Projektabschluss

Wie Sie Projekte konsequent zu Ende führen, sodass der Auftraggeber zufrieden ist und Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus den Projekterfahrungen lernen können.

Ein Projekt, das inhaltlich und formal nicht abgeschlossen wird, ist kein erfolgreiches Projekt. Erst wenn die letzten Aufgaben und offenen Punkte erledigt sind, ist das Projektergebnis fertig; dann kann es dem Auftraggeber übergeben und von ihm abgenommen werden. Das Protokoll der Projektabnahme gehört dabei genauso zum formalen Projektabschluss wie die korrekte Abrechnung, die wirtschaftliche Analyse, die Auflösung von Verträgen, die Rückgabe von Ressourcen und die Auflösung des Projektteams.

Damit Sie keinen der wichtigen Aufgaben zum letzten Meilenstein „Projektabschluss“ vergessen, finden Sie in diesem Handbuch-Kapitel eine Erläuterung aller Aufgaben, die Sie noch erledigen sollten. Dabei ist vor allem wichtig, dass Sie auf die Details achten. Hilfreich ist, wenn Sie dafür eine Offene-Punkte-Liste führen, die konsequent alle noch nicht erledigten Aufgaben beinhaltet; die Sie dann abhaken, wenn sie endgültig fertig sind.

Für die Projektabnahme durch den Auftraggeber finden Sie in diesem Handbuch-Kapitel ein Formular für das Übergabeprotokoll sowie Erläuterungen dazu, worauf Sie achten sollten.

Oft werden am Ende des Projekts von der Projektleitung noch ein Abschlussbericht und eine Projektpräsentation erwartet. Welche Inhalte Sie dort zusammenstellen und erläutern sollten und wie Sie diese Dokumente nachvollziehbar und überzeugend gliedern, ist in den Vorlagen Projekte beschreiben und dokumentieren sowie Inhalte und Gliederung für eine Projektpräsentation dargestellt.

Schließlich sollten Sie Ihr Projekt nicht nur formal abschließen, sondern auch emotional. Alle Mitglieder im Projektteam sollten ganz am Ende des Projekts noch einmal feiern können, dass es ihnen gelungen ist, ihr Projekt erfolgreich zu beenden. Und Auftraggeber und Projektleitung sollten die Arbeit aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter würdigen. Das bereitet den Boden für eine positive Projektkultur im Unternehmen und für zukünftige, erfolgreiche Projekte.

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Projektabschluss

29 Seiten E-Book, 1 Excel-Tabelle, 1 Formular und 8 Vorlagen

Vorschau + Leseprobe

Inhalt

Warum der Projektabschluss wichtig ist
Jedes Projekt braucht einen formalen und einen emotionalen Projektabschluss. Die Übergabe der Projektergebnisse an den Auftraggeber ist der letzte Meilenstein. Erst wenn der erfolgt, alle offenen Punkte geklärt und das Projektteam offiziell aufgelöst wird, ist das Projekt wirklich beendet.
Die letzten Aufgaben zum Projektabschluss planen
Bei den letzten Aufgaben im Projekt kommt es darauf an, dass keine Details vergessen werden und nichts offenbleibt. Damit Sie nichts vergessen, sollten Sie eine Offene-Punkte-Liste führen und systematisch abarbeiten. Erst dann können Sie die Projektergebnisse dem Auftraggeber übergeben und das Projekt wirklich abschließen.
Die Projektabnahme organisieren und durchführen
Mit der Projektabnahme übergeben Sie die Projektergebnisse an den Auftraggeber. Dieser testet und bewertet die Projektergebnisse sowie Qualität, Termine und Kosten. Erst wenn der Auftraggeber die Projektabnahme schriftlich bestätigt, können Sie das Projekt beenden und abrechnen.
Formale Abschlussarbeiten im Projekt
Zum Projektabschluss müssen einige formale Aufgaben geplant und erledigt werden. Insbesondere ist es wichtig, das Projekt buchhalterisch abzuschließen, die Wirtschaftlichkeit zu prüfen und alle rechtlichen Aspekte zu regeln.
Projektergebnisse und Projekterkenntnisse festhalten
Die Projektergebnisse werden in einem Projektabschlussbericht dokumentiert und mit einer Projektpräsentation vorgestellt. Dabei hilft eine schlüssige Gliederung, um die wichtigen Inhalte zu vermitteln. Schließlich soll aus den Erkenntnissen zum Projektverlauf für folgende Projektaufgaben gelernt werden.
Das Projekt emotional abschließen und Projektteam auflösen
Für die Projektkultur und die Motivation in zukünftigen Projektteams ist es wichtig, dass die Projektarbeit aller Beteiligter am Ende gewürdigt wird und dass der Projekterfolg angemessen gefeiert wird. Mit diesem emotionalen Projektabschluss werden die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wieder frei gestellt für die Aufgaben in ihrer Abteilung.

Vorlagen

Microsoft Word DateiOffene-Punkte-Liste zum Projektabschluss
Microsoft Word DateiÜbergabeprotokoll zur Projektabnahme
Microsoft Word DateiProjektabnahme
Microsoft Word DateiProjekte beschreiben und dokumentieren
Microsoft Word DateiInhalte für Präsentationen strukturieren
Microsoft Powerpoint DateiAufbau eines Projektstrukturplans
Microsoft Word DateiAblaufplan und Maßnahmenplan für Projekte
Microsoft Excel DateiProjektstrukturplan mit Arbeitspaketen, Meilensteinen und Status
Microsoft Excel DateiProjektverlauf mit Meilensteinen in der Übersicht (Projektzeitachse dreizeilig)
XMind DateiProjektstrukturplan als Mindmap