RechtWas beim Versand elektronischer Rechnungen zu beachten ist

Viele Unternehmen senden ihre Rechnungen auf elektronischem Wege. Im Vergleich zum Postversand kann das Zeit und Portokosten sparen. Doch was gilt es dabei zu beachten?

Rein rechtlich gesehen sind elektronische Rechnungen und Papierrechnungen gleichgestellt. Doch jedes Unternehmen kann frei entscheiden, ob es elektronische Rechnungen erhalten möchte. Denn nach wie vor darf ein Unternehmen dem Kunden nur dann eine elektronische Rechnung senden, wenn der Empfänger der elektronischen Form zugestimmt oder zumindest nicht widersprochen hat. Es empfiehlt sich hier, in der Kundendatenbank einen entsprechenden Vermerk zu hinterlegen, dass der Kunde dem Empfang elektronischer Rechnungen zugestimmt hat oder eben widersprochen hat.

Achtung: Möchte der Rechnungsempfänger keine E-Rechnung, ist das Unternehmen verpflichtet, die Rechnungen auf Papier zu versenden.

Die „Elektronische Rechnung“ oder E-Rechnung ist eine Rechnung, die auf elektronischem Wege erstellt, übertragen und empfangen wird. Darunter fallen also Rechnungen, die

• per E-Mail versendet werden (etwa als Word-, Excel-, HTML- oder PDF-Datei)
• per Web-Download übertragen werden
• auf einen Datenträger übergeben werden (etwa USB-Stick)
• per DE-Mail oder E-Post verschickt werden
• per Computer-Fax versendet werden

Doch Achtung: Rechnungen, die über ein klassisches Faxgerät empfangen werden, gelten als Papierrechnungen, nicht als elektronische Rechnungen.

Beim Schreiben von digitalen Rechnungen müssen zudem die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) eingehalten werden. Diese besagen im Wesentlichen, dass die gespeicherten Rechnungen während der gesetzlichen Archivierungsfrist nicht verändert werden dürfen und jederzeit abrufbar sein müssen.

Deshalb gilt: Sie müssen elektronische Rechnungen so versenden, dass der Empfänger sie nicht verändern kann. Eine einfache Word-Datei ohne Schreib- oder Passwortschutz ist also nicht zulässig.

Jede elektronische Rechnung muss lesbar sein und lesbar bleiben. Bei einer Papierrechnung ist das in der Regel immer der Fall. Bei elektronischen Rechnungen liegt die Sache etwas anders. Insbesondere bei der Aufbewahrung müssen geeignete Anzeigeprogramme vorhanden sein, zum Beispiel ein PDF-Viewer für Rechnungen, die im PDF-Format vorliegen. Der Gesetzgeber schreibt vor, dass die Lesbarkeit über den gesamten Aufbewahrungszeitraum (bei Unternehmern in der Regel 10 Jahre) gewährleistet sein muss.

Deshalb beachten: Sie müssen sicherstellen, dass Ihre Rechnungsempfänger in dieser Zeit Ihre Rechnungen mit einer geeigneten Lese-Software lesen können.

Entgegen der landläufigen Meinung müssen digital versendete Rechnungen nicht mehr zwingend eine digitale Signatur enthalten. Im Umsatzsteuergesetz (UStG) tauchen elektronische Signaturen mit Anbieterkennzeichnung nur noch als Beispiele für Technologien auf, welche die Ansprüche der Finanzämter an den Vorsteuerabzug erfüllen. Das Versenden elektronischer Rechnungen ist damit für Unternehmen recht einfach.

Der elektronische Rechnungsversand bringt aus Sicht des Unternehmens einige Vorteile mit sich. Vor allem eine Kosteneinsparung bei Porto und Archivierung sowie eine Zeitersparnis. Unternehmen, die auf elektronische Rechnungserstellung umstellen wollen, müssen sich jedoch für eine entsprechende Software entscheiden und ihre Prozesse umstellen. Das ist nicht immer einfach. Archivierte Rechnungen müssen in einem Dateiformat vorliegen, das jederzeit abrufbar ist.

Und wenn Ihre Kunden dem elektronischen Rechnungsempfang widersprechen, müssen Sie diese alternativ per Briefpost senden.