Projektkommunikation planenAufgaben und Ziele der Projektkommunikation

Wofür braucht es Projektkommunikation? Was soll mit ihr erreicht werden? Und was sind die wichtigen Aufgaben der Projektkommunikation? Bei der Projektkommunikation geht es nicht nur um Information, sondern um einen regelmäßigen Dialog mit den relevanten Stakeholdern.

Projektkommunikation als Dialog mit Stakeholdern

Projektkommunikation beinhaltet einerseits die Information aller Beteiligten über den Anlass, Ziele und Hintergründe eines Projekts sowie über den Stand der Dinge. Damit soll das Projekt bekannt und nachvollziehbar gemacht werden. Neben der Informationsfunktion hat die Projektkommunikation aber noch weitere Funktionen.

Oft müssen mittels Projektkommunikation Ängste und Widerstände, die im Rahmen von Projekten bei Beteiligten und Betroffenen entstehen, abgebaut werden. Damit ein Projekt erfolgreich durchgeführt werden kann, müssen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für das Projekt begeistert werden.

Dazu reicht bloße Information meist nicht aus. Es bedarf einer Interaktion zwischen allen Beteiligten, dem Projektteam, der Projektleitung, dem Auftraggeber und allen Stakeholdern. Es muss ein regelmäßiger Dialog geführt werden.

Die Dialogfunktion der Projektkommunikation dient dazu, damit die Beteiligten das gleiche Verständnis vom Projekt haben und die gleichen Ziele verfolgen. Es reicht nicht aus, wenn die Projektleitung über das Projekt informiert. Sie muss sich regelmäßig mit dem Projektteam besprechen, die Anforderungen und Ziele des Auftraggebers abfragen und die Erwartungen und Wünsche der Stakeholder ermitteln.

Kernaufgaben der Projektkommunikation

Die Projektkommunikation erfüllt drei wichtige Aufgaben:

Information der Stakeholder

Alle Beteiligten und Betroffenen müssen informiert werden über Anlass, Ziele und Hintergründe eines Projekts, über die aktuellen Arbeitsergebnisse, Entscheidungen und Entwicklungen, Planabweichungen und Ergebnisse.

Akzeptanz erhöhen und Motivation steigern

Durch die Projektkommunikation sollen Ängste bei Beteiligten und Betroffenen abgebaut werden. Und das persönliche Engagement, die Kreativität und Begeisterung aller Beteiligten für das Projekt sollen gefördert werden.

Koordination aller Akteure

Projektkommunikation soll das Handeln der Beteiligten auf ein gemeinsames Ziel ausrichten. Dazu müssen Anforderungen, Meinungen, Wünsche, Ziele und Interessen abgefragt und besprochen werden. Das fördert die Identifikation und Loyalität mit den Zielen des Projekts.