Texte schreibenStruktur und Gliederung für Texte im Berufsalltag
Struktur des Textes
Insbesondere für kurze Texte wie Memos, E-Mails, Aktennotizen und Management-Zusammenfassungen gilt: Das Wichtigste steht am Anfang. Dann kann die Leserin oder der Leser sofort erkennen, um was es geht und was wichtig ist. Der einfache Textaufbau sieht also folgendermaßen aus:
1. Kernbotschaft
Am Anfang steht die Kernbotschaft und die wichtigste Information, um die es bei diesem Text geht.
2. Informationen
Auf Kernbotschaft und die wichtigste Information am Textanfang folgen zusätzliche Informationen, die die Leserin oder der Leser wissen muss. Hier beantworten Sie die typischen W-Fragen: was, wer, wie viele, wo, wann, wie lange, wie, mit wem, wodurch.
3. Gründe
Erläutern Sie die Gründe, die deutlich machen, warum oder wofür das Thema wichtig ist.
4. Details
Am Textende stehen weitere Zahlen, Daten, Fakten und Beispiele, die vielleicht noch eine Hilfe für die Leserin oder den Leser sind.
Wenn Sie mit Ihrem Text nicht nur informieren, sondern überzeugen wollen, dann kann es besser sein, wenn Sie den Punkt 2 (Informationen) und den Punkt 3 (Gründe) tauschen.
Die Kernbotschaft steht am Textanfang
Die Kernbotschaft und die wichtigste Information sollten beim Lesen Interesse wecken und gleich (im ersten Satz) das Gefühl bei der Leserin oder beim Leser wecken: Ja, das muss ich lesen! Das ist wichtig für mich! Eine Kernbotschaft kann alles sein, mit dem Sie die Aufmerksamkeit der Leserin oder des Lesers erhalten und auf das Sie die Aufmerksamkeit auch lenken wollen. Zum Beispiel:
- ein Problem, das bereits bekannt ist
- eine Lösung, die attraktiv ist
- eine besondere Situation, die vertraut ist
- eine Frage, die sich die andere Person ebenfalls stellt
Die Kernbotschaft steht am Textanfang
Das Wichtige steht nicht am Textanfang:
Gemäß den gesetzlichen Vorgaben für die Archivierung von E-Mails informieren wir Sie hiermit: ...
Das Wichtige steht am Textanfang:
Bitte beachten: Es gelten neue Regeln für das Archivieren von Geschäftsbriefen. Denn die gesetzlichen Vorgaben haben sich geändert. Das betrifft folgende Vorgänge: ...
Textinhalte können Sie hierarchisch gliedern
Für alle weiteren Textinhalte, für Informationen, Argumente, Belege, Beispiele oder Zahlen ist eine hierarchische Gliederung hilfreich. Das heißt, Sie fassen viele einzelne Aspekte zu einem gemeinsamen Oberpunkt zusammen. Das entspricht der Methode des Mindmappings. Abbildung 1 zeigt, wie Sie Informationen in Gruppen zusammenfassen und damit hierarchisch gliedern.
Eine hierarchische Gliederung können Sie wie in Abbildung 2 auch in Tabellenform bringen:
Sortieren Sie alle Aspekte, die Sie für Ihre Zielgruppe darstellen wollen, in einer Mindmap oder in einer Tabelle. Fassen Sie zusammen, was Ihrer Meinung nach zusammengehört. Diese einzelnen Informationsblöcke können Sie nach dem Prinzip organisieren: Das Wichtigste zuerst. Deshalb nennen Sie immer erst den Oberpunkt, dann den Unterpunkt, dann die Details.
Welche Themen Sie jeweils ansprechen – dafür gibt es keine Regel und keine Vorlage. Sie schreiben das auf, was die Zielgruppe wissen muss, damit sie entsprechend Ihrem Ziel aktiv wird. Ob kurz und knapp oder mit allen Details, das ergibt sich aus den Anforderungen des Adressaten und der Zielgruppe, aus Ihrer Einschätzung und Erfahrung und aus dem Ziel und Zweck des Textes. Probieren Sie es aus und orientieren Sie sich an guten Beispielen.
Gliederungsschema und Inhalte für Texte
Überlegen Sie sich, zu welchem Thema Sie einen Text schreiben wollen oder sollen:
- Nutzen Sie für Ihren Text das Gliederungsschema der folgenden Vorlage. Sie können dieses Schema als allgemeine Gliederung und Struktur für alle Textarten nutzen, insbesondere für Zusammenfassungen (Management-Summary), Entscheidungsvorlagen oder für Berichte und Konzepte, aber auch für kürzere Texte wie E-Mails, Memos oder Aktennotizen.
- Welche konkreten Inhalte Sie bei den einzelnen Schritten anführen, hängt vom Thema, von den Erwartungen der Leserinnen und Leser des Textes und vom Ziel Ihres Textes ab.
- Klären Sie deshalb immer: Was genau sollen die Adressaten nach dem Lesen des Textes wissen? Was sollen sie tun? Aus der Antwort ergibt sich auch Ihre Kernbotschaft.
Beim Schreiben von Texten kommt es nicht nur darauf an, dass Sie Ihre Informationen an den Leser und die Leserin bringen. Damit die Texte Wirkung erzielen und keinen Schaden anrichten, müssen Sie angemessene Worte wählen, die zur Beziehung zwischen Ihnen und Ihren Adressaten passt. Im folgenden Abschnitt dieses Handbuch-Kapitels erfahren Sie, warum auch die Beziehungs- oder emotionale Ebene beim Schreiben wichtig ist und wie Sie angemessen formulieren.