketten.

Benennung kritischer Punkte

ChatGPT weist häufig auf:

• typische Fehlerquellen
• Abhängigkeiten
• notwendige Prüfungen

Das erhöht die Prozesssicherheit.

Formulierung verständlicher Prozessbeschreibungen

Statt technischer Detailbeschreibungen entstehen Texte wie:

• „Zunächst werden die aktuellen Monatsdaten importiert.“
• „Anschließend erfolgt eine Plausibilitätsprüfung.“

So werden Prozesse lesbar und vermittelbar.

Worauf man beim Prompt achten sollte

Damit ChatGPT Prozesse sinnvoll beschreibt, sollte man:

• den zeitlichen Ablauf klar benennen,
• Rollen explizit erwähnen,
• nicht nur Excel-Schritte beschreiben und
• das gewünschte Detailniveau nennen.

Hilfreiche Ergänzungen im Prompt sind:

„Bitte in verständlicher Sprache für neue Kollegen.“

„Der Prozess soll reproduzierbar sein.“

„Bitte typische Fehlerquellen benennen.“

So wird aus einer Beschreibung eine praktische Arbeitsanleitung.

Wie man das Ergebnis sinnvoll nutzt

Gut beschriebene Prozesse bewirken:

• weniger Rückfragen
• klarere Verantwortlichkeiten
• geringere Fehlerquote
• schnellere Einarbeitung

In der Praxis wird ChatGPT hier genutzt als:

• Basis für Prozessdokumentationen
• Hilfe bei Übergaben
• Unterstützung bei Schulungen
• Ergänzung zu Excel-Dokumentationen

Bewährte Prompts für die Praxis

Prozess beschreiben

„Bitte beschreibe den Ablauf, in dem diese Excel-Datei genutzt wird.“

Rollen klären

„Welche Rollen und Verantwortlichkeiten gibt es in diesem Prozess?“

Risiken erkennen

„Welche typischen Fehlerquellen gibt es in diesem Ablauf?“

Vereinfachung prüfen

„Wie könnte dieser Prozess klarer oder robuster gestaltet werden?“

Didaktischer Prompt

„Bitte erkläre mir den Prozess so, dass ich ihn sicher weitergeben kann.“

Einordnung und Fazit

Excel-Dateien stehen selten für sich allein. Sie sind Teil eines größeren Zusammenhangs. Wer Prozesse beschreibt, reduziert Abhängigkeiten, erhöht die Qualität und macht seine Arbeit reproduzierbar.

ChatGPT hilft dabei:

• Abläufe zu strukturieren
• Wissen explizit zu machen
• Excel sinnvoll in Prozesse einzubetten