Hybrides ArbeitenDesksharing erfolgreich einführen

Desksharing bezieht sich auf eine Arbeitsplatzorganisation, bei der mehrere Mitarbeitende einen gemeinsamen Pool von Arbeitsplätzen nutzen. Die Zuordnung der Arbeitsplätze erfolgt flexibel und nach Bedarf. Niemand hat einen dauerhaft festen, eigenen Schreibtisch. Am Ende eines Arbeitstags hinterlässt man den Tisch so, wie er vorgefunden wurde.

Dieses Konzept zielt darauf ab, die Raumauslastung zu optimieren, die Flexibilität zu erhöhen und Ressourcen effizienter zu nutzen. Seit Unternehmen verstärkt Homeoffice, Remote-Arbeit und hybride Arbeitsmodelle nutzen, wird Desksharing häufiger betrieben.

Desksharing wird auch bezeichnet als

• Shared Office
• Shared Desk
• Arbeitsplatzteilung
• Hot Desking
• Flexible Office

Die Desksharing-Quote wird auch Desksharing-Ratio oder Desk-To-Person-Ratio genannt. Sie gibt an, wie viele Arbeitsplätze in Relation zur Anzahl der Mitarbeitenden verfügbar sind. Die Desksharing-Ratio ist immer relevant, wenn die Anzahl der Arbeitsplätze geringer ist als die Anzahl der Beschäftigten.

Um sicherzugehen, dass genügend Arbeitsplätze für alle Mitarbeitenden bereitstehen, sollten Unternehmen ihre eigene Desksharing-Quote berechnen.

Generell geht man von einer Desksharing-Rate von 1 zu 1,25 (80 Prozent) aus. Dies heißt beispielsweise: Es stehen 40 Arbeitsplätze für insgesamt 50 Mitarbeitende zur Verfügung.

Arbeitgeber haben in Deutschland nicht das Recht auf einen festen Arbeitsplatz. Die einzige Ausnahme lautet: Im Arbeitsvertrag wird ein fester Arbeitsplatz ausdrücklich zugesichert.

Sie als Arbeitgeber benötigen nicht die Zustimmung Ihrer Mitarbeitenden, um Desksharing einzuführen. Sofern es einen Betriebsrat gibt, sollten Sie mit diesem einige feste Regelungen zur Umsetzung des Konzepts festlegen. Auch das ist allerdings kein unbedingtes „Muss“.

Welche Rolle kommt dem Betriebsrat zu?

Es ist nicht eindeutig festgelegt, ob der Betriebsrat ein Mitspracherecht bei der Ausgestaltung des Desksharings hat. Eine endgültige höchstrichterliche Rechtsprechung dazu steht noch aus.

Es ist trotzdem ratsam, dass Sie sich frühzeitig mit dem Betriebsrat austauschen – auch, um offenen Frage oder Bedenken seitens der Mitarbeitenden offen und verständnisvoll zu begegnen. Das fördert die Akzeptanz des neuen Arbeitsplatzmodells.

Eingeführt wurde Desksharing von großen Beratungsunternehmen und bekannten Tech-Riesen wie Google, Facebook und Co. Bei diesen Unternehmen ist Remote-Work, Homeoffice und hybrides Arbeiten ein fester Bestandteil. Da viele Mitarbeitende ganz oder teilweise außerhalb der Unternehmensgebäude arbeiten, bietet sich die Arbeitsplatzteilung an.

Inzwischen hat sich das Flexible-Office-Konzept in vielen deutschen Unternehmen und im öffentlichen Dienst etabliert. Vorrangig in den Branchen Telekommunikation, Energie, IT und Versicherungen setzt sich das Modell durch.

Desksharing eignet sich für alle Branchen, in denen elektronisch, innerhalb hybrider Modelle, vorwiegend im Homeoffice oder abseits des Arbeitsplatzes (zum Beispiel im Außendienst oder direkt beim Kunden) gearbeitet wird. Voraussetzung ist, dass die benötigte technische Ausrüstung vorhanden ist; sie wird vom Arbeitgeber angeschafft.

Ihre Fürsorgepflicht als Arbeitgeber ist auch im Kontext der Arbeitsplatzzuteilung wichtig. Um dieser Pflicht nachzukommen, sollten Sie mindestens folgende Vorbereitungen treffen:

• Datenschutz: Sorgen Sie dafür, dass alle Datenschutzbestimmungen eingehalten werden. Schützenswerte Daten dürfen nicht an einem Arbeitsplatz für alle Nutzenden einsehbar sein. Sprechen Sie sich dafür mit Ihrem Datenschutzbeauftragten und gegebenenfalls mit dem Betriebsrat ab.
• Ergonomie und Komfort: Sorgen Sie dafür, dass Tische, Stühle und Monitore modern, intakt, höhenverstellbar und ergonomisch sind. So können diese auf die jeweilige Nutzerin oder den Nutzer eingestellt werden.
• Stauraum: Stellen Sie Stauraum zur Verfügung, damit Mitarbeitende ihre persönlichen Dinge sicher und geschützt verwahren können – unabhängig vom Sitzplatz. Geeignet sind zum Beispiel abschließbare Rollcontainer oder zentral aufgestellte Spinde.

Damit die Arbeitsplatzteilung reibungslos funktioniert, etablieren Sie folgende Grundsätze:

• Gleiches Recht für alle.
  Statten Sie alle Arbeitsplätze gleich aus – sowohl technisch als auch hinsichtlich des sonstigen Mobiliars. So vermeiden Sie, dass sich Mitarbeitende um „die besten Plätze“ streiten.
• Sauberkeit geht vor.
  Wenn Arbeitsplätze geteilt werden, müssen hygienische Bedingungen geschaffen werden. Stellen Sie feuchte Tücher und Desinfektionsmittel bereit, damit der Arbeitsplatz vor und nach der Benutzung gereinigt werden kann.
• Verbindlichkeiten schaffen.
  Etablieren Sie eine „Clean Desk Policy“, die jede Mitarbeiterin und jeden Mitarbeiter dazu verpflichtet, persönliche Dinge, Unterlagen, Müll und mitgebrachte Arbeitsmittel nach Feierabend wieder mitzunehmen. Halten Sie schriftlich fest, welche Gegenstände zum Platz gehören (etwa: PC-Maus, Tastatur, Monitor, Büromaterial) und was zu tun ist, wenn etwas defekt ist oder zur Neige geht.
• Keine Extrawurst.
  Tische, Stühle und größere technische Geräte bleiben dort, wo sie initial platziert wurden. Niemand darf zum Beispiel Tische drehen, Tische zusammenstellen, Monitore tauschen oder Stühle von Kollegen „leihen“.

Grundsätzlich gibt es zwei Möglichkeiten, um die Arbeitsplätze zuzuteilen:

Wer zuerst da ist, bekommt zuerst.
Mitarbeitende können mithilfe eines Tools Plätze reservieren. Reserviert wird zum Beispiel frühestens vier Wochen im Voraus.

Wer eingetragen ist, hat das Recht auf den beanspruchten Platz. Wer sich zu spät um die Reservierung kümmert, muss sich mit einem der übrig gebliebenen (und wahrscheinlich weniger beliebten) Plätze begnügen.

Sitzplatzvergabe erfolgt automatisiert.
Sie schaffen sich ein spezielles Tool (Desksharing-Software) an. Damit weisen Sie die Plätze nach einem vorgegebenen System zu, zum Beispiel rollierend.

Hierbei können auch spezielle Regeln zur Anwesenheit beachtet werden, wie: Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter muss einmal im Monat zum Team-Meeting-Termin im Büro sein. Betroffene erhalten zu diesen Terminen bestimmte Plätze und haben laut System Vorrang.

Vorteile für Sie als Arbeitgeber sind:

• Mitarbeitende stehen durch die wechselnde Sitzordnung regelmäßig mit verschiedenen Personen in Kontakt. Eine „Grüppchenbildung“ wird vermieden.
• Das Streitpotenzial aufgrund eines „schlechten“ Platzes schrumpft. Wenn jeder alle Plätze benutzen kann und darf, ist das deutlich fairer als die dauerhafte Zuweisung eines Platzes.
• Unternehmen sparen Geld, wenn weniger Büroräume vorgehalten oder bei wachsender Belegschaft keine neuen Räumlichkeiten gekauft oder gemietet werden müssen. Auch die Nebenkosten und die Kosten für Wartung, Renovierung sowie Reinigung sinken.
• Bieten Unternehmen moderne Konzepte wie Homeoffice und hybrides Arbeiten in Kombination mit Desksharing an, wird das Image eines modernen, attraktiven Arbeitgebers gestärkt.
• Der Austausch zwischen verschiedenen Teams, Abteilungen und Gruppen findet verstärkt statt, wenn man sich räumlich hin und wieder näher ist.
• Der direkte Austausch zwischen Führungskräften und Mitarbeitenden wird gefördert, wenn auch die Vorgesetzten in das Pool-Modell einbezogen werden und ihrerseits keinen festen Arbeitsplatz haben.

Mögliche Nachteile für Unternehmen sind:

• Mitarbeitende mit einem bislang „guten“ Sitzplatz, reagieren mit Ablehnung auf das neue Konzept.
• Kursieren ansteckende Krankheiten im Büro, werden unter Umständen mehr Menschen angesteckt.
• Wird Desksharing nicht gut organisiert, verschwenden Mitarbeitende Zeit für die Wahl und Reservierung des Arbeitsplatzes.
• Kollegen und Vorgesetzte müssen zuerst einen Blick auf den Sitzplan werfen, um eine Person zu finden.
• Geteilte Arbeitsplätze können bei empfindsamen Menschen zu Stress führen.
• Einige Mitarbeitende möchten ihren Arbeitsplatz gestalten und einrichten. Das passt nicht zum Konzept der geteilten Arbeitsplätze.
• Die Kommunikation vor Ort wird erschwert, wenn Teammitglieder, die eng zusammenarbeiten müssen, unfreiwillig verstreut sitzen.