ChatGPT für die Dokumentation in ExcelExcel als Teil eines Prozesses verstehen

Das Problem: Wann und wie kommt die Excel-Datei zum Einsatz – und warum?

Viele Excel-Dateien funktionieren technisch einwandfrei – und verursachen dennoch Probleme im Alltag. Typische Aussagen aus der Praxis:

• „Wann genau soll die Datei aktualisiert werden?“
• „Welche Daten müssen vorher vorliegen?“
• „Wer ist eigentlich verantwortlich?“
• „Warum stimmen die Zahlen heute nicht?“

Oft liegt die Ursache nicht in Excel selbst, sondern im fehlenden Verständnis des Prozesses, in den die Datei eingebettet ist. Excel wird genutzt – aber der Ablauf rundherum ist nicht beschrieben.

Der passende Prompt (Beispiel)

Auch hier können Sie mithilfe der KI Ihre wichtigen Excel-Dateien so beschreiben, dass klar wird, im Rahmen welcher Aufgaben und Prozesse sie zum Einsatz kommt. Der entscheidende Perspektivwechsel lautet: Nicht nur erklären, was Excel rechnet, sondern wann, wie und durch wen.

Ein sinnvoller Prompt wäre dann:

„Ich nutze eine Excel-Datei als Teil eines wiederkehrenden Arbeitsprozesses. Bitte hilf mir, diesen Prozess verständlich zu beschreiben:
– Auslöser und Zeitpunkt
– benötigte Eingaben
– Arbeitsschritte
– Ergebnisse
– Verantwortlichkeiten.“

Dieser Prompt lenkt ChatGPT auf den Ablauf und den Prozess, in dem die Excel-Datei angewendet wird. Es geht um die Nutzung, nicht um die Technik.