Qualitätskosten analysierenQualitätskosten analysieren und Verbesserungsmöglichkeiten erkennen

Wenn die Qualitätskosten bekannt sind, lassen sich die Potenziale für Kosteneinsparungen und für Verbesserungen im Qualitätsmanagement erkennen. Dazu müssen die Kostendaten und Prozesse genauer beleuchtet werden.

Qualitätskosten sind eine Investition in die Wettbewerbsfähigkeit

Qualitätskosten zu erfassen ist meist sehr aufwendig. Denn sie müssen mithilfe der bestehenden Daten aus der Kostenstellenrechnung und mit einer Prozessanalyse bestimmt werden. Wenn die Qualitätskosten halbwegs korrekt sein sollen, dann braucht es dafür eine genaue Betrachtung auf der Ebene der Tätigkeiten. Deshalb muss sich die Frage anschließen: Lohnt sich dieser Aufwand?

Zunächst gilt: Qualitätskosten sind die Folge des Qualitätsmanagements und aller damit durchgeführten Tätigkeiten, Aufgaben und Prozesse im Unternehmen. Sie sind notwendig, um:

  • Schaden abzuwenden, der durch fehlerhafte Produkte eintreten könnte,
  • Beschwerden von Kunden und die Rückweisung von fehlerhaften Produkten durch die Kunden zu vermeiden,
  • die Kundenzufriedenheit und die damit möglichen Effekte der Kundenbindung und der Empfehlungen sicherzustellen,
  • einen Imageverlust des Unternehmens zu vermeiden.

Nur wenn all das erfüllt ist, ist ein Unternehmen überhaupt wettbewerbsfähig. Insofern könnte man sagen: Qualitätskosten sind unabdingbar – sie brauchen deshalb nicht hinterfragt zu werden. Aber …

Qualitätsmanagement optimieren

Wenn die Qualitätskosten bekannt sind und genauer analysiert werden, werden die Stellhebel und Potenziale sichtbar, mit denen sich das Qualitätsmanagement verbessern und die Qualitätskosten senken lassen. Das ist ein Gebot der Wirtschaftlichkeit im Unternehmen. Gerade die Trennung der Bereiche:

  • Vorbeugen,
  • Prüfen und
  • Fehler beheben (intern oder extern)

und die entsprechende Zuordnung der Qualitätskosten kann zum Beispiel zeigen:

  • genauere Prüfung spart Kosten bei der externen Fehlerbehebung, weil weniger Produkte zurückgenommen werden müssen,
  • einfache, konstruktive Änderungen am Bauteil (Vorbeugen) machen die Qualitätsprüfung viel einfacher,
  • einzelne Prüftätigkeiten lassen sich automatisieren und damit kostengünstiger durchführen,
  • die interne Fehlerbehebung wird einfacher, wenn die Nacharbeit anders geplant und gesteuert wird.

Qualitätskosten reduzieren

Um Potenziale und Einsparmöglichkeiten zu erkennen, sollten Sie die Qualitätskosten unter folgenden Aspekten analysieren:

  • In welchen Prozessen sind die Qualitätskosten außergewöhnlich hoch?
  • Wofür fallen besonders hohe Qualitätskosten an?
  • Wie verändern sich die Qualitätskosten im Zeitverlauf?
  • Gibt es plötzliche Ausreißer? Was sind deren Ursachen?

Auf der Suche nach Antworten für diese Fragen suchen Sie nach Gründen und Ursachen. Oft ist es notwendig, die entsprechenden Tätigkeiten und Prozesse vor Ort zu begutachten und sich ein persönliches Bild zu machen. Durch Gespräche mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern vor Ort lassen sich Ursachen identifizieren – und damit auch Möglichkeiten zur Verbesserung oder zur Fehlervermeidung herausarbeiten.

Das Beispiel in Abbildung 3 zeigt, wie eine Analyse der Qualitätskosten erfolgen kann. Im Unternehmen werden die Qualitätskosten regelmäßig für Prozesse, Kostenstellen und Unternehmensbereiche erfasst und den vier Kategorien zugeordnet:

  • Fehlerverhütung (Vorbeugen)
  • Prüfung
  • interne Fehlerkosten
  • externe Fehlerkosten

Die Qualitätskosten werden jeweils pro Monat betrachtet.

Abbildung 3: Höhe der unterschiedlichen Qualitätskosten im Unternehmen im Zeitverlauf (Beispiel und Auszug)

Ein Vergleich der Kosten im Monat Februar mit den Kosten vom Monat März zeigt, dass zusätzlich Qualitätskosten entstanden sind durch einen Mangel, der beim Kunden aufgetaucht ist. Die Produkte müssten zurückgeholt und überarbeitet werden und eine Konventionalstrafe wegen verspäteter Neulieferung musste bezahlt werden.

Ein Grund dafür war, dass die Prüfungen im Monat Februar verringert wurden, denn eine wichtige Messmaschine ist nach mangelnder Wartung ausgefallen und konnte nicht mehr eingesetzt werden.

Das Beispiel zeigt den verantwortlichen Personen im Qualitätsmanagement, worin Verbesserungspotenziale begründet sein können und wie diese sichtbar werden. Grundlage dafür ist die Excel-Vorlage mit ihren Diagrammen zur Datenauswertung, die im folgenden Praxisteil vorgestellt wird.

Praxis

In den ersten beiden Abschnitten dieses Handbuch-Kapitels ist erläutert, wie Sie die Prozesse identifizieren und festlegen, für die Sie Ihre Qualitätskosten ermitteln und wie Sie die relevanten Kostendaten ermitteln und erfassen. Dort sind die Schritte 1 bis 5 im jeweiligen Praxisteil ausführlich dargestellt. Nun geht es in den folgenden Schritten darum, diese Informationen so auszuwerten, dass sich daraus Maßnahmen für Kosteneinsparungen und Qualitätsverbesserungen ableiten lassen.

Grundlage dafür sind die Kostendaten, die Sie in dieser Excel-Vorlage erfassen.

Mithilfe der Excel-Vorlage können Sie auf der Grundlage dieser Kostentabelle unterschiedliche Analysen durchführen. Drei verschiedene Reports sind dafür in der Vorlage angelegt. Sie können weitere Auswertungen selbst mithilfe der Pivot-Analyse durchführen.

6. Qualitätskosten nach Art der Aufgaben analysieren

Im ersten Report werden die Qualitätskosten danach unterschieden, für welche der vier Kategorien von Qualitätsmanagementaufgaben sie anfallen. Sie erkennen damit zum Beispiel, welcher Anteil in die vorbeugende Qualitätssicherung geht und welcher für Fehlerbeseitigung notwendig ist (Abbildung 4).

Diese Analyse können Sie außerdem mithilfe der Datenschnittfunktion von Excel differenzieren nach:

  • Zeitraum
  • Unternehmensbereich
  • Kostenstelle
  • Kostenart
  • Prozess
Abbildung 4: Kosten für die vier Kategorien der Qualitätsmanagementaufgaben (Beispiel)

7. Qualitätskosten im Zeitverlauf analysieren

In einem zweiten Report werden die Qualitätskosten im Zeitverlauf dargestellt (Abbildung 5). Sie können mithilfe der Datenschnittfunktion wiederum die Kosten getrennt analysieren nach den oben genannten Kriterien.

Abbildung 5: Qualitätskosten im Zeitverlauf (Beispiel)

8. Qualitätskosten nach Art der Aufgaben und im Zeitverlauf analysieren

Im dritten Beispiel-Report können Sie die Qualitätskosten wiederum im Zeitverlauf analysieren – aber differenziert nach den vier Kategorien des Qualitätsmanagements. Auch hier sind Differenzierungen anhand unterschiedlicher Merkmale wie Unternehmensbereich, Kostenstelle, Kostenart und Prozess möglich (siehe Abbildung 6).

Abbildung 6: Qualitätskosten im Zeitverlauf, getrennt nach Kategorie der Aufgaben (Beispiel)

9. Schlussfolgerungen aus der Analyse der Qualitätskosten ziehen

Ermitteln Sie mithilfe dieser und weiterer Analysen, die Sie speziell für Ihre Zwecke erstellen, welchen Aufwand Sie für das Qualitätsmanagement betreiben und wo und wodurch sich dieser gegebenenfalls verringern lässt. Die Analyse zeigt:

  • Wofür fallen Qualitätskosten an? Vorbeugung, Kontrolle, Behebung?
  • Welche Prozesse haben welche Qualitätskosten?
  • Welcher Unternehmensbereich hat welche Qualitätskosten?
  • Aus welchen Kostenarten setzen sich Qualitätskosten zusammen?
  • In welcher Zeit fallen welche Qualitätskosten an?

Die Antworten auf diese Fragen zeigen, wo Verbesserungspotenzial steckt. Sie erkennen vielleicht:

  • wo besonders hohe Kosten für die Fehlerbehebung entstehen; dort lassen sich Vorbeugung und Kontrolle verbessern
  • welche Unternehmens- oder Geschäftsbereiche hohe Qualitätskosten haben; dort lassen sich gezielt Verbesserungspotenziale suchen
  • welche Kostenarten besonders hoch sind; dort lassen sich durch andere Methoden oder angepasste Automatisierung verringern

Nutzen Sie diese Erkenntnisse, um das Qualitätsmanagement zu verbessern und den Aufwand dafür zu verringern. Das ist auch ein aktiver Beitrag, den Sie positiv für Ihr Qualitätsmanagement nach DIN EN ISO 9001 verbuchen können.