ChatGPT für die Dokumentation in ExcelExcel-Dateien dokumentieren – verständlich, strukturiert, wartbar

Das Problem: Niemand versteht diese Excel-Datei

Viele Excel-Dateien sind sehr hilfreich für die Arbeit – und sind dennoch problematisch. Typische Aussagen aus der Praxis:

• „Die Datei funktioniert, aber erklären kann ich sie kaum.“
• „Ändern Sie hier bitte nichts – das ist sensibel.“
• „Das habe ich mir damals so gedacht.“

Was fehlt, ist keine Funktionalität, sondern Nachvollziehbarkeit. Ohne Dokumentation wird aus einer Excel-Datei ein Einzelstück. Es ist riskant, sie an Kolleginnen und Kollegen zu übergeben, und sie kann kaum weiterentwickelt werden.

Der wesentliche Grund dafür ist, dass sich niemand die Mühe gemacht hat, eine geeignete und hilfreiche Dokumentation zur Datei zu schreiben.

Der passende Prompt (Beispiel)

Dabei kann ChatGPT genau für eine solche Dokumentation eingesetzt werden. Der entscheidende Perspektivwechsel lautet: Nicht dokumentieren, was Excel kann – sondern was die Datei tut. Ein Prompt dafür wäre:

„Ich habe eine Excel-Datei mit mehreren Tabellen, Berechnungen und Auswertungen. Bitte hilf mir, eine verständliche Dokumentation zu erstellen:
– Zweck der Datei
– Aufbau und Struktur
– zentrale Logiken
– Nutzungshinweise für andere Anwender.“

Dieser Prompt lenkt ChatGPT auf:

• Erklärung statt Technik
• Struktur statt Detailflut
• Nutzerperspektive statt Entwicklerblick