GefahrstoffkatasterSo bleibt die Liste der Gefahrstoffe auf aktuellem Stand

Wie Sie ein Gefahrstoffkataster führen und aktuell halten – mit allen notwendigen Angaben. Außerdem: Abgleich mit Betriebsanweisungen und dokumentierten Unterweisungen von Mitarbeitenden.

Wenn Unternehmen an eine Behördenprüfung zum Gefahrstoffkataster denken, befürchten sie meist ein Szenario: Es gibt gar kein Kataster.

In der Praxis ist das selten das eigentliche Problem. Viel häufiger existiert durchaus ein Kataster, es ist aber nicht mehr auf dem aktuellen Stand:

Ein neuer Stoff wurde nicht ergänzt.
Ein Sicherheitsdatenblatt wurde vom Hersteller überarbeitet, ohne dass das jemand im Betrieb bemerkt hat.
Oder die dazugehörige Betriebsanweisung spricht noch von einem Stoff, der längst ausgetauscht wurde.

Wer muss ein Gefahrstoffkataster führen?

Die Pflicht zum Gefahrstoffkataster, im Gesetzestext Gefahrstoffverzeichnis genannt, ergibt sich aus § 6 Absatz 12 der Gefahrstoffverordnung (GefStoffV). Sie trifft jeden Betrieb, der mit gefährlichen Stoffen oder Gemischen umgeht, also längst nicht nur die Chemieindustrie.

Eine Autowerkstatt mit Bremsenreiniger und Lösemittel, ein Labor, ein Reinigungsunternehmen oder ein Handwerksbetrieb mit Klebstoffen und Lacken fallen ebenso darunter. Die Betriebsgröße spielt dabei keine Rolle.

Entscheidend ist ausschließlich, ob im Betrieb Stoffe vorkommen, die nach der CLP-Verordnung als gefährlich eingestuft sind.

Das trifft auf deutlich mehr Produkte zu, als viele Betriebe zunächst annehmen. Ein handelsübliches Reinigungsmittel kann darunterfallen. Ebenso ein Kleber, der im Alltag kaum als Chemikalie wahrgenommen wird.

Eine Ausnahme gibt es: Werden im Betrieb ausschließlich Tätigkeiten mit geringer Gefährdung ausgeübt, entfällt die Pflicht zum Gefahrstoffverzeichnis. Diese Einstufung sollte man nicht vorschnell für sich in Anspruch nehmen. Sie setzt eine dokumentierte Gefährdungsbeurteilung nach § 6 GefStoffV voraus, die genau das belegt.

Welche Angaben die Verordnung konkret verlangt

§ 6 Absatz 12 GefStoffV nennt fünf Pflichtangaben, die zu jedem im Betrieb verwendeten Gefahrstoff im Verzeichnis stehen müssen:

die Bezeichnung des Gefahrstoffs,
die Einstufung des Gefahrstoffs oder Angaben zu seinen gefährlichen Eigenschaften,
Angaben zu den im Betrieb verwendeten Mengenbereichen,
die Bezeichnung der Arbeitsbereiche, in denen Beschäftigte gegenüber dem Gefahrstoff exponiert sein können,
einen Verweis auf das jeweils zugehörige Sicherheitsdatenblatt.

Der letzte Punkt wird in der Praxis oft unterschätzt. Das Kataster muss nicht das Sicherheitsdatenblatt selbst enthalten, aber es muss eindeutig darauf verweisen, sodass sich jederzeit nachvollziehen lässt, welches Dokument zu welchem Stoff gehört.

Wichtig für die betriebliche Mitbestimmung: Die Angaben 1, 2, 4 und 5 müssen allen betroffenen Beschäftigten und ihrer Vertretung, also Betriebs- oder Personalrat, zugänglich sein. Ausgenommen sind lediglich die Mengenbereiche nach Punkt 3, die aus betrieblichen Gründen vertraulich bleiben dürfen.

Eine Struktur, mit der sich arbeiten lässt

Ob als Excel-Tabelle oder in einer Software geführt: In der Regel steht jede Zeile für einen Stoff, jede Spalte für eine der fünf Pflichtangaben.

Eine zusätzliche Spalte wird dabei oft vergessen, obwohl sie im Alltag den größten Unterschied macht. Nämlich eine Spalte, in der steht,

wann der Eintrag zuletzt geprüft wurde und
mit welcher Version des Sicherheitsdatenblatts er abgeglichen wurde.

Ohne diese Information lässt sich später kaum noch nachvollziehen, ob eine Angabe noch stimmt oder seit Jahren unverändert mitgeschleppt wird.

Bei mehreren Standorten oder Abteilungen hilft eine klare Trennung nach Arbeitsbereich. Damit lässt sich das Kataster gezielt für die Unterweisung eines einzelnen Bereichs auswerten, ohne die komplette Liste durchsuchen zu müssen. Und genau an dieser Stelle schließt sich der Kreis zur Betriebsanweisung.

Vom Kataster zur Betriebsanweisung: der Schutz der Beschäftigten

Das Gefahrstoffkataster ist eine Bestandsaufnahme. Was aus ihr für die Beschäftigten konkret folgt, regelt § 14 GefStoffV über die Betriebsanweisung.

Der Arbeitgeber muss für jeden Arbeitsbereich eine schriftliche, verständliche Betriebsanweisung bereitstellen, die mindestens drei Bereiche abdeckt:

Informationen über die am Arbeitsplatz vorhandenen Gefahrstoffe, ihre Bezeichnung, Kennzeichnung und die von ihnen ausgehenden Gefährdungen,
Schutzmaßnahmen, insbesondere Hygienevorschriften, Maßnahmen zur Verhinderung von Exposition sowie Vorgaben zu persönlicher Schutzausrüstung und Schutzkleidung,
Verhalten bei Betriebsstörungen, Unfällen und Notfällen, einschließlich der dafür vorgesehenen Rettungsmaßnahmen.

Damit ist die Betriebsanweisung der Punkt, an dem sich zeigt, ob das Kataster tatsächlich gepflegt wird.

Wenn im Kataster ein neuer Stoff auftaucht, ein alter entfällt oder sich die Einstufung ändert, muss das in der Betriebsanweisung des betroffenen Arbeitsbereichs nachgezogen werden. Nicht irgendwann, sondern bevor Beschäftigte damit weiterarbeiten.

Hinzu kommt die Pflicht zur mündlichen Unterweisung. Sie muss vor Aufnahme der Tätigkeit erfolgen und danach mindestens jährlich arbeitsplatzbezogen wiederholt werden. Inhalt und Zeitpunkt müssen dabei dokumentiert werden.

Was bei Behördenprüfungen tatsächlich auffällt

Prüferinnen und Prüfer von Gewerbeaufsicht oder Berufsgenossenschaft stoßen selten auf ein komplett fehlendes Kataster. Häufiger fällt auf, dass es zwar existiert, aber seit Monaten oder Jahren nicht mehr gepflegt wurde.

Diese Lücke setzt sich dann in der Betriebsanweisung fort. Die Gründe wiederholen sich von Betrieb zu Betrieb:

Neue Stoffe kommen bei der Beschaffung herein, ohne dass jemand daran denkt, sie im Kataster zu ergänzen.
Der Hersteller schickt ein aktualisiertes Sicherheitsdatenblatt, das im E-Mail-Postfach liegen bleibt, statt ins Kataster übertragen zu werden.
Stoffe, die längst nicht mehr verwendet werden, stehen weiterhin in der Liste.
Und selbst wenn das Kataster aktuell ist, wurde die zugehörige Betriebsanweisung oft seit der letzten Änderung nicht mehr angepasst.

Beschäftigte arbeiten dann nach einer Anweisung, die nicht mehr zum tatsächlichen Stoffbestand passt.

Für die Prüfung ist das ein Warnsignal, das über das einzelne Dokument hinausgeht. Wenn diese Kette nicht funktioniert, liegt der Verdacht nahe, dass auch die jährliche Unterweisung nicht sauber dokumentiert oder inhaltlich veraltet ist. Deshalb wiegt dieser Punkt bei Prüfungen oft schwerer, als es auf den ersten Blick scheint.

Wie Kataster und Betriebsanweisung dauerhaft aktuell bleiben

Für Sicherheitsdatenblätter gibt es keine feste gesetzliche Frist, nach der sie erneuert werden müssten. Eine feste Frist wie zwei Jahre schreiben weder REACH noch die GefStoffV vor.

Nach Artikel 31 der REACH-Verordnung ist der Lieferant verpflichtet, das Sicherheitsdatenblatt zu aktualisieren, sobald ihm neue Informationen zu Gefahren oder Risikomanagementmaßnahmen vorliegen. Das soll unverzüglich geschehen.

Für den abnehmenden Betrieb heißt das: Er kann sich nicht darauf verlassen, dass jede Aktualisierung von selbst ankommt. In der Fachpraxis hat sich deshalb eine eigene, regelmäßige Prüfung der vorhandenen Sicherheitsdatenblätter etabliert, meist einmal im Jahr. Sie ersetzt nicht die Pflicht des Lieferanten. Sie fängt aber die Fälle ab, in denen eine Aktualisierung nicht zuverlässig beim Betrieb ankommt.

Daraus folgt ein Vorgehen mit zwei Ebenen:

Anlassbezogen wird das Kataster immer dann aktualisiert, wenn ein neuer Stoff beschafft wird, ein neues Sicherheitsdatenblatt eingeht oder sich der Verwendungszweck ändert.
Unabhängig davon lohnt sich eine feste jährliche Prüfung, bei der alle Einträge durchgegangen und mit dem aktuellen Sicherheitsdatenblatt abgeglichen werden.

Jede Änderung am Kataster sollte direkt die Frage auslösen, ob die zugehörige Betriebsanweisung noch stimmt. Und Stoffe, die nicht mehr im Einsatz sind, sollten konsequent aus dem aktiven Kataster entfernt oder klar als ausgelaufen markiert werden.

Wer diese Aufgaben keiner konkreten Person zuordnet, verlässt sich darauf, dass jemand zufällig daran denkt. Eine klar benannte Zuständigkeit für die Pflege von Kataster und Betriebsanweisung ist deshalb keine Formalie, sondern der eigentliche Unterschied zwischen einem Dokument, das im Ordner liegt, und einem, das im Ernstfall tatsächlich stimmt.

Für Betriebe mit einer überschaubaren Zahl an Stoffen reicht eine Excel-Tabelle meist aus, solange diese Zuständigkeit klar geregelt ist. Mit steigender Stoffzahl, mehreren Standorten oder mehreren Personen, die Zugriff brauchen, wird der manuelle Abgleich mit Sicherheitsdatenblättern und Betriebsanweisungen schnell zur eigentlichen Arbeit.

An diesem Punkt kann eine spezialisierte Software oder ein extern gepflegtes System sinnvoll sein, weil sich Änderungen an Sicherheitsdatenblättern dort automatisch erkennen und nachverfolgen lassen.

Fazit

Ein Gefahrstoffkataster zu erstellen, ist die kleinere Aufgabe. Die eigentliche Herausforderung liegt darin, es über Monate und Jahre aktuell zu halten und mit der Betriebsanweisung sowie der jährlichen Unterweisung synchron zu halten.

Betriebe, die eine feste Zuständigkeit benennen, klare Anlässe für Aktualisierungen definieren und regelmäßig prüfen, vermeiden den Fehler, der bei Behördenprüfungen am häufigsten auffällt: nicht das fehlende Dokument, sondern das veraltete.

Für die Praxis lässt sich das auf einige zentrale Punkte zusammenfassen:

Ein Gefahrstoffkataster ist Pflicht für jeden Betrieb, der mit als gefährlich eingestuften Stoffen oder Gemischen umgeht, unabhängig von der Betriebsgröße.
Es muss die fünf Pflichtangaben nach § 6 Absatz 12 GefStoffV enthalten: Bezeichnung, Einstufung, Mengenbereich, betroffene Arbeitsbereiche und Verweis auf das Sicherheitsdatenblatt.
Änderungen im Kataster müssen sich in der Betriebsanweisung nach § 14 GefStoffV niederschlagen, nicht irgendwann, sondern bevor Beschäftigte weiter mit dem betroffenen Stoff arbeiten.
Für Sicherheitsdatenblätter gibt es keine feste Frist. Der Lieferant muss unverzüglich aktualisieren, sobald neue Informationen vorliegen, ergänzt durch eine eigene, meist jährliche Plausibilitätsprüfung im Betrieb.
Eine klar benannte, dauerhafte Zuständigkeit für die Pflege entscheidet darüber, ob Kataster und Betriebsanweisung im Ernstfall noch stimmen oder nur noch im Ordner liegen.