ChatGPT für die Dokumentation in ExcelKPI-Definitionen und Berechnungen dokumentieren

Das Problem: Bedeutung und Berechnung einer Kennzahl werden nirgends erklärt

Kennzahlen sind das Herz vieler Excel-Modelle – und zugleich ihre größte Schwachstelle. Denn in der Praxis zeigt sich:

• Dieselbe Kennzahl liefert je nach Datei unterschiedliche Werte.
• Niemand weiß genau, wie eine KPI berechnet wird.
• Neue Kolleginnen und Kollegen interpretieren Zahlen anders.
• Diskussionen drehen sich um Definitionen statt um Inhalte.
• Kleine Änderungen haben große Auswirkungen.

Häufige Ursache: Kennzahlen existieren – aber ihre Bedeutung ist nicht sauber dokumentiert. Dabei liegt das Problem nicht in der Formel, sondern in der fehlenden fachlichen Beschreibung.

Der passende Prompt (Beispiel)

ChatGPT kann dabei helfen, eine Kennzahl verständlich und nachvollziehbar zu beschreiben. Der entscheidende Perspektivwechsel lautet: Eine Kennzahl ist mehr als eine Formel.

Ein sinnvoller Prompt wäre für diesen Fall:

„Ich verwende in Excel mehrere KPIs, deren Definitionen und Berechnungslogiken nicht sauber dokumentiert sind. Bitte hilf mir, diese Kennzahlen fachlich eindeutig zu beschreiben:
– Zweck der Kennzahl
– Berechnungslogik
– Interpretationshinweise
– typische Stolperfallen.“

Dieser Prompt lenkt ChatGPT auf:

• fachliche Klarheit statt Rechenlogik
• Dokumentation statt implizites Wissen
• Verständlichkeit statt Expertenwissen

Wie übergibt man die KPI an ChatGPT?

Für diesen Praxisfall braucht ChatGPT keine Datei, sondern Inhalt. Hilfreich sind Angaben wie:

• Name der Kennzahl
• verwendete Daten für die Berechnung
• grobe Berechnungslogik
• Verwendungszweck: Steuerung oder Reporting
• Zielgruppe: Management oder Fachbereich

Eine entsprechende Ergänzung beim Prompten wäre:

„Umsatzrendite = Ergebnis / Umsatz“

Entscheidend ist nicht die Formel, sondern ihre fachliche Einbettung.

Was ChatGPT daraufhin leistet

ChatGPT behandelt KPIs nicht als Excel-Funktionen, sondern als steuerungsrelevante Konzepte. Typische Leistungen sind:

Strukturierte KPI-Definition

ChatGPT formuliert:

• Zweck der Kennzahl
• fachliche Bedeutung
• Einsatzbereich

Damit wird aus einer Zahl eine aussagefähige Größe.

Beschreibung der Berechnungslogik

• klare Definition der Eingangsgrößen
• Abgrenzung dessen, was einbezogen wird
• verständliche Erklärung der Formel

Nicht technisch, sondern fachlich nachvollziehbar.

Interpretationshilfen

ChatGPT erklärt:

• wie die Kennzahl zu lesen ist
• was ein guter oder schlechter Wert bedeutet
• welche Entwicklungen relevant sind

Hinweise auf typische Stolperfallen

• unterschiedliche Zeitbezüge
• inkonsistente Datenbasis
• falsche Vergleichswerte

Das erhöht die Zuverlässigkeit der Nutzung.

Worauf man beim Prompt achten sollte

Damit ChatGPT gute KPI-Definitionen liefert, sollte man:

• nicht nur die Formel nennen
• den Zweck der Kennzahl beschreiben
• sagen, wer die Zahl nutzt
• offen nach Risiken fragen

Hilfreiche Ergänzungen im Prompt sind entsprechend:

„Die Kennzahl wird für Management-Entscheidungen genutzt.“

„Bitte warne vor typischen Fehlinterpretationen.“

„Die Definition soll auch für neue Kollegen verständlich sein.“

Wie man das Ergebnis sinnvoll nutzt

Sauber dokumentierte KPIs bewirken sofort:

• weniger Missverständnisse
• schnellere Abstimmung
• konsistente Berichte
• höhere Akzeptanz

In der Praxis wird ChatGPT hier genutzt als:

• Unterstützung beim Aufbau einer KPI-Bibliothek
• Grundlage für Dokumentationsblätter
• Sparringspartner bei Kennzahlendiskussionen
• Qualitätssicherung bestehender Modelle

Bewährte Prompts für die Praxis

KPI beschreiben

„Bitte erstelle eine fachlich saubere Definition dieser Kennzahl.“

Berechnungslogik erklären

„Wie lässt sich die Berechnung dieser KPI verständlich beschreiben?“

Interpretation unterstützen

„Wie sollte diese Kennzahl richtig interpretiert werden?“

Risiken erkennen

„Welche typischen Fehlinterpretationen gibt es bei dieser KPI?“

Didaktischer Prompt

„Bitte erkläre mir diese Kennzahl so, dass ich sie sicher vertreten kann.“

Einordnung und Fazit

Viele Controlling-Diskussionen drehen sich nicht um Zahlen, sondern um unterschiedliche Vorstellungen von Kennzahlen. Wer KPIs sauber definiert:

• reduziert Meinungsverschiedenheiten
• erhöht Transparenz
• stärkt Vertrauen

ChatGPT hilft dabei, implizites Wissen explizit zu machen, Kennzahlen sprachlich zu präzisieren und Excel-Modelle erklärbar zu halten.