Personalplanung mit ExcelPersonalbestand erfassen und analysieren

Welches Personal wird eingesetzt?

Ausgangspunkt der Personalplanung ist die Ist-Situation im Unternehmen. Sie lässt sich mithilfe unterschiedlicher Merkmale beschreiben. Die folgenden Fragen zeigen, welche Merkmale wichtig sind:

• Wie viele Beschäftigte sind im Unternehmen insgesamt tätig?
• Wie viele Beschäftigte haben einzelne Geschäfts- und Funktionsbereiche oder Niederlassungen?
• Welche Arbeitszeitmodelle (Teilzeitarbeit) gibt es im Unternehmen?
• Wie viele Personen arbeiten nach dem jeweiligen Arbeitszeitmodell?
• Welche Vertragsformen (unbefristeter Vertrag, Zeitvertrag, Leiharbeit) gibt es im Unternehmen?
• Wie hoch ist demnach die tatsächliche Personalkapazität pro Jahr, pro Monat, pro Woche – in Vollzeitäquivalenten oder in Arbeitsstunden?
• Wie ist die Altersverteilung der Beschäftigten?
• Wie verteilen sich die Beschäftigten auf die unterschiedlichen Lohn- und Gehaltsgruppen?
• Welche Qualifikationen und Kompetenzen haben die Beschäftigten?

Um diese Fragen zu beantworten und damit ein Bild von der aktuellen Belegschaft zu zeichnen, müssen Personalstammdaten – anonym – ausgewertet werden. Die Daten müssen Auskunft geben über:

• Alter oder Geburtsdatum
• Qualifikation durch Ausbildung, Weiterbildung, Zertifikate
• wöchentliche Arbeitszeit
• Zuordnung zu einer Gehaltsgruppe