Projektkommunikation planenBedeutung der Projektkommunikation

Worum geht es bei der Projektkommunikation?

Mit Projektkommunikation sind alle auf ein Projekt bezogenen Formen der Kommunikation, der Information und des Dialogs gemeint zwischen

• dem Management im Unternehmen,
• der Projektleitung,
• dem Projektteam,
• dem Auftraggeber und
• allen betroffenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Unternehmen.

Je nach Thema des Projekts müssen zudem unternehmensexterne Personen oder Gruppen in die Projektkommunikation einbezogen werden; etwa

• Fachberater,
• technische Dienstleister,
• Kunden,
• Lieferanten,
• Anlieger oder
• die interessierte Öffentlichkeit.

Warum ist Projektkommunikation wichtig?

Kein Projekt funktioniert ohne Projektkommunikation. In jedem Projekt muss eine Fülle von Informationen ausgetauscht werden.

Je nach Zweck werden dabei unterschiedliche Werkzeuge eingesetzt. Sie unterstützen den Informationsaustausch – zum Beispiel in diesen Fällen:

• Der Auftraggeber soll über den Projektverlauf informiert werden.
• Die Projektmitarbeitenden tauschen sich in einer Projektbesprechung über ihre Aufgaben aus.
• Betroffene Personen wollen wissen, was mit dem Projekt auf sie zukommt.
• Stakeholder im Unternehmen wollen wissen, welche Projektergebnisse am Ende vorliegen und welche Folgen diese für sie haben können.

Dabei gilt es im Projektmanagement, von der Formulierung von Projektzielen bis zur Fertigstellung der Projektergebnisse, eine Vielzahl von Problemen und Hindernissen zu überwinden. Oft können sie nicht mit den formellen Methoden des Projektmanagements angegangen werden.

Es gehört in vielen Fällen Fingerspitzengefühl und Erfahrung dazu. Wenn beispielsweise durch das Projekt Arbeitsplätze in Gefahr sind oder andere schwerwiegende Veränderungen auf die Betroffenen zukommen, dann sind an die Projektkommunikation hohe Anforderungen gestellt.

Projektkommunikation steigert Akzeptanz und Motivation

Es ist die zentrale Aufgabe der Projektleitung, bei allen Beteiligten Akzeptanz und Motivation für das Projekt zu schaffen. Ziel ist es, in den angestrebten Veränderungen jedem Betroffenen Sinn, Fortschritt und attraktive Perspektiven aufzuzeigen.

Gelingt dies, öffnen sich Energiequellen, um den oft langen und steinigen Weg der Veränderung durchzuhalten. In diesem Prozess spielt die Projektkommunikation eine zentrale Rolle.

Projektkommunikation erzeugt bei den Beteiligten das Bewusstsein für die organisatorischen Veränderungen, die im Kontext eines Projektes entstehen. Ohne dieses Bewusstsein sind nachhaltige Veränderungen nur schwer durchführbar.

Projektkommunikation in das Projekt integrieren

Wichtig ist, dass die Projektkommunikation bereits in der Planungsphase eines Projekts berücksichtigt wird.

Wenn Widerstand, organisatorische oder persönliche Probleme während eines Projekts auftreten und wenn niemand dafür Verantwortung übernimmt, dann wurde die projektbezogene Kommunikation wahrscheinlich vernachlässigt.

Im Projektverlauf ist es meist zu spät, um die notwendigen Korrekturen vorzunehmen, da die Glaubwürdigkeit bereits verloren gegangen ist.

Kommunikation passiert ständig. Kommunikation – hier die besondere Form der Projektkommunikation – kann aber unterschiedliche Wirkungen erzielen.

Mit den geeigneten Methoden zur Planung der Projektkommunikation wird diese verbessert, und es lassen sich die gewünschten Wirkungen erzielen – letztlich, um die Projektziele zu erreichen und das Projekt zum Erfolg zu führen.

Dazu müssen in der Planungsphase des Projekts diese Fragen geklärt werden:

• Was sind die Ziele und Aufgaben der Projektkommunikation?
• Wie lässt sich der Verlauf der Projektkommunikation planen?
• Welche Maßnahmen sind im Rahmen der Projektkommunikation erforderlich?
• Wie kann die Wirksamkeit einzelner Kommunikationsmaßnahmen überprüft werden?

Dabei helfen spezielle Methoden und Werkzeuge für eine wirksame Projektkommunikation. Sie bieten aber keine vordefinierte, zur Umsetzung bereite Kommunikationslösung, sondern zeigen eine mögliche Vorgehensweise zur Gestaltung der Projektkommunikation.