Arbeitsschutz beachten und umsetzenWie Sie eine Gefährdungsbeurteilung erstellen

Was ist eine Gefährdungsbeurteilung? Warum muss sie erstellt werden? Was wird dabei beurteilt und wie geht man vor? Die Gefährdungsbeurteilung ist der Kern des Arbeitsschutzes und Grundlage dafür, dass Mitarbeitende keinen gesundheitlichen Gefahren ausgesetzt sind. Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung erklärt, wie die Gefährdungsbeurteilung entsteht.

Die Gefährdungsbeurteilung als Kern des Arbeitsschutzes

Jedes Unternehmen muss eine Gefährdungsbeurteilung für jeden Arbeitsplatz durchführen. Das verlangen (in Deutschland) § 5 und § 6 des Arbeitsschutzgesetzes (ArbSchG) sowie mehrere Verordnungen und Unfallverhütungsvorschriften (insbesondere DGUV Vorschrift 1).

Beim Arbeitsschutz geht es darum, Gefahren für die Gesundheit der Beschäftigten zu erkennen, zu vermeiden und zu beseitigen. Das Unfallrisiko soll so gering wie möglich sein.

Wodurch können Gefahren am Arbeitsplatz entstehen?

Die Vorschriften und Regelwerke für den Arbeitsschutz leiten sich meist aus den potenziellen Gefahrenquellen ab. Dazu zählen insbesondere:

  • Gefahrstoffe: Vor allem in Industriebetrieben, wo mit entzündlichen, giftigen oder krebserregenden Stoffen gearbeitet wird. Biologische Arbeitsstoffe wie Bakterien, Pilze oder Viren können Infektionen verursachen.
  • Physische Belastungen: Dies fängt bei einer schlechten Sitzhaltung am Büroschreibtisch an, geht über einseitige Körperbelastungen bis hin zu Gesundheitsschäden aufgrund von schwerem Heben oder Tragen.
  • Arbeitsumgebung: Dazu zählen insbesondere Unfälle durch schlecht abgesicherte Maschinen, Anlagen oder Baustellen. Zudem schaden schlechte Beleuchtung, stickige Luft oder Lärm der Gesundheit der Mitarbeitenden.
  • Psychische Belastung: Sie ergibt sich aus verschiedenen Belastungsfaktoren wie autoritärem Führungsstil, mangelnder Erholungsmöglichkeiten, zu langer Arbeitszeiten, wegen eines schlechten Betriebsklimas, wegen Überforderung oder Unterforderung sowie Mobbing. Solche Faktoren können Mitarbeitende krank machen.

Wann muss eine Gefährdungsbeurteilung durchgeführt werden?

Wenn eine neue Betriebsstätte oder ein neuer Arbeitsplatz eingerichtet wird, muss vorher eine Gefährdungsbeurteilung dafür durchgeführt werden. Regelmäßig muss geprüft werden, ob sich im Unternehmen in puncto Gefahren Veränderungen ergeben haben. Anlässe für eine Gefährdungsbeurteilung sind gegeben, wenn:

  • neue Arbeitsstoffe oder Materialien eingesetzt werden,
  • neue Maschinen oder Anlagen eingeführt werden,
  • Arbeitsverfahren geändert werden,
  • die Arbeitsorganisation verändert wird (psychischer Belastungsfaktor),
  • Unfälle auftreten oder
  • Mitarbeitende sich wegen hoher Belastung oder mangelndem Arbeitsschutz beschweren.

Wer führt Gefährdungsbeurteilungen durch?

Die Geschäftsleitung ist verantwortlich dafür, dass Gefährdungsbeurteilungen durchgeführt werden. Sie kann die einzelnen Aufgaben an andere Personen im Unternehmen delegieren – etwa den Verantwortlichen für den Arbeitsschutz. Ferner wirken weitere Personen und Funktionsträger im Unternehmen mit. Das sind:

  • alle Führungskräfte
  • Fachkräfte für Arbeitssicherheit
  • Betriebsärzte und Betriebsärztinnen
  • Betriebsrat
  • Sicherheitsbeauftragte
  • bei Bedarf: externe Fachleute für spezielle Fragen

Letztlich sind alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eingebunden, wenn eine Gefährdungsbeurteilung erstellt wird. Sie kennen die Situation, die Gefahren und die Risiken an ihrem Arbeitsplatz und in ihrer Arbeitsumgebung am besten. Zudem müssen sie mitwirken, wenn der Arbeitsschutz bei ihnen verbessert wird.

Woraus besteht eine Gefährdungsbeurteilung?

Es gibt keinen einheitlichen Weg für die Durchführung von Gefährdungsbeurteilungen, da es immer auf den konkreten Einzelfall im Unternehmen ankommt. Meist wird folgende generelle Vorgehensweise empfohlen.

Überblick verschaffen über mögliche Gefährdungen

Um die in Ihrem Unternehmen relevanten Handlungsfelder für eine Gefährdungsbeurteilung zu erkennen, müssen Sie sich zunächst einen Überblick verschaffen:

  • Wo könnten sich Arbeitsschutzprobleme ergeben?
  • An welchen Arbeitsplätzen?
  • Bei welchen Arbeiten?
  • Und wo könnten zukünftig Arbeitsschutzprobleme auftauchen?
  • Wo passieren Unfälle?
  • Wo ist die Krankenquote hoch?

Letztlich ist jeder Arbeitsplatz zu überprüfen, wenn ein Anlass für dessen Bewertung zum Arbeitsschutz gegeben ist (siehe oben). An manchen Arbeitsplätzen kann ein unmittelbares Gefahrenpotenzial bestehen (zum Beispiel bei der Arbeit auf einer Baustelle), an anderen kann es mehr um den vorbeugenden Gesundheitsschutz gehen (zum Beispiel bei Büroarbeit).

Prozess der Gefährdungsbeurteilung

Der Prozess der Gefährdungsbeurteilung setzt sich aus drei Teilprozessen zusammen:

  • Planung
  • Durchführung
  • Dokumentation

Zur Planung gehört, dass Sie Ihre Arbeitsschutzorganisation prüfen und den Ablauf von Gefährdungsbeurteilungen mit den Mitwirkenden und Betroffenen abstimmen. Dazu legen Sie fest, welche Unternehmensbereiche und Arbeitsplätze beurteilt werden sollen.

Parallel zur Planung und Durchführung werden die Ergebnisse der Gefährdungsbeurteilung dokumentiert. Im Rahmen der Dokumentation halten Sie schriftlich die Beurteilung der einzelnen Bereiche und Arbeitsplätze fest. Zusätzlich dokumentieren Sie ergriffene Maßnahmen, mit denen Gefahren verringert oder vermieden werden sollen.

Nach den Bestimmungen des Arbeitsschutzgesetzes gibt es für Betriebe mit mehr als zehn Beschäftigten eine Pflicht zur Dokumentation. Sie müssen über Unterlagen verfügen, aus denen ersichtlich wird:

  • das Ergebnis der Gefährdungsbeurteilung,
  • die festgelegten Maßnahmen des Arbeitsschutzes und
  • das Ergebnis ihrer Überprüfungen.

Kommt es zu einem Unfall, bei denen ein Beschäftigter getötet oder so verletzt wird, dass er stirbt oder für mehr als drei Tage völlig oder teilweise arbeits- oder dienstunfähig wird, muss dies dokumentiert werden. Grundsätzlich sollten Sie alle organisatorischen, technischen und personenbezogenen Maßnahmen (Schulungen und Unterweisungen) dokumentieren, die Sie durchgeführt haben.

Am aufwendigsten ist der Teilprozess zur Durchführung. Die damit verbundenen Aufgaben werden nun Schritt für Schritt genauer erläutert.

Wie funktioniert eine Gefährdungsbeurteilung?

1. Gefährdungsbeurteilung vorbereiten

Folgende Aufgaben müssen Sie zu Beginn erledigen:

  • den betroffenen Arbeitsbereich und die Arbeitsplätze festlegen;
  • Betroffene informieren, wann die Beurteilung durchgeführt wird und was von ihnen vorbereitet werden soll;
  • festlegen, wer die Gefährdungsbeurteilung durchführt und diese Personen informieren (Sicherheitsfachkräfte, Betriebsarzt etc.);
  • Vorlagen und Formulare vorbereiten, um Ergebnisse zu erfassen;
  • Informationen zusammenstellen, die bereits vorliegen.

2. Gefahren und Risiken ermitteln

Grundsätzlich müssen Sie alle tatsächlich vorhandenen, aber auch mögliche Gefährdungen vor Ort und durch Begehung ermitteln. Sie müssen erkennen, was einen Unfall verursachen kann und wo arbeitsbedingte Gefahren oder Beeinträchtigungen für die Gesundheit vorliegen.

Achten Sie insbesondere auf:

  • technische Anlagen wie Maschinen, Handhabungsgeräte, Gerüste, Aufzüge und dadurch bedingte mechanische oder elektrische Gefährdungen;
  • Umgang mit bestimmten Produkten oder Arbeitsstoffen wie Sprengstoffen, Chemikalien, biologischen Arbeitsstoffen, gentechnischen Produkten;
  • Brand- oder Explosionsgefährdungen bei der Anwendung spezifischer Arbeitsstoffe oder durch Druckbehälter;
  • besondere physikalische Belastungen wie Lärm, Strahlung, Hitze, Vibrationen;
  • Transport und Verkehr innerhalb und außerhalb des Unternehmens und damit verbundene Gefahren durch Fahrzeuge;
  • physische Belastungen und Arbeitsschwere durch Handhabung, Körperbewegungen, Haltungen;
  • allgemein die Gestaltung von Arbeitsplätzen unter Berücksichtigung von Aspekten wie langes Sitzen oder Stehen, Lichtverhältnisse, Bildschirmarbeit, Raumklima, Nichtraucherschutz;
  • besondere Arbeitszeiten wie Schichtarbeit oder Bereitschaftsdienst;
  • psychische Belastung durch schlechte Arbeitsorganisation, Über- oder Unterforderung, fehlende soziale Kontakte, unzureichende Softwaregestaltung oder Mobbing;
  • Arbeitsbedingungen für besondere Personengruppen wie beispielsweise Zeitarbeitskräfte, Heimarbeitende (mobiles Arbeiten, Telearbeit, Homeoffice), Beschäftigte von Fremdfirmen, Lieferanten etc.

Dabei sind immer besondere Zielgruppen wie Kinder, Jugendliche, werdende oder stillende Mütter, Behinderte oder leistungsgewandelte Arbeitnehmer zu beachten.

Beziehen Sie stets die betroffenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an den jeweiligen Arbeitsplätzen ein, wenn es darum geht, Gefahren, Belastungen und Risiken zu erkennen.

Prüfen Sie, ob es am jeweiligen Arbeitsplatz oder im angrenzenden Arbeitsbereich bereits Unfälle gegeben hat. Ermitteln Sie mögliche Ursachen.

3. Gefahren und Risiken beurteilen

Wenn Sie die einzelnen Arbeitsplätze in Augenschein nehmen und mit den Betroffenen sprechen, bewerten Sie gleichzeitig die Gefahren und Risiken. Folgende Aufgaben sind dabei zu erfüllen:

  • abschätzen, ob die ermittelten Gefährdungen zu einem Unfall oder zu Schädigungen für die Gesundheit führen können;
  • beurteilen, wie wahrscheinlich ein gesundheitlicher Schaden eintreten kann und wie hoch das Risiko dafür ist (Eintrittswahrscheinlichkeit);
  • beurteilen, welcher Art der gesundheitliche Schaden sein kann (Schadenshöhe)
  • Vergleich mit Schutzzielen aus Rechtsvorschriften;
  • Hinzuziehen etwaiger Bewertungshilfen von staatlichen oder berufsgenossenschaftlichen Stellen.

Wenn Sie die Eintrittswahrscheinlichkeit und die Schadenshöhe einschätzen und beurteilen, können Sie eine Risikomatrix (siehe Abbildung 1) mit den folgenden Achsen erstellen:

Eintrittswahrscheinlichkeit:

  • praktisch unmöglich
  • vorstellbar
  • durchaus möglich
  • zu erwarten
  • fast gewiss

Schadensschwere:

  • keine gesundheitlichen Folgen
  • Bagatellfolgen, Arbeit kann fortgesetzt werden
  • mäßig schwere Folgen, Arbeitsausfall ohne Dauerschäden
  • schwere Folgen, irreparable Dauerschäden möglich
  • tödliche Folgen

Die Einordnung der Gefahren in diese Matrix hilft Ihnen bei der Beurteilung und bei der Maßnahmenplanung.

© VBG
Abbildung 1: Risikomatrix für die Gefährdungsbeurteilung
Quelle: VBG: Gefährdungsbeurteilung – So geht’s, 2019

4. Maßnahmen festlegen

Je nach Bewertung einer Gefahr oder eines Risikos benötigt man Maßnahmen, um diese zu vermeiden oder zu verringern. Ob und was im Einzelnen an Maßnahmen notwendig ist, leitet sich aus der Risikomatrix in Abbildung 1 ab. Es gilt:

  • grüner Bereich: Es sind keine Maßnahmen erforderlich, gegebenenfalls prüfen, ob Verbesserungen im Sinne der Betroffenen möglich sind.
  • gelber Bereich: Maßnahmen zur Risikominderung und Gefahrenabwehr sind erforderlich.
  • roter Bereich: Maßnahmen müssen sofort umgesetzt werden, um das Risiko zu verringern oder die Gefahr zu vermeiden.

Zum Arbeitsschutz tragen alle Maßnahmen, Mittel und Methoden bei, welche die Arbeitssicherheit erhöhen. Es lassen sich Maßnahmen unterscheiden als:

  • technischer Arbeitsschutz, um Gefahren für das Leben und die Gesundheit von Mitarbeitern abzuwenden, die von Arbeitsmitteln, Stoffen und Produkten, Prozessen oder von der Umgebung und Gestaltung des Arbeitsplatzes ausgehen;
  • medizinischer Arbeitsschutz, um die Gesundheit der Mitarbeiter durch eine förderliche Arbeitsumgebung zu erhalten und zu fördern;
  • sozialer Arbeitsschutz, um Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter grundsätzlich gesundheitsförderlich zu behandeln.

In jedem Fall müssen Sie dort Maßnahmen festlegen, wo rechtliche Bestimmungen und Vorschriften nicht erfüllt sind. Meist geht es dabei um technische Maßnahmen, wie Schutzeinrichtungen, Abstände, Lärmpegel, Temperaturen oder Materialeinsatz.

5. Maßnahmen umsetzen

Erstellen Sie einen Plan mit allen Maßnahmen, die Sie umsetzen müssen und umsetzen wollen. Halten Sie in Ihrem Plan fest: Wer macht was bis wann? Beginnen Sie mit den Maßnahmen, mit denen Sie das größte Unfall- und Schadensrisiko beseitigen oder vermindern.

Die entsprechend verantwortlichen Personen arbeiten diese Maßnahme nach diesem Plan ab und teilen mit, wenn alles erledigt ist.

6. Maßnahmen und Wirksamkeit überprüfen

Wenn die verantwortlichen Personen den Abschluss der Maßnahmen gemeldet haben, prüfen Sie das Ergebnis:

  • Wurden die Maßnahmen termingerecht durchgeführt?
  • Waren die Maßnahmen tatsächlich effektiv und wurde die Gefährdung beseitigt?
  • Bleibt der neue, verbesserte Zustand bestehen?
  • Muss nachgebessert werden?

Bei einigen Maßnahmen kann das Ergebnis erst nach geraumer Zeit überprüft werden. Das betrifft beispielsweise Maßnahmen, um psychische Belastung durch Mobbing oder Führungsverhalten abzustellen.

Planen Sie die Überprüfung für diese Fälle in einem angemessenen Zeitraum. Zum Beispiel dadurch, dass Sie geeignete Kennzahlen wie Krankenquote oder Fluktuation im Laufe eines Jahres auswerten oder die Mitarbeitenden befragen.

7. Gefährdungsbeurteilung fortschreiben

Planen Sie weiter Gefährdungsbeurteilungen oder Folgebeurteilungen ein, um zu prüfen, ob sich die Situation im Unternehmen und an den Arbeitsplätzen verbessert hat. Das sollte insbesondere dann erfolgen, wenn sich die Bedingungen verändert haben oder wenn ein Anlass (siehe oben) gegeben ist. Etwa bei:

  • neuen Rechtsvorschriften,
  • neuen Gefahren,
  • neuen Maschinen oder
  • Umgestaltung der Arbeitsorganisation.

In vielen Fällen muss die Gefährdungsbeurteilung nicht komplett wiederholt werden. Sie prüfen die bisherige Gefährdungsbeurteilung und die vorliegende Dokumentation und vermerken, was sich verändert hat. Etwaige notwendige Maßnahmen werden umgesetzt.

Die sogenannten Technische Regeln für Betriebssicherheit erläutern in ihrer Ausgabe TRBS 1111 ausführlich, wie eine Gefährdungsbeurteilung durchgeführt werden sollte. Dort wird Bezug genommen auf die relevanten und zugrunde liegenden Rechtsvorschriften.

Die gesetzlichen Unfallversicherungen wie die VBG bieten Informationen und Unterstützung zur Durchführung von Gefährdungsbeurteilungen. Eine Möglichkeit ist, diese mithilfe des Tools GEDOKU durchzuführen. Das Tool mit Anleitung finden Sie unter: VBG - Software GEDOKU

Praxis

Gefährdungsbeurteilung planen und durchführen

Führen Sie eine Gefährdungsbeurteilung durch und dokumentieren Sie die Ergebnisse. Orientieren Sie sich an der folgenden Vorlage.

Erfassen Sie die Gefahren und Risiken mit dem folgenden Formblatt. Dort halten Sie auch Maßnahmen fest, mit denen Gefahren und Risiken beseitigt werden sollen. So dokumentieren Sie die Ergebnisse der Gefährdungsbeurteilung und die Aktivitäten zum Arbeitsschutz.

Nutzen Sie Checklisten, um Gefahren und Risiken zu erfassen und zu beurteilen. Einen umfangreichen Katalog mit möglichen Gefährdungen und Belastungen, mit dazu passenden Schutzmaßnahmen und mit Hinweisen zu Quellen, Vorschriften, technischen Regelwerken und Normen finden Sie bei der gesetzlichen Unfallkasse (VBG), bei Gemeinsame Deutsche Arbeitsschutzstrategie (GDA) und bei den Berufsgenossenschaften Ihrer Branche.

Beispiel der VBG: Gefährdungsbeurteilung – Allgemeiner Maßnahmen- und Gefährdungskatalog

Maßnahmen zum Arbeitsschutz planen

Leiten Sie aus den Ergebnissen der Gefährdungsbeurteilung ab, welche Maßnahmen Sie in Ihrem Unternehmen durchführen müssen, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen und um die Sicherheit und Gesundheit Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu gewährleisten.

Es gilt die Regel: Technische Maßnahmen haben Vorrang vor organisatorischen Maßnahmen. Diese wiederum haben Vorrang vor persönlichen Maßnahmen und Verhaltensanweisungen (TOP-Regel).

Prüfen Sie dementsprechend für festgestellte Gefahren und Risiken, ob folgende Maßnahmen durchgeführt werden können oder müssen:

  • Beseitigen, abstellen: Beseitigen Sie die Gefahrenquelle.
  • Sicherheitstechnik: Sichern Sie alle Gefahrenquellen so ab, dass die Wahrscheinlichkeit, dass Mitarbeitende Schaden nehmen, möglichst gering ist; in den Vorschriften der Berufsgenossenschaften und deren Leitfäden finden Sie dazu eine Fülle von Vorschlägen sowie die Anforderungen, die aufgrund von Bestimmungen umgesetzt werden müssen.
  • Schutzausrüstung: Stellen Sie den Mitarbeitern alle notwendigen Geräte, Hilfen etc. zur Verfügung; zum Beispiel Absauganlagen, Ohrschutz, angemessene Arbeitskleidung, Stühle.
  • Anleitungen: Erstellen Sie Betriebsanweisungen beim Umgang mit Gefahrstoffen sowie bei der Benutzung von Arbeitsmitteln, von denen eine Gefahr ausgeht.
  • Warnhinweise: Achten Sie auf korrekte Beschriftung und auf Warnhinweise.
  • Regelmäßige Kontrollen: Prüfung Sie Arbeitsmittel und legen Sie Prüfzyklen sowie die befähigten Personen zur Durchführung der Prüfungen fest.
  • Unterweisungen: Planen Sie die Unterweisung Ihrer Mitarbeiter und führen Sie entsprechende Unterweisungen regelmäßig durch; beachten Sie dies insbesondere dann, wenn sich Stellenbeschreibungen, Aufgaben oder Abläufe für die Mitarbeitenden verändern.
  • Schulung und Trainings: Schulen und trainieren Sie die Personen, die dem Risiko ausgesetzt sein können in der Form, dass sie selbst darauf achten, dass kein Unfall passiert.
  • Organisation und Abläufe: Achten Sie darauf, dass Betriebskultur, Aufgabenverteilung und Abläufe keine psychische Belastung verursachen.
  • Führungsverhalten: Sorgen Sie dafür, dass das Verhalten von Vorgesetzten und Mitarbeitenden den Anforderungen an menschengerechte Arbeit genügen.
  • Dokumentation: Dokumentieren Sie alle Unfälle und werten Sie diese aus; suchen Sie nach Ursachen und beseitigen Sie diese.
  • Gesundheitsförderung: Ermöglichen Sie Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, für Ihre Gesundheit vorzusorgen; bieten Sie in der Kantine gesundes Essen an, schaffen Sie Möglichkeiten für Bewegung und Sport, führen Sie Vorsorgeuntersuchungen durch.

Falls Sie besondere überwachungsbedürftige Anlagen einsetzen, sollten Sie in jedem Fall mit der zugelassenen Überwachungsstelle Kontakt aufnehmen und einen gesonderten Maßnahmenplan entwickeln.

Erstellen Sie Ihren Maßnahmen- und Terminplan für den Arbeitsschutz und für die Umsetzung der notwendigen Maßnahmen. Nutzen Sie dazu die folgende Vorlage.

Dokumentieren und Dokumente verwalten

Der Arbeitsschutz verlangt eine umfangreiche Dokumentation von:

  • durchgeführten Gefährdungsbeurteilungen
  • Maßnahmen zum Arbeitsschutz
  • Kontrollen und Wirksamkeitsprüfungen
  • Organisation des Arbeitsschutzes
  • Bestellungen von beauftragten und verantwortlichen Personen
  • Unterweisungen, Schulungen, Trainings zum Arbeitsschutz
  • Betriebsanweisungen
  • Explosionsschutzdokumente
  • Gefahrstoffverzeichnisse
  • Sicherheitsdatenblätter
  • Verbandbuch
  • Alarm- und Notfallpläne
  • Prüfberichte

Halten Sie in der folgenden Vorlage fest, welche Dokumente Sie bereits erstellt haben, wo diese zu finden sind und was noch fehlt.