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Trauerfall im UnternehmenSo informieren Vorgesetzte über den Tod von Mitarbeitern

Wenn ein Mitarbeiter plötzlich verstirbt, müssen Vorgesetzte die Kollegen darüber informieren. Fraglich ist, wie das passieren soll: per E-Mail, persönlich oder über ein Meeting?

Montag, 8 Uhr im Büro. Hendrik F., Projektleiter, ist meist unter den ersten Mitarbeitern, die eintreffen. Doch heute ist sein Platz leer. Und das, obwohl er einen Präsentationstermin hat. Telefonisch ist er nicht erreichbar, seine letzte E-Mail stammt aus der Vorwoche. Am späten Vormittag geht dann der Anruf eines Angehörigen ein: Hendrik F. ist bei einem Unfall ums Leben gekommen, auf der Rückfahrt vom Wochenendurlaub. Bereichsleiter Martin A., sein direkter Vorgesetzter, muss jetzt eine Reihe von Entscheidungen treffen. Vor allem aber muss er das Team von Hendrik F. über dessen Tod informieren.

Die wenigsten Unternehmen haben für den Fall des Todes von Mitarbeitern ausreichend vorgedacht. Durch ungünstiges Kommunikationsverhalten werden die betroffenen Kollegen schnell irritiert und verärgert. Denn ein Todesfall löst nicht nur Trauer, sondern potenziell auch Angst vor Planungsunsicherheiten und wachsender Arbeitsbelastung aus. Führungskräfte sollten in solch einer Situation ein Verhalten zeigen, das emotional stützt, aber auch weiterhilft, den Arbeitsalltag trotz der bestürzenden Nachricht zu meistern.

Einflussfaktoren für die Kommunikation im Trauerfall

Es gibt keine allgemeingültigen Rezepte für die Aufgabenverteilung im Trauerfall. Ein kleiner Handwerksbetrieb von 25 Leuten, in dem der Meister seine „rechte Hand“ verliert, tut sich leichter als ein Großkonzern, als Mannschaft zusammenzukommen und gemeinsam auf persönliche, emotionale Weise Trauer auszudrücken.

Eine bestimmende Größe ist auch der Hintergrund des Todesfalls: Der gewaltsame Tod eines Top-Managers wird in Unternehmen mit großer Belegschaft andere Kreise ziehen als das schon lange zu erwartende Dahinscheiden eines chronisch kranken Mitarbeiters, oder auch das Versterben eines in Rente gegangenen Kollegen, von dem man sich schon zu Lebzeiten hat verabschieden können. Keiner dieser Todesfälle ist für die direkt Betroffenen leicht zu schultern, aber die Reaktion auf Arbeitgeberseite wird sich unter anderem auch daran orientieren, welche weitreichenden Folgen der Verlust für das Unternehmen und seine Ziele hat.

Wie wird eine Nachricht über den Tod eines Mitarbeiters am besten mitgeteilt? In einem Kleinstbetrieb ist ein kleines Team über eine direkte Ansprache problemlos erreichbar. In größeren Unternehmen ist das nicht immer so. Hier werden zwar E-Mail und Intranet als Kommunikationskanäle genutzt, doch diese gelten als die problematischsten, wenn es um erste Mitteilungen über Todesfälle geht. Gerade der Ton in E-Mails kann oft missverständlich sein, und das schon bei deutlich unverfänglicheren Themen.

Direkt erreichbare Mitarbeiter immer mündlich benachrichtigen

Eine rasche Information per E-Mail über den Tod eines Mitarbeiters ist nur dann sinnvoll, wenn direkte Arbeitskollegen des Verstorbenen auf anderem Weg nicht erreichbar sind. Es wäre nicht gut, so lange zu warten, bis die Kollegen beispielsweise aus dem Urlaub zurückgekehrt sind.

Wo Teammitglieder aber vor Ort erreichbar sind, gilt die mündliche Benachrichtigung als erste Wahl. Das gilt für alle potenziell Schock auslösenden Mitteilungen. Rasch kontaktiert zu werden, ist der klare Wunsch und die Erwartung des engsten Arbeitsumfelds.

Vorteile der direkten Ansprache durch Vorgesetzte

Vor Ort hat die direkte Ansprache wesentliche Vorteile: Erstens erhalten die betroffenen Mitarbeiter einen unmittelbaren, authentischen Eindruck von der Stimmungslage des Vorgesetzten. Dies ist für das Grundgefühl, gut und sicher geführt zu werden, sehr wichtig. Denn: Die begründbare Wahrnehmung, der Tod eines Mitarbeiters werde kalt und geschäftsmäßig behandelt, zerstört das Vertrauensverhältnis zwischen Arbeitnehmern und Arbeitgeber oft langfristig.

Zweitens bekommen die angesprochenen Kollegen durch die persönliche Kommunikation Gelegenheit, ihren Emotionen Raum zu geben, Fragen zu stellen und ihre dringendsten Bedürfnisse zu äußern – seien es Kondolenzwünsche an die Familie oder das Absichern wichtiger Arbeitsschritte. Führungskräfte erhalten häufig von den engsten Teamkollegen des Verstorbenen unersetzliche Hinweise auf dringend zu Erledigendes, das sie alleine übersehen hätten. Ebenso können diese Mitarbeiter Empfehlungen geben, was das Team oder die Gesamtbelegschaft im weiteren Verlauf als passend empfindet. Dieses dialogische Vorgehen stärkt das Verhältniss zwischen Führungkraft und Mitarbeitern.

Bei Betriebsunfällen ganze Belegschaft informieren

Eine Form der Information über den Tod eines Mitarbeiters ist die Ansprache vor der gesamten Belegschaft. Auch in mittleren bis großen Unternehmen mit mehr als 1.000 Mitarbeitern hat sie – eventuell auf mehrere Termine und Gruppen verteilt – ihren Platz. Beispielsweise bei Betriebsunfällen: Hier wird das elementare Sicherheitsbedürfnis von Mitarbeitern in Mitleidenschaft gezogen. Die Belegschaft erwartet in solchen Fällen zuallererst klare Information darüber, was nach aktuellem Wissensstand stattgefunden hat. Bloß durch anteilnehmende Worte ohne die Darlegung von Fakten lässt sie sich nicht zufriedenzustellen.

Die Belegschaft möchte aber vor allem zeitnah Auskunft erhalten. Der Schaden für das Arbeitgeberimage wäre groß, wenn der Eindruck entsteht, Informationen würden verschleppt, zurückgehalten oder verzerrt dargestellt. Dadurch entsteht ein Führungsproblem, das es zu bewältigen gilt. Besonders dann, wenn der Kenntnisstand zunächst noch gering ist und offene Fragen erst nach einiger Zeit beantwortet werden können.

Wann ein Meeting Sinn macht

Große Unternehmen werden in Fällen mit weniger Signalwirkung die mündliche Mitteilung auf die Team-, Abteilungs- oder Bereichsebene beschränken. Hier entsteht nun die Frage nach einem Gruppen-Meeting oder Einzelgespräch.

Das Meeting hat mehrere Vorteile, zumindest wenn der verstorbene Mitarbeiter selbst Teil eines Teams oder dessen Vorgesetzter war: Symbolisch steht das Meeting dafür, die Trauer und Betroffenheit gemeinsam zu tragen und sich gegenseitig zu trösten. Aber auch die drängendsten Fach- und Sachfragen können sofort mit den Teamplayern angesprochen werden. Dabei geht es zwar nicht um das Abarbeiten einer detaillierten Agenda, aber es lässt sich bereits erkennen, was die betroffenen Kollegen am schnellsten geklärt haben wollen.

Wann Einzelgespräche Sinn machen

Einzelgespräche bieten sich im Vorfeld oder im Nachgang des Meetings an. Besonders in diesen Fällen:

  • Eine Kollegin oder ein Kollege ist emotional besonders belastet.
  • Es bestand ein besonders enges Verhältnis zu einzelnen Kollegen.
  • Nur auf wenige Einzelne kommen besondere Aufgaben und Umplanungen zu.
  • Neuregelungen bergen die Gefahr von Personalkonflikten, denen im Einzelgespräch präventiv begegnet werden kann.
  • Der Todesfall bringt vertraulich zu behandelnde Informationen mit sich.

Persönliche Ansprache durch die Führungskraft

Eine der mächtigsten Interventionen ist die persönliche, gefühlsbetonte und gleichzeitig glaubwürdige Stellungnahme einer Führungskraft. Sie gewinnt die Herzen von Mitarbeitern und schafft ein Gefühl von Orientierung in Zeiten der Verunsicherung. Das schafft die Voraussetzung dafür, eine Mannschaft aus dem Gefühl von Katastrophe und fehlendem Licht am Ende des Tunnels wieder herauszuführen.

Wichtig ist ein mündlicher Redestil, der natürlich und nicht weit weg vom Alltagswortlaut und Umgangsstil vor Ort wirkt. Da dieser in jedem Unternehmen anderes ist, ist das folgende Beispiel nur ein Anhaltspunkt und ein nicht zur wörtlichen Übernahme gedachter Textbaustein!

Beispiel: Mündliches Informieren des Teams über den Tod eines Mitarbeiters

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

ich habe die traurige Pflicht, euch eine Nachricht zu überbringen, die einige schon gehört haben werden. Wem sie neu ist, der wird sicher so schockiert reagieren wie ich heute Morgen. Wir haben Hendrik F. verloren. Gestern ist er bei einem Unfall ums Leben gekommen. Ein Angehöriger hat mich vorhin darüber informiert, und ich wollte euch gleich jetzt am Vormittag zusammenrufen.

Wir wissen alle, wie geschätzt Hendrik als Kollege war, als Fachmann ebenso wie als stets hilfsbereiter Freund. Zehn Jahre war er bei uns in der Entwicklungsabteilung, ich selbst habe ihn damals eingestellt und seither seinen Werdegang verfolgt. Deswegen geht mir diese Nachricht auch besonders nahe, auch wenn ich mit Hendrik nicht so eng vertraut war wie einige von euch. Ihr wisst, dass er mit seinen 38 Jahren auch eine junge Familie hinterlässt.

(Es folgen Worte zur Kondolenz an die Familie).

(…) Wir brauchen jetzt sicher alle Zeit, die Situation zu verarbeiten. Ich weiß, dass dieser Unfall auch einschneidende Veränderungen für das Team mit sich bringt und erst einmal eine Menge Unsicherheiten. Ganz konkret müssen für die kommenden Tage Entscheidungen getroffen werden. Ich verspreche Euch, mich noch heute mit der Personalleiterin und Hendriks Stellvertreter zusammenzusetzen und das Nötigste zu planen. Meine Tür steht für euch offen: Wer mir dazu etwas mitteilen will oder Empfehlungen geben möchte, wird gehört. Ich komme schnellstmöglich wieder auf euch zu und bitte euch, in den nächsten Tagen auch verstärkt auf eure E-Mails zu achten.

Die persönliche Ansprache – die im obigen Beispiel sehr schnell auf die Todesnachricht folgt, am besten am selben Tag – kann zwar gut schriftlich vorbereitet werden, sollte aber im Stil so gehalten sein, als ob emotional und spontan über das Ereignis und seine Wirkung auf den Sprecher und das Team geredet wird. Idealerweise sollte frei gesprochen werden, was am leichtesten gelingt, wenn das Gesagte nicht weit vom tatsächlich Gefühlten entfernt ist.

In großen Unternehmen Traueranzeige aushängen

Wie aber geht man in anonymeren Großunternehmen mit der Pflicht zur Benachrichtigung um? Gerade dort wird sensibel wahrgenommen, wer wann wie informiert. Je größer das Unternehmen, desto weniger wird beim Tod von Mitarbeitern mit geringem Bekanntheits- und Einflussgrad die ganze Belegschaft zusammengerufen werden. Hier erfolgt die Benachrichtigung wenig betroffener Kreise schriftlich.

Gerade in traditionelleren Unternehmen kommt die E-Mail für die Information über den Tod von Mitarbeitern eher weniger zum Einsatz als eine Anzeige des Todesfalls – zusammen mit dem Ausdruck der Anteilnahme seitens der Geschäfts- und Personalleitung – in anderen Medien, wie zum Beispiel der Firmenzeitschrift. Mitarbeitervertreter schätzen einen Aushang im Betriebsgebäude oder ein elektronisches Pendant dazu und lesen dies auch aufmerksam.

Die Wahl des Mediums ist hier weniger wichtig als der authentisch wirkende Ausdruck der Betroffenheit. Emotionale Worte eines Intensitätsgrads, wie er normalerweise Familienmitgliedern vorbehalten bleibt, würden gerade im Großbetrieb als genauso unpassend empfunden wie gestelzte, förmliche, nicht individuelle Formulierungen, die mit der Alltagssprache am Arbeitsplatz wenig zu tun haben.

Beispiel: Traueranzeige als öffentlicher Aushang im Unternehmen

Plötzlich, für uns alle unfassbar, haben wir einen lieben Kollegen verloren. Im Alter von nur 50 Jahren verstarb

N.N.

Mehr als 15 Jahre war er in unserem Unternehmen als Buchhalter tätig. N.N. war ein zuverlässiger, immer hilfsbereiter und überaus gewissenhafter Mitarbeiter. Unter den Vorgesetzten und Kollegen fanden seine fachlichen und menschlichen Qualitäten hohe Anerkennung. Wir werden ihm ein ehrendes Andenken bewahren. Unser Mitgefühl gilt seinen Hinterbliebenen, allen voran seiner Frau M. und Tochter E.

Geschäftsleitung und Belegschaft der XY AG

Diese Anzeige ist nicht unemotional, aber traditionell formuliert. Das allein ist nicht zwingend ein Nachteil. Wie sie wahrgenommen wird, hängt stark vom Kontext ab. Ein passender Wortlaut allein reicht nicht: Mitarbeiter nehmen sehr fein wahr, wie authentisch die Geschäftsleitung in ihrer Anteilnahme ist, und misst die Bewertung solcher Veröffentlichungen auch an der Gesamtkultur. Ein vernichtendes Feedback hierbei wäre: „Die haben N.N. doch gar nicht gekannt, aber tun so, als ob!“ Ein positives Szenario wäre, wenn Kollegen vor dem Aushang stehenbleiben, den Geschäftsführer im Geiste genau so sprechen hören und, angestoßen von dem Gelesenen, vor ein paar Kollegen spontan in Worte fassen, was ihnen der Verstorbene bedeutet hat.

Nach der Todesnachricht für Planungssicherheit sorgen

Eine schriftliche Kommunikation hat gerade im Nachgang der akuten Reaktion auf den Trauerfall ihren Platz. Wenn auf dem Verstorbenen viele Verantwortlichkeiten ruhten, wird Krisenprävention nötig. Folgende Auswirkungen des Todesfalls sollten thematisiert werden:

  • Kurzfristig zu erledigende Aufgaben: Wer macht jetzt was?
  • Personelle Kompetenzen: Wer wird jetzt Verantwortlicher/Ansprechpartner für ...?
  • Neue Arbeits- und Rollenverteilungen: Wer übernimmt die Aufgaben des verstorbenen Mitarbeiters?
  • Gegebenenfalls Neubesetzungen nach interner oder externer Rekrutierung.
  • Teamneubildung mit veränderten Funktionen für mehrere Personen.
  • Bewältigung der Mehrbelastung, bis Ersatz für den verlorenen Kollegen gefunden wird.

Diese Herausforderungen machen einen Todesfall – zumindest bei reichlich Verantwortung tragenden Mitarbeitern – zum Auslöser für einen Veränderungsprozess, der viel Bewegung in die Teamdynamik bringen kann und sich positiv oder negativ auch auf die Außenkommunikation auswirken kann. Diesen Veränderungsprozess zu steuern ist Aufgabe der Führungskraft, die dazu auch den direkten Kontakt zu den ihr vorgesetzen Instanzen suchen sollte.

Beispiel: E-Mail oder Intranet-Nachricht zur Planungssicherheit

Liebe Mitarbeiter und Kollegen,

wir alle sind immer noch betroffen vom Verlust unseres Projektleiters, von dem wir vorgestern erfahren haben. Zusammen mit der Personalleitung habe ich das Interesse, euch die kommenden Tage und Wochen bestmöglich zu unterstützen. Dabei bin ich aber auch auf eure Mitarbeit und Ideen angewiesen. Ich möchte mit euch eine Reihe von Projektmeetings abhalten, wo wir die unmittelbar anstehenden Aufgaben, aber auch die kommende Rollenverteilung besprechen. In unserer ersten Sitzung in dieser Woche werden wir klären, was am wichtigsten und dringlichsten ist und daraus einen ersten Maßnahmenplan ableiten.

(Es folgen Zeit und Datum).

Lasst uns zusammen diese zweifellos schwierige Übergangszeit durchstehen! In unserem Team klafft eine Lücke, und wir vermissen einen uns liebgewordenen Menschen. Diesen Verlust werden wir noch lange schmerzhaft fühlen. Wie wir damit umgehen, kann uns wachsen lassen – zumindest ist das meine Hoffnung.

Wichtig ist, den Teammitgliedern konkrete Aussichten für eine Lösung der entstehenden Sachprobleme und Raum für die oftmals über einen langen Zeitraum aufgewühlten Gefühle zu geben. Die Führungskraft sollte über das angebotene Mitgefühl hinaus Perspektiven bieten und Hoffnung ausdrücken: Auf eine befriedigende Neuregelung der in Unordnung gekommenen Teamangelegenheiten ebenso wie auf wieder entstehende Harmonie in der Gruppe.

Emotionen der Mitarbeiter wahrnehmen und ernst nehmen

Sich lange schon durch Krankheit ankündigende Todesfälle sind nicht so verunsichernd wie unerwartete, etwa durch eine plötzliche Gesundheitskrise, Unfall, Suizid oder Gewaltverbrechen. Bei letzteren ist es nach dem Ausdruck der Anteilnahme von entscheidender Wichtigkeit zu signalisieren, dass die Emotionen und Sorgen der Mitarbeiter wahrgenommen werden. Ihre Wurzel können diese Emotionen in dem schmerzhaften Verlust selbst haben, aber auch in den Planungsproblemen, die ein unvorhergesehener Personalverlust erzeugt. Rasch gehen Mitarbeiterängste auch in die Richtung, wie sicher noch der eigene Platz im Team ist und wie gut man wohl mit einem Nachfolger zurechtkommt.

Lösungen brauchen nicht gleich präsentiert zu werden, aber dass man sich ernsthaft um solche bemühen wird, ist eine notwendige Botschaft. Sicherheit und Zutrauen schaffen eine klare Aussage zu den unmittelbar geplanten nächsten Schritten, mindestens aber die Zusicherung, sich zeitnah mit den wesentlichen Verantwortlichen zu koordinieren.

Fazit

Der Umgang mit Trauerfällen ist ein Prüfstein für Unternehmen: Intern wird die Integrität des Arbeitgebers daran gemessen. Aber auch bei Kunden, Geschäftspartnern und der Öffentlichkeit prägt er stark das Image, zum Vor- oder Nachteil des Unternehmens. Eine Kultur des Trauerns zu entwickeln, auf Basis einer kommunizierten Unternehmensethik, besitzt starke Signalwirkung, nach innen wie nach außen. Die dadurch angestoßenen Gespräche und Impulse führen zu vitalen Initiativen, weil Menschen sich mit ihren Bedürfnissen gesehen fühlen.

Dazu im Management-Handbuch

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