Chief of StaffBraucht Ihr Unternehmen einen Chief of Staff (CoS)?
Was ist ein Chief of Staff?
Das Berufsbild „Chief of Staff (CoS)“ ist in Europa noch neu. Die deutsche Übersetzung ist häufig „Referent oder Referentin der Geschäftsleitung“. Es gibt aber auch andere Bezeichnungen. Entscheidend sind der Inhalt der Rolle und der Beitrag zum Erfolg des Unternehmens.
Die Chief-of-Staff-Rolle ist in den meisten Fällen direkt der CEO-Position (Chief Executive Officer) zugeordnet oder bei einer anderen C-Level-Position angesiedelt. Sie ist in den USA bereits etabliert und sehr begehrt. In Europa fasst sie nach und nach Fuß.
Was sind die Aufgaben als Chief of Staff?
Beratung und Unterstützung
Als engste Beraterin des CEOs bietet die Chief of Staff wichtige Einblicke und Empfehlungen zu strategischen Entscheidungen. Sie ist eine Sparringspartnerin des CEO und hilft bei der Priorisierung von Aufgaben.
Projektmanagement
Die Chief of Staff kann Projekte leiten oder unterstützen, um sicherzustellen, dass sie erfolgreich abgeschlossen werden. Dies erfordert eine enge Zusammenarbeit mit verschiedenen Teams und Abteilungen im Unternehmen.
Kommunikation und Koordination
Die Chief of Staff fungiert als Schnittstelle zwischen der Unternehmensleitung und den Mitarbeitenden. Sie gewährleistet einen reibungslosen Informationsfluss und kommuniziert die Ziele und Entscheidungen der Geschäftsführung an die Belegschaft.
Krisenmanagement
In turbulenten Zeiten ist die Chief of Staff eine wichtige Akteurin bei der Bewältigung von Krisen. Sie hilft bei der Koordination von Maßnahmen und der Kommunikation mit den Mitarbeitenden.
Interne Prozessoptimierung
Die Chief of Staff arbeitet kontinuierlich an der Verbesserung interner Abläufe und Prozesse, um die Effizienz im Unternehmen zu steigern.
Wie unterscheidet sich die Chief-of-Staff-Rolle von anderen Führungspositionen im Unternehmen?
Die Rolle des Chief of Staff ist in der Geschäftsleitung angesiedelt und damit keiner bestimmten Abteilung zugeordnet. Das ermöglicht der Stelleninhaberin in neutraler Position das „big picture“ im Blick zu haben und integral zu denken und handeln.
Welche Fähigkeiten und Qualitäten sind als Chief of Staff erforderlich?
Die folgenden Fähigkeiten und Qualifikationen sollte der oder die Chief of Staff haben:
- Kommunikationsfähigkeit oder Facilitation: Der Chief of Staff muss in der Lage sein, klar und effektiv mit verschiedenen Interessengruppen im Unternehmen zu kommunizieren.
- Strategisches Denken: Die Fähigkeit, langfristig zu planen und strategische Entscheidungen zu treffen, ist unerlässlich.
- Führungskompetenzen: Der Chief of Staff sollte über Führungserfahrung verfügen und gleichzeitig in der Lage sein, selbstverantwortlich als Teil eines Teams zu wirken.
- Umgang mit Komplexität: Da die Position verschiedene Verantwortlichkeiten umfasst und über zahlreiche Einflussmöglichkeiten verfügt, ist die Fähigkeit, mehrdimensional zu denken und zu handeln, ein Muss.
- Diskretion: Da sensible Informationen geteilt werden, ist Diskretion und Vertraulichkeit von größter Bedeutung.
Wann profitiert ein Unternehmen von einer CoS?
Die Position der CEOs ist mit erheblicher Verantwortung verbunden, da der Erfolg oder Misserfolg des Unternehmens oft auf ihre Entscheidungen und ihre Führung zurückzuführen ist. CEOs sehen sich nicht nur den unternehmensspezifischen Herausforderungen gegenüber, sondern auch persönlichen.
Dazu gehören hoher Arbeitsdruck, ständige Entscheidungsfindung, das Balancieren von Geschäfts- und Privatleben, die Verantwortung gegenüber Mitarbeitenden und Aktionären, sowie die Möglichkeit, persönlich für den Unternehmenserfolg oder Misserfolg verantwortlich gemacht zu werden.
Deshalb haben CEOs zu kämpfen mit:
- mangelnder Effektivität und Effizienz aufgrund von permanentem Multitasking
- unzureichendem Informationsfluss, der Entscheidungen verzögert
- zu viel Zeitaufwand für Mikromanagement und für das Nachverfolgen von Projekten
Die Folgen sind zu hoher persönlicher Zeiteinsatz und rascher Verschleiß von Führungskapazitäten und Ressourcen.
Wer sich als CEO die folgenden Fragen stellt und ehrlich beantwortet, kann die Bedeutung eines Chief of Staff erkennen:
- Bleibt mir genügend Zeit für die relevanten Aufgaben? Oder verliere ich Zeit mit nicht relevanten Aufgaben?
- Bietet mein Terminkalender ausreichend Freiraum oder „white space“, um über neue Ideen und Geschäftsmöglichkeiten nachzudenken? Oder befinde ich mich meistens im Reaktionsmodus?
- Verfüge ich zur rechten Zeit über die Informationen, die ich für Entscheidungen brauche? Oder kommt es häufiger vor, dass ich in unterschiedlichen Situationen von Informationen überrascht werde, die ich eigentlich längst kennen sollte?
- Fühle ich mich oft schlecht vorbereitet, wenn ich in ein wichtiges Meeting gehe oder eine weitreichende Entscheidung treffen muss?
- Erhalte ich die für eine Entscheidung erforderlichen Informationen zu einem Zeitpunkt, der mir erlaubt, die Folgen zu durchdenken? Oder nicht?
- Werde ich in Entscheidungen einbezogen, die andere treffen könnten?
- Informiert man mich frühzeitig über Probleme, sodass ich handeln kann, solange sie einigermaßen klein oder überschaubar sind oder bevor Schaden entsteht? Oder tauchen Probleme meist unerwartet auf?
- Wenn dies der Fall ist: Waren meine Kollegen und Kolleginnen der Geschäftsleitung genauso überrascht wie ich?
- Behindern schwierige Beziehungen im Top-Management, politische Manöver zwischen konkurrierenden Abteilungen oder andere politische oder kulturelle Faktoren meine Arbeit?
- Verhindert die Unternehmenskultur den Wandel, anstatt Optimierungspotenziale zu fördern?
- Erhalte ich häufig erst auf Nachfrage Rückmeldung?
- Kann ich darauf vertrauen, dass die Führungskräfte ihre Zusagen einhalten?
- Bin ich stolz auf und motiviert durch die Vision des Unternehmens, die Menschen und die Unternehmenskultur, den Erfolg und die Perspektiven?
- Bin ich mir darüber im Klaren, dass ich ein „CEO-Office“ benötige, um diese große Verantwortung tragen zu können?
Warum benötigen CEOs einen engen Vertrauten oder Berater?
Der oder die CEO ist die höchste Führungsperson in einem Unternehmen und trägt die Hauptverantwortung für den Geschäftserfolg. In dieser herausfordernden Position kann es oft isolierend sein, Entscheidungen von enormer Tragweite zu treffen und den Druck von verschiedenen Seiten zu spüren.
Daher benötigen CEOs einen engen Vertrauten oder Berater, der ihnen unterstützend zur Seite steht.
Welche Rolle spielt der Chief of Staff als Vertrauter des CEOs?
Der Chief of Staff spielt in dieser Hinsicht eine entscheidende Rolle. Diese Position ist in der Regel eng mit der CEO-Position verbunden und agiert als Sparringspartner, Vertrauter und rechte Hand des CEOs.
Ein Chief of Staff ist für den CEO eine Vertrauensperson, mit der er offen über Ideen, Pläne und Bedenken sprechen kann, ohne Sorgen um politische Ränkespiele oder Bürointrigen haben zu müssen.
Die Beziehung zwischen einem CEO und seinem Chief of Staff beruht auf Vertrauen, Verständnis und einer offenen und ehrlichen Kommunikation.
Der Chief of Staff kann den CEO bei der Priorisierung von Aufgaben, der Planung von strategischen Schritten und der Koordination des Führungsteams unterstützen.
Darüber hinaus kann der Chief of Staff dazu beitragen, die Sichtweise des CEOs zu erweitern, indem er verschiedene Perspektiven und Informationen einbringt. Diese enge Zusammenarbeit kann die Qualität der Entscheidungsfindung des CEOs verbessern und dazu beitragen, Hindernisse zu überwinden, die auf dem Weg zum Erfolg stehen.
Ein Chief of Staff spielt eine entscheidende Rolle dabei, den CEO zu unterstützen und in die Lage zu versetzen, sich auf die Vision und die strategischen Aspekte der Unternehmensführung zu konzentrieren, während gleichzeitig die täglichen Herausforderungen bewältigt werden. Dies trägt dazu bei, die Effizienz und Effektivität des CEO und damit des gesamten Unternehmens zu steigern.
Wie beeinflusst das Duo CEO und Chief of Staff den Unternehmenserfolg?
Die Chief of Staff kann dem CEO verschiedene Perspektiven und Informationen bieten, die bei der Entscheidungsfindung unterstützen. Diese Vielfalt an Einblicken ermöglicht es dem CEO, fundiertere und ausgewogenere Entscheidungen zu treffen. Durch kritische Analysen und Diskussionen können Chancen und Risiken frühzeitig erkannt werden.
Eine starke Beziehung zwischen CEO und Chief of Staff erleichtert die effektive Kommunikation der Unternehmensziele und Unternehmensstrategien an das Führungsteam und die Mitarbeitenden. Dies führt zu einer besseren Umsetzung der Unternehmensvision und Unternehmensmission auf allen Ebenen der Organisation.
In Zeiten von Krisen oder unerwarteten Herausforderungen kann die Chief of Staff dem oder der CEO als vertrauenswürdige Beraterin und Unterstützerin dienen. Sie können gemeinsam schnell auf neue Entwicklungen reagieren, Lösungen erarbeiten und das Unternehmen auf Kurs halten.
Die Chief of Staff kann bei der Auswahl und Entwicklung eines starken Führungsteams mitwirken. Eine gut funktionierende Führungsebene trägt wesentlich zur Effizienz und zum Erfolg des Unternehmens bei.
Durch die enge Zusammenarbeit mit ihrem CEO kann die Chief of Staff sicherstellen, dass sich alle Unternehmensaktivitäten und Entscheidungen auf die langfristige strategische Ausrichtung fokussieren. Dies minimiert Ablenkungen und fördert die Konsistenz in der Umsetzung der Unternehmensstrategie.
Die Beziehung zwischen CEO und Chief of Staff basiert oft auf einem hohen Maß an Vertraulichkeit. Der CEO kann sich darauf verlassen, dass die Chief of Staff alle sensiblen Informationen vertraulich behandelt. Dies schafft ein Umfeld des Vertrauens, der Ruhe und der Souveränität, in dem offene Diskussionen und innovative Ideen gedeihen können.
Insgesamt kann eine gut funktionierende Beziehung zwischen CEO und Chief of Staff dazu beitragen, die Effektivität, Effizienz und Anpassungsfähigkeit eines Unternehmens zu steigern. Dies hat einen direkten Einfluss auf den Unternehmenserfolg, da das Unternehmen besser in der Lage ist, Chancen zu nutzen und Herausforderungen zu bewältigen.
Wie arbeiten CEO und Chief of Staff in der Praxis zusammen?
Ein Chief of Staff kann den CEO und die Geschäftsleitung auf strategischer Ebene unterstützen. Etwa bei folgenden CEO-Aufgaben:
Priorisierung von Aufgaben
Der Chief of Staff hilft dabei, Prioritäten zu setzen und sich auf die wichtigsten Aufgaben und strategischen Ziele zu konzentrieren. Dies umfasst die Identifizierung von Schlüsselprojekten und wichtigen Initiativen, die den größten Einfluss auf den Unternehmenserfolg haben.
Informationsmanagement
Der Chief of Staff kann Informationen filtern und zusammenfassen, um dem CEO eine fundierte Entscheidungsgrundlage zu bieten. Dies beinhaltet Marktanalysen, Wettbewerbsinformationen, operative Berichte und mehr.
Kommunikationsmanagement
Die effektive Kommunikation innerhalb und außerhalb des Unternehmens ist entscheidend. Der Chief of Staff unterstützt bei der Entwicklung und Umsetzung einer klaren Kommunikationsstrategie und kann sogar als Sprachrohr des CEOs fungieren, um Botschaften konsistent zu vermitteln.
Strategieentwicklung
Der Chief of Staff kann bei der Entwicklung und Aktualisierung der Unternehmensstrategie eine entscheidende Rolle spielen. Dies umfasst die Zusammenarbeit mit dem CEO, um langfristige Ziele zu definieren, strategische Initiativen zu planen und sicherzustellen, dass die Umsetzung der Strategie gelingt.
Projektmanagement
Bei komplexen Projekten oder Initiativen kann der Chief of Staff die Projektleitung übernehmen oder diese delegieren. Dies umfasst die Koordination von Ressourcen, Zeitplänen und Meilensteinen, um sicherzustellen, dass Projekte erfolgreich abgeschlossen werden.
Beziehungsmanagement
Beziehungen zu wichtigen Stakeholdern wie Investoren, Aufsichtsratsmitgliedern, Kunden, Partnern und den Mitarbeitenden sind von entscheidender Bedeutung. Der Chief of Staff kann bei der Pflege dieser Beziehungen helfen, indem er Meetings organisiert, Berichte erstellt und sicherstellt, dass die Bedürfnisse der Stakeholder berücksichtigt werden.
Problemidentifikation und Problemlösung
Der Chief of Staff unterstützt den CEO bei der Identifizierung von Herausforderungen und Problemen im Unternehmen und hilft bei der Entwicklung von Lösungsstrategien. Dies kann die Analyse von Trends, Marktdaten und betrieblichen Engpässen umfassen.
Risikomanagement
Die Bewertung und das Management von Risiken sind entscheidend für den Geschäftserfolg. Der Chief of Staff kann dem CEO dabei helfen, potenzielle Risiken zu erkennen und Strategien zur Risikominimierung zu entwickeln.
Talententwicklung und Teamführung
Die Auswahl, Entwicklung und Führung eines kompetenten Führungsteams sind von entscheidender Bedeutung. Der Chief of Staff kann bei der Identifizierung von Talenten und der Förderung der Weiterentwicklung von Schlüsselpersonen im Unternehmen unterstützen.
Was sind die Chancen und Risiken für CEOs mit einer Chief of Staff
Chancen:
- Eine Chief of Staff ist eine Multiplikatorin, die die Hebelwirkung für eine Führungskraft erhöht, damit diese ihre Arbeit mit der größten Wirkung tun kann.
- Eine Chief of Staff ist eine zusätzliche Denkerin mit breitem Kontext, die bei schwierigen strategischen Fragen eingesetzt werden kann.
- Die meisten Führungskräfte erhalten kein ehrliches Feedback von ihrem Team oder ihrem Vorstand. Eine Chief of Staff bietet Feedback, das dem CEO hilft, zu wachsen und das Bewusstsein für blinde Flecken zu schärfen.
Das gesamte Führungsteam profitiert davon, dass jemand die gesamte strategische Planung und Ausführung im Blick hat und steuert. Dieser Prozess schafft Transparenz in Bezug auf die erwarteten Ergebnisse und die Art und Weise, wie der Fortschritt kommuniziert wird.
Risiken:
- Als Führungskraft kann es schwierig sein, sich von den Dingen zu trennen, die einen in der Vergangenheit erfolgreich gemacht haben. Man muss seine eigenen Arbeitsabläufe umschreiben, um von einem Chief of Staff profitieren zu können.
- Die Einführung eines Chief of Staff und Gatekeepers verändert die Dynamik des Führungsteams. Der Prozess muss gesteuert und klar kommuniziert werden, um sicherzustellen, dass die Gruppe weiterhin gut funktioniert.
- Die falsche Einstellung des Chief of Staff kann sich störend auf das Team auswirken und eine bereits stark belastete Führungskraft ablenken.
Gehalt als Chief of Staff
Wie bei allen Gehältern hängt auch das Gehalt in der Position des Chief of Staff vom Unternehmen, der Branche, dem Land und den stellenspezifischen Gegebenheiten ab. Die Rolle ist im Management angesiedelt, allerdings trotz der Bezeichnung „Chief“ nicht Teil des klassischen C-Levels.
Das Gehalt startet bei einem Brutto-Jahreslohn von rund 120.000 bis 140.000 EUR. Der Verdienst erfahrener und erfolgreicher Chief of Staff kann durchaus die Marke von 200.000 EUR übersteigen.
Trend
Und während in diesem Artikel auf die Zusammenarbeit zwischen CEO und Chief of Staff eingegangen wurde, zeichnet sich bereits der Trend ab, dass auch die anderen C-Level-Positionen die Vorteile einer Chief of Staff erkennen.
Fazit
Die Rolle Chief of Staff ist sehr attraktiv und reizvoll. Sie erfordert Vielseitigkeit und Beweglichkeit, Ehrgeiz und die berühmte „Extra-Meile“.
Es ist eine Rolle, in der die Person als Stelleninhaberin
- für und mit den Menschen im Unternehmen gestaltet,
- die Unternehmenskultur entwickelt und fördert und
- mit dem Blick auf die Zahlen sowohl auf die Vision als auch auf das Tagesgeschäft wirkt.
Die Art und Weise, wie der oder die Chief of Staff strategische Unterstützung bietet, kann je nach den individuellen Bedürfnissen des CEOs und den Anforderungen des Unternehmens variieren. Diese vielseitige Rolle ist darauf ausgerichtet, den CEO in seiner Führungsfunktion zu unterstützen und sicherzustellen, dass die strategischen Ziele des Unternehmens erreicht werden.