ChatGPT für die Dokumentation in ExcelExcel-Dateien mit guter Dokumentation erklärbar machen
Viele Excel-Dateien funktionieren und liefern plausible Ergebnisse. Aber nur so lange, wie die Person verfügbar ist, die sie erstellt hat.
Sobald sich etwas ändert – ein Kollege übernimmt, eine Datei wird erweitert, eine Zahl hinterfragt –, zeigt sich ein strukturelles Problem: Excel-Wissen steckt häufig im Kopf, nicht in der Datei.
Excel-Dateien sind Wissenscontainer – keine reinen Rechenblätter
In der Praxis erfüllen Excel-Dateien weit mehr Aufgaben als nur das Rechnen. Sie
- bilden Geschäftslogik ab,
- enthalten Annahmen und Regeln,
- strukturieren Prozesse und
- sind Grundlage für Entscheidungen.
Mit jeder Formel, jeder Zuordnung und jeder Berechnung entsteht implizites Wissen. Wenn dieses Wissen nicht dokumentiert wird,
- gehen Zusammenhänge verloren,
- entstehen Missverständnisse,
- werden Fehler reproduziert und
- wächst die Abhängigkeit von einzelnen Personen.
Excel wird dann zum Risiko – nicht wegen falscher Zahlen, sondern wegen fehlender Erklärbarkeit. Deshalb braucht es für wichtige Excel-Dateien und Analysen eine gute Dokumentation.
Warum Dokumentation in der Praxis oft fehlt
Die Gründe sind selten mangelnde Einsicht, sondern meist Alltag. Es herrscht Zeitdruck, der Fokus liegt auf dem Ergebnis statt der Nachvollziehbarkeit. Hinzu kommt: Viele Anwender wissen nicht,
- was sie
- wie detailliert und
- für wen dokumentieren sollen.
Das Ergebnis ist entweder gar keine Dokumentation oder seitenlange Texte, die niemand liest. Beides hilft nicht weiter.
Die Bedeutung von ChatGPT für die Excel-Dokumentation
ChatGPT soll nicht als Excel-Helfer eingesetzt werden, sondern als Wissensübersetzer. Die KI übernimmt Rollen wie:
- Dokumentationsassistent
- Erklärer von Logiken
- Texter für Anleitungen
- Strukturgeber für Prozesse
- Autor von Schulungsunterlagen
Der Fokus liegt dabei auf einer zentralen Frage: Wie mache ich Excel-Wissen für andere verständlich?
Was ChatGPT besonders gut kann
ChatGPT bringt Fähigkeiten mit, die in der Excel-Arbeit oft fehlen:
- komplexe Sachverhalte verständlich formulieren
- zwischen Fach- und Techniksprache vermitteln
- Logiken erklären, ohne zu vereinfachen
- Inhalte zielgruppengerecht aufbereiten
- Struktur in unklare Informationen bringen
Damit wird Dokumentation schneller, konsistenter und verständlicher. Und vor allem: realistisch umsetzbar.
Typische Anwendungsfälle für eine Dokumentation
ChatGPT lässt sich im Rahmen der Dokumentation insbesondere nutzen für:
- verständliche Beschreibungen von Excel-Dateien
- erklärende Texte zu komplexen Formeln
- Prozessbeschreibungen rund um Excel-Modelle
- Versions- und Änderungshistorien
- Schulungsunterlagen für Kollegen
- Übergabedokumente
Immer mit dem Ziel, Excel-Dateien teamfähig und zukunftssicher zu machen. ChatGPT hilft nicht dabei, Excel-Dateien besser zu rechnen – sondern besser zu erklären.
