ChatGPT für die Dokumentation in ExcelVersionshinweise und Änderungen in Excel dokumentieren

Das Problem: Änderungen einer Excel-Datei werden nicht dokumentiert

Excel-Dateien entwickeln sich weiter. Nicht einmal, sondern ständig gibt es neue Anforderungen, korrigierte Logiken, zusätzliche Daten und angepasste Auswertungen.

Und dann tauchen Fragen auf wie:

• „Seit wann ist das so?“
• „Warum hat sich der Wert verändert?“
• „Welche Version ist eigentlich aktuell?“
• „Was wurde letzte Woche angepasst?“

Ohne saubere Versionshinweise entsteht Unsicherheit – selbst wenn die Zahlen korrekt sind.

Der passende Prompt (Beispiel)

Um Änderungen an Ihren Excel-Dateien zu dokumentieren und damit nachvollziehbar zu machen, nutzen Sie ChatGPT. Der entscheidende Perspektivwechsel lautet: Nicht nur ändern, sondern Änderungen erklärbar machen.

Ein Prompt wäre dann zum Beispiel:

„Ich habe eine Excel-Datei, die regelmäßig weiterentwickelt wird. Bitte hilf mir, eine sinnvolle Struktur für Versionshinweise und Änderungsdokumentation zu erstellen:
– wie Versionen benannt werden
– welche Änderungen dokumentiert werden sollten
– wie detailliert die Hinweise sein müssen
– wie Kollegen Änderungen schnell nachvollziehen können.“

Dieser Prompt lenkt ChatGPT auf:

• Transparenz statt Improvisation
• Struktur statt Einzelnotizen
• Verständlichkeit statt Technik

Wie übergibt man den Kontext an ChatGPT?

Für diesen Praxisfall benötigt ChatGPT keine Datei, sondern Entwicklungswissen. Hilfreich sind Angaben wie:

• Art der Datei: Reporting, Planung, Analyse …
• Änderungsfrequenz: selten oder regelmäßig
• Anzahl der Nutzer: Einzelperson oder Ihr Team
• typische Änderungen und was sie betreffen: Formeln, Daten, Diagramme oder Layout

Ein Beispiel für eine Ergänzung des Prompts ist:

„Monatlich weiterentwickeltes Controlling-Modell mit mehreren Nutzern.“

Entscheidend ist nicht die Anzahl der Änderungen, sondern die Notwendigkeit und die Nachvollziehbarkeit.

Was ChatGPT daraufhin leistet

ChatGPT agiert hier als Strukturgeber für Änderungswissen. Typische Leistungen sind:

Entwicklung einer Versionslogik

ChatGPT hilft bei der Definition von:

• klaren Versionsnummern
• Datumslogik
• eindeutiger Benennung

Ziel ist: Jede Version ist eindeutig identifizierbar.

Struktur für Änderungsprotokolle

ChatGPT schlägt vor:

• welche Änderungen dokumentiert werden sollten,
• wie detailliert Beschreibungen sinnvoll sind und
• wie man technische Details verständlich formuliert.

So entsteht ein lesbares Änderungsprotokoll.

Trennung von Änderung und Bewertung

ChatGPT hilft, zu unterscheiden:

• was geändert wurde,
• warum geändert wurde und
• welche Auswirkungen zu erwarten sind.

Das verhindert Missverständnisse und unnötige Diskussionen.

Anpassung an Zielgruppen

ChatGPT formuliert Versionshinweise:

• für Fachanwender
• für Entscheider
• für neue Nutzer

Nicht jede Zielgruppe braucht dieselbe Detailtiefe.

Worauf man beim Prompt achten sollte

Damit Versionshinweise praxistauglich bleiben, sollte man:

• nicht jede Kleinigkeit dokumentieren
• Änderungen zusammenfassen
• Fokus auf Auswirkungen legen
• verständliche Sprache einfordern

Hilfreiche Ergänzungen im Prompt sind:

„Bitte kurz und verständlich formulieren.“

„Die Hinweise sollen auch Monate später noch verständlich sein.“

„Bitte typische Fragen der Nutzer berücksichtigen.“

Wie man das Ergebnis sinnvoll nutzt

Saubere Versionshinweise führen zu mehr Vertrauen in die Datei. Es gibt weniger Rückfragen und man hat mit der Datei eine klare Entscheidungsgrundlage. Zudem kann sie sicher weiterentwickelt werden.

In der Praxis wird ChatGPT hier genutzt als:

• Hilfe beim Aufbau eines Änderungsprotokolls
• Sparringspartner bei der Formulierung
• Standardisierung für mehrere Dateien
• Qualitätssicherung bei Releases

Bewährte Prompts für die Praxis

Versionsstruktur entwickeln

„Bitte schlage eine sinnvolle Versionslogik für meine Excel-Datei vor.“

Änderungen formulieren

„Formuliere diese Änderung verständlich für Anwender.“

Protokoll strukturieren

„Welche Punkte sollte ein gutes Änderungsprotokoll enthalten?“

Kürzen und bündeln

„Bitte fasse diese Änderungen übersichtlich zusammen.“

Didaktischer Prompt

„Bitte erkläre mir die Änderungen so, dass ich sie sicher kommunizieren kann.“

Einordnung und Fazit

Excel-Dateien verändern sich – und genau darin liegt ihr Risiko. Wer Änderungen nicht dokumentiert, verliert die Kontrolle über seine Excel-Datei, erzeugt Misstrauen und erschwert die Zusammenarbeit.

ChatGPT hilft dabei:

• Entwicklung transparent zu machen
• Wissen über Zeit zu sichern
• Excel-Dateien professionell zu betreiben