ChatGPT für die Dokumentation in ExcelExcel-Dateien dokumentieren – verständlich, strukturiert, wartbar

Das Problem: Niemand versteht diese Excel-Datei

Viele Excel-Dateien sind sehr hilfreich für die Arbeit – und sind dennoch problematisch. Typische Aussagen aus der Praxis:

• „Die Datei funktioniert, aber erklären kann ich sie kaum.“
• „Ändern Sie hier bitte nichts – das ist sensibel.“
• „Das habe ich mir damals so gedacht.“

Was fehlt, ist keine Funktionalität, sondern Nachvollziehbarkeit. Ohne Dokumentation wird aus einer Excel-Datei ein Einzelstück. Es ist riskant, sie an Kolleginnen und Kollegen zu übergeben, und sie kann kaum weiterentwickelt werden.

Der wesentliche Grund dafür ist, dass sich niemand die Mühe gemacht hat, eine geeignete und hilfreiche Dokumentation zur Datei zu schreiben.

Der passende Prompt (Beispiel)

Dabei kann ChatGPT genau für eine solche Dokumentation eingesetzt werden. Der entscheidende Perspektivwechsel lautet: Nicht dokumentieren, was Excel kann – sondern was die Datei tut. Ein Prompt dafür wäre:

„Ich habe eine Excel-Datei mit mehreren Tabellen, Berechnungen und Auswertungen. Bitte hilf mir, eine verständliche Dokumentation zu erstellen:
– Zweck der Datei
– Aufbau und Struktur
– zentrale Logiken
– Nutzungshinweise für andere Anwender.“

Dieser Prompt lenkt ChatGPT auf:

• Erklärung statt Technik
• Struktur statt Detailflut
• Nutzerperspektive statt Entwicklerblick

Wie übergibt man die Excel-Datei an ChatGPT?

Für eine gute Dokumentation braucht ChatGPT keine komplette Datei, sondern eine strukturierte Beschreibung. Hilfreich sind beispielsweise:

• Zweck der Datei: Planung, Reporting, Analyse …
• grober Aufbau mit den Rohdaten, Berechnungen und Auswertungen
• besondere Logiken oder Annahmen
• Zielgruppe der Dokumentation: eigene Nutzung, für Kolleginnen und Kollegen oder für das Management

Der Prompt kann entsprechend ergänzt werden um:

„Monatliches Controlling-Modell mit Ist-, Plan- und Abweichungsanalyse.“

Entscheidend ist nicht Vollständigkeit, sondern Klarheit.

Was ChatGPT daraufhin leistet

ChatGPT agiert hier als Dokumentationsarchitekt, nicht als Texter. Typische Leistungen sind:

Strukturierte Gesamtdokumentation

ChatGPT hilft dabei, die Dokumentation logisch aufzubauen, und beschreibt:

• Zweck der Datei
• Zielgruppe
• Aufbau der Tabellen
• grundlegende Logiken
• Nutzungshinweise

Das verhindert unstrukturierte Textblöcke und überladene Beschreibungen.

Übersetzung von Excel-Logik in verständliche Sprache

ChatGPT formuliert:

• was berechnet wird,
• warum es berechnet wird und
• worauf zu achten ist.

Nicht zellgenau, sondern konzeptionell verständlich.

Trennung von Wichtigem und Detail

ChatGPT hilft, zu unterscheiden:

• was zwingend dokumentiert werden sollte,
• was optional ist und
• was man bewusst weglassen kann.

Das ist entscheidend für praxistaugliche Dokumentation.

Formulierung aus Anwendersicht

Statt: „In Zelle F27 wird … berechnet“ entstehen Aussagen wie: „Die Abweichung zeigt die Differenz zwischen Ist und Plan pro Monat.“ Das senkt die Einstiegshürde für Lesende der Dokumentation erheblich.

Worauf man beim Prompt achten sollte

Damit die Dokumentation wirklich nutzbar wird, sollte man:

• die Zielgruppe klar benennen
• nicht jede Formel dokumentieren wollen
• bewusst nach Verständlichkeit fragen
• nicht nur eine Beschreibung, sondern eine Struktur verlangen

Hilfreiche Ergänzungen im Prompt sind:

„Bitte möglichst verständlich für Nicht-Ersteller.“

„Die Dokumentation soll kurz, aber vollständig sein.“

„Bitte typische Fragen neuer Nutzer berücksichtigen.“

So bleibt die Dokumentation lesbar.

Wie man das Ergebnis sinnvoll nutzt

Eine gute Excel-Dokumentation bewirkt:

• schnellere Einarbeitung
• weniger Rückfragen
• geringere Fehlerquote
• höhere Akzeptanz der Datei

In der Praxis wird ChatGPT hier genutzt als:

• erster Entwurf einer Dokumentation
• Strukturgeber für bestehende Texte
• Hilfe bei Übergaben
• Qualitätskontrolle von Erklärungen

Bewährte Prompts für die Praxis

Dokumentation erstellen

„Bitte erstelle eine verständliche Dokumentation für diese Excel-Datei.“

Struktur prüfen

„Welche Punkte sollte eine gute Dokumentation dieser Datei enthalten?“

Zielgruppe anpassen

„Formuliere die Dokumentation so, dass neue Kollegen sie verstehen.“

Kürzen und fokussieren

„Bitte reduziere die Dokumentation auf das Wesentliche.“

Didaktischer Prompt

„Bitte erkläre mir die Datei so, dass ich sie sicher übergeben kann.“

Einordnung und Fazit

Dokumentation ist kein Selbstzweck. Sie ist ein Qualitätsmerkmal. Denn Excel-Dateien ohne Dokumentation sind schwer wartbar, binden Wissen an Personen und erhöhen Risiken.

ChatGPT hilft dabei:

• Dokumentation realistisch umzusetzen
• Verständlichkeit zu erhöhen
• Excel-Dateien teamfähig zu machen