ChatGPT für Struktur und Modellierung mit ExcelTabellenstruktur planen – von der Datendatei zum sauberen Excel-Modell

Das Problem: Tabellen und Dashboards wachsen ohne Plan

Viele Excel-Dateien beginnen harmlos. Eine Liste mit Daten wird importiert. Ein paar Hilfsspalten werden ergänzt. Daneben erfolgen erste Berechnungen, später entsteht eine Pivot-Tabelle. Und irgendwann wird daraus ein Dashboard.

Typische Symptome aus der Praxis sind:

• Berechnungen stehen mitten in Datentabellen.
• Es gibt unterschiedliche Granularitäten in einer Tabelle.
• Hilfswerte und Rohdaten werden vermischt.
• Niemand weiß mehr, welche Logik in der Darstellung steckt.
• Änderungen erzeugen unerwartete Nebeneffekte.

Was fehlt, ist eine klare Tabellenstruktur von Anfang an. Das Problem ist nicht Excel – sondern fehlende Modellplanung.

Der passende Prompt (Beispiel)

Mit ChatGPT bauen Sie Tabellen und Dashboards von Beginn an nach einem Plan. Der entscheidende Perspektivwechsel lautet: Nicht fragen „Wo schreibe ich die Formel hin?“, sondern „Welche Tabellen brauche ich überhaupt?“

Ein passender Prompt wäre:

„Ich möchte ein Excel-Modell neu aufbauen und strukturieren. Bitte hilf mir, eine saubere Tabellenstruktur zu planen:
– welche Tabellen brauche ich
– welche Aufgaben haben sie
– und wie trenne ich Daten, Logik und Auswertung sinnvoll voneinander?“

Dieser Prompt lenkt ChatGPT auf:

• Struktur statt Einzelmaßnahme
• Nachhaltigkeit statt schneller Lösung
• Modelllogik statt Zelllogik

Wie übergibt man die Situation an ChatGPT?

Für diesen Praxisfall braucht ChatGPT keine Datei, sondern ein Modellverständnis. Hilfreich sind Angaben wie:

• Welche Daten liegen vor? Zum Beispiel: Transaktionen, Stammdaten oder Planwerte?
• Was soll ausgewertet werden? Kennzahlen oder Zeitvergleiche?
• Wer nutzt die Datei? Nur für den Eigenbedarf oder für andere Kolleginnen und Kollegen?
• Wird das Modell wachsen?

Ein Beispiel für Kontextinformation für ChatGPT ist:

„Monatliche Ist-Daten, jährliche Planung, Management-Reporting.“

Entscheidend ist nicht die Tabellenzahl, sondern die Rolle der einzelnen Tabellen.

Was ChatGPT daraufhin leistet

ChatGPT denkt Excel-Dateien nicht als Arbeitsblätter, sondern als Modell mit mehreren Ebenen. Typische Empfehlungen sind:

Trennung der Ebenen

• unveränderte Rohdaten ohne Berechnungen
• Logik und Hilfstabellen für Berechnungen und Zuordnungen
• Auswertung in Form von Pivot-Tabellen, Diagrammen oder Dashboards

Jede Ebene hat eine andere Aufgabe – und sollte deshalb nicht mit anderen vermischt werden.

Eine Tabelle hat genau eine Bedeutung

ChatGPT empfiehlt konsequent:

• keine Mischlisten
• keine „All-in-one-Tabellen“
• klare fachliche Zuordnung

Bewusste Granularität

• eine Zeile = ein Ereignis
• keine Aggregationen in Datentabellen
• Summen gehören in Auswertungen

ChatGPT weist hier oft auf typische Fehler hin:

• Monats- und Jahreswerte in derselben Tabelle
• Plan- und Ist-Werte sind vermischt

Vorbereitung auf Erweiterung

Gute Tabellenstrukturen sind erweiterbar, erklärbar und übergabefähig. ChatGPT denkt deshalb:

• nicht nur an heute
• sondern an die nächste Ausbaustufe

Worauf man beim Prompt achten sollte

Damit ChatGPT sinnvoll strukturieren kann, sollte man:

• offen sagen, wo aktuell Chaos herrscht,
• nicht an bestehenden Arbeitsblättern festhalten und
• bewusst nach Prinzipien fragen, nicht nur nach einer „besseren Ordnung“.

Hilfreiche Ergänzungen im Prompt sind beispielsweise:

„Das Modell soll langfristig genutzt werden.“

„Mehrere Personen arbeiten damit.“

„Bitte warne mich vor typischen Strukturfehlern.“

Wie man das Ergebnis sinnvoll nutzt

Eine saubere Tabellenstruktur bewirkt sofort:

• klarere Dateien
• weniger Fehler bei Änderungen
• einfachere Erweiterungen
• bessere Erklärbarkeit

Bewährte Prompts für die Praxis

Tabellenstruktur entwickeln

„Welche Tabellen brauche ich für ein sauberes Excel-Modell?“

Ebenen trennen

„Wie trenne ich Rohdaten, Logik und Auswertung sinnvoll?“

Struktur prüfen

„Welche Strukturprobleme erkennst du in meinem Modellansatz?“

Wachstum berücksichtigen

„Wie sollte ich meine Tabellen planen, wenn das Modell später wachsen soll?“

Didaktischer Prompt

„Bitte erkläre mir die empfohlene Tabellenstruktur fachlich nachvollziehbar.“

Einordnung und Fazit

Viele Excel-Probleme entstehen nicht bei der Berechnung, sondern vor der ersten Formel. Wer Tabellen strukturiert plant, rechnet sicherer, erweitert einfacher und erklärt souveräner.

ChatGPT hilft dabei:

• Ordnung herzustellen
• Denkfehler früh zu erkennen
• Modelle bewusst zu entwerfen