Prioritäten setzenWofür und warum muss man Prioritäten setzen

Die Priorität kennzeichnet, was besonders wichtig, hilfreich, förderlich oder nützlich ist. Das wird hervorgehoben und vorangestellt. So werden Aufgaben, Projekte, Lieferantenangebote, Bewerberinnen und Bewerber oder andere Sachverhalte markiert und entsprechend behandelt. Dafür muss geklärt werden, was zu einer hohen Priorität führt.

Prioritäten kennzeichnen die Wichtigkeit

Im Beruf und im Privatleben müssen wir ständig Prioritäten setzen. Der Grund dafür ist, dass Zeit, Geld und andere Ressourcen knapp sind. Deshalb müssen wir eine Entscheidung treffen, wofür wir diese einsetzen. Grundlage für diese Entscheidungen sind Werturteile. Mit diesen Werturteilen und Prioritäten zeigen wir, was besonders wichtig und was weniger wichtig ist.

In den meisten Fällen ist es Routine, Werturteile zu bilden, Entscheidungen zu treffen und damit Prioritäten zu setzen. Das geschieht oft intuitiv – ohne bewusstes Abwägen und Nachdenken. Doch in manchen Fällen ist es notwendig, sich bewusst zu machen, was wichtig ist. Beispiel: Zeit ist die knappste Ressource im täglichen Arbeitsleben; es gibt viel mehr Aufgaben als Arbeitszeit. Es muss entschieden werden, in welcher Reihenfolge die Aufgaben bearbeitet werden. „Prioritäten setzen“ ist deshalb ein Kernthema beim Zeitmanagement und bei der Arbeitsorganisation. Dort gibt es zahlreiche Methoden und Herangehensweisen, um zu erkennen, welche Aufgaben am wichtigsten sind und deshalb mit hoher Priorität bearbeitet werden sollen.

Prioritäten

Prioritäten bilden eine Reihenfolge von im Prinzip gleichartigen Dingen ab. Der Begriff leitet sich aus dem Lateinischen ab: prior = vorausgehend. Mit der Priorität wird festgelegt, was vor allem anderen ausgewählt werden soll, weil es am wichtigsten ist. Die Wichtigkeit des bewerteten Sachverhalts ergibt sich aus Zielen. Die grundlegende Frage beim Prioritäten setzen lautet deshalb: „Womit erreiche ich mein Ziel am besten?“ Das kann sich beziehen auf: schnell, kostengünstig, wirksam, durchführbar, größte Potenziale, am wenigsten Ärger, ohne Risiko etc.

Beispiele für das Festlegen von Prioritäten

Neben Zeitmanagement und Arbeitsorganisation spielen Prioritäten in vielen anderen Fällen ebenfalls eine Rolle. Beim Einkauf von Lebensmitteln sind sie Routine. Meistens soll es schnell gehen und alles, was benötigt wird, soll verfügbar sein (Ziele). Deshalb steht der Lebensmittelmarkt um die Ecke auf Platz eins, wenn es um die Entscheidung geht: „Wo kaufe ich ein?“ Dort werden dann die Produkte von der Lieblingsmarke bevorzugt, weil sie allen schmecken und gute Qualität haben. Nur wenn diese Produkte nicht vorhanden sind, braucht es eine neue Entscheidung und andere Prioritäten. Das erfordert ein Nachdenken.

Das Beispiel zeigt, wie Ziele, Werturteile, Entscheidungen und Prioritäten setzen ineinander greifen – beim täglichen Einkauf geschieht das unbewusst. Folgende Beispiele aus dem Berufsleben zeigen, dass viele Prioritäten aber bewusst gesetzt werden müssen, damit die Entscheidung richtig ist im Sinne der besten Zielerreichung. Prioritäten setzen erfolgt bei:

  • Projektideen, die ausgewählt werden und umgesetzt werden sollen: Welche Projekte sind vordringlich, weil ansonsten große Probleme drohen? Welche haben die größten Potenziale für das Unternehmen?
  • Maschinen und Anlagen, die beschafft werden müssen: Welche Lösung und welches Angebot bringen am meisten in Bezug auf die Ziele?
  • Auswahl von Bewerberinnen und Bewerbern, die sich für eine freie Stelle vorgestellt haben: Wer hat die meisten Erfahrungen und das notwendige Know-how? Wer ist sympathisch?
  • Meetings, bei denen eine Teilnahme sinnvoll ist: Wo werden die wichtigen Themen besprochen und weitreichende Entscheidungen getroffen?
  • Themen, die bei einem Meeting besprochen werden sollen: Was wird benötigt, um voranzukommen? Was sollte auf jeden Fall aktuell besprochen werden?
  • Aufgaben, die diese Woche erledigt werden müssten: Womit lässt sich Ärger vermeiden oder womit wird am meisten Geld verdient (oder nicht verloren)?

Ziele als Voraussetzung für die Prioritätenbildung

Die Beispiele zeigen: In den meisten Fällen werden Prioritäten so gesetzt, dass am meisten für die Ziele erreicht wird. Man entscheidet sich für die Lösung, die am meisten Zielbeiträge liefert – für die einzelne Person oder für das Unternehmen. Im Zielbeitrag zeigt sich die Wirksamkeit einer Lösung.

Ein weiterer Aspekt, der mit der Priorisierung betrachtet wird, ist die Durchführbarkeit. Denn wenn sich die Durchführung als unmöglich oder riskant herausstellt, ist die Zielerreichung gefährdet. Die Prioritätenbildung basiert demnach meist auf Annahmen über zukünftige Entwicklungen. Ob die Annahmen stimmen und ob damit die Prioritäten richtig vergeben werden, zeigt sich letztlich erst im Nachhinein.

Zudem spielen bei der Priorisierung mehrere Ziele gleichzeitig eine Rolle. Diese Ziele können im Konflikt miteinander stehen: Entweder fällt die Entscheidung für die kostengünstigste Lösung oder für die qualitativ beste. Für solche Fälle müssen auch die Ziele priorisiert werden. Es wird eine Reihenfolge der Ziele gebildet; das wichtigste Ziel zuerst. Diese Zielprioritäten lassen sich auch in Zielgewichten ausdrücken.

Praxis

Machen Sie sich bewusst, in welchen Fällen Sie Prioritäten setzen müssen, weil Ressourcen wie Zeit und Geld knapp sind. Orientieren Sie sich dafür an möglichen Entscheidungssituationen wie:

  • Projektauswahl
  • Investitionsentscheidungen
  • Personalfragen
  • Aufgabenplanung

In welcher Rolle sind Sie bei diesen Entscheidungssituationen?

  • Entscheidungsträger
  • Teil eines Gremiums, das die Entscheidungen trifft
  • Verantwortlich für die Ausarbeitung eines Konzepts mit Lösungsvorschlägen
  • nur für persönliche Zwecke (Aufgabenplanung und Zeitmanagement)

Mit der folgenden Vorlage können Sie wichtige Fälle, in denen Sie Prioritäten setzen müssen oder wollen, zusammenstellen und klären, was Ihre Ziele sind und wie Ihre Werturteile zustande kommen.

Wie Sie Prioritäten finden, hängt von der Art und Zahl der Ziele und von den Personen ab, die bei der Entscheidung und Prioritätenbildung mitwirken. Außerdem spielt die Entscheidungssituation eine große Rolle. In den folgenden Abschnitten dieses Handbuch-Kapitels finden Sie einige Vorgehensweisen und hilfreiche Methoden, mit denen Sie Prioritäten klären und setzen können. Dabei geht es immer darum: Mit welcher Reihenfolge und Prioritätenliste lassen sich Ziele am besten erreichen.