RechtWas beim Versand elektronischer Rechnungen zu beachten ist

Der Versand von Rechnungen auf elektronischem Weg ist schnell und günstig. Doch es müssen die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) beachtet werden.

Immer mehr Unternehmen gehen dazu über, Rechnungen auf elektronischem Wege zu verschicken. Im Vergleich zum Postversand kann dies Zeit und Portokosten sparen. Doch was gilt es dabei zu beachten?

Empfänger kann auf Papierrechnung bestehen

Rein rechtlich gesehen sind elektronische Rechnungen und Papierrechnungen gleichgestellt. Doch jedes Unternehmen kann frei entscheiden, ob es elektronische Rechnungen erhalten möchte. Denn nach wie vor darf ein Unternehmen dem Kunden nur dann eine elektronische Rechnung schicken, wenn der Empfänger der elektronischen Form zugestimmt oder zumindest nicht widersprochen hat. Es empfiehlt sich hier, in der Kundendatenbank einen entsprechenden Vermerk zu hinterlegen, dass der Kunde dem Empfang elektronischer Rechnungen zugestimmt hat.

Achtung: Möchte der Rechnungsempfänger keine E-Rechnung, ist das Unternehmen verpflichtet, die Rechnungen auf Papier zu versenden.

Was ist eine elektronische Rechnung?

Der Begriff „Elektronische Rechnung“ oder E-Rechnung ist nicht eindeutig definiert. Im Wesentlichen handelt es sich dabei um eine Rechnung, die auf elektronischem Wege erstellt, übertragen und empfangen wird. Darunter fallen also Rechnungen, die

  • per E-Mail versendet werden (etwa als Word-, Excel-, HTML- oder PDF-Datei)
  • per Web-Download übertragen werden
  • auf einen Datenträger übergeben werden (etwa USB-Stick)
  • per DE-Mail oder E-Post verschickt werden
  • per Computerfax versendet werden

Doch Achtung: Rechnungen, die über ein klassisches Faxgerät empfangen werden, gelten als Papierrechnungen, nicht als elektronische Rechnungen.

Unveränderbarkeit der gespeicherten Rechnung

Beim Schreiben von digitalen Rechnungen müssen zudem die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) eingehalten werden. Diese besagen im Wesentlichen, dass die gespeicherten Rechnungen während der gesetzlichen Archivierungsfrist nicht verändert werden können und jederzeit abrufbar sein müssen.

Lesbarkeit während der Aufbewahrungszeit

Jede elektronische Rechnung muss lesbar sein und lesbar bleiben. Bei einer Papierrechnung ist das in der Regel immer der Fall. Bei elektronischen Rechnungen liegt die Sache etwas anders. Insbesondere bei der Aufbewahrung müssen geeignete Anzeigeprogramme vorhanden sein, zum Beispiel ein PDF-Viewer für Rechnungen, die im PDF-Format vorliegen. Der Gesetzgeber schreibt vor, dass die Lesbarkeit über den gesamten Aufbewahrungszeitraum (bei Unternehmern in der Regel 10 Jahre) gewährleistet sein muss.

Digitale Signatur nicht erforderlich

Entgegen der landläufigen Meinung müssen digital versendete Rechnungen nicht mehr zwingend eine digitale Signatur enthalten. Im Umsatzsteuergesetz (UStG) tauchen elektronische Signaturen mit Anbieterkennzeichnung nur noch als Beispiele für Technologien auf, welche die Ansprüche der Finanzämter an den Vorsteuerabzug erfüllen. Das Versenden elektronischer Rechnungen ist damit für Unternehmen noch einfacher geworden.

Fazit

Der elektronische Rechnungsversand bringt aus Sicht des Unternehmens einige Vorteile mit sich. Vor allem eine Kosteneinsparung bei Porto und Archivierung sowie eine Zeitersparnis. Unternehmen, die auf elektronische Rechnungserstellung umstellen wollen, müssen sich jedoch für eine entsprechende Software entscheiden und ihre Prozesse umstellen. Das ist nicht immer einfach. Bei den Vorschriften gilt es vor allem zu beachten, dass man die Einwilligung des Kunden einholt. Archivierte Rechnungen müssen in einem Dateiformat vorliegen, das jederzeit abrufbar ist.

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