Warum manche Personalgespräche schwierig oder kritisch sind

Bei einem schwierigen oder kritischen Personalgespräch ist die Situation für Führungskraft und Mitarbeiter unangenehm. Mit dem Thema des Mitarbeitergesprächs sind starke Emotionen verbunden, die Reaktion des Mitarbeiters ist für die betroffene Führungskraft unkalkulierbar. Manchmal geht es dabei auch um ein Tabuthema, das besprochen werden muss.

Das sind dann die Gespräche, die – wenn es eben sein muss – „durchgezogen werden“, statt sich ausreichend auf das Thema und die jeweilige Situation vorzubereiten. Oft werden solche Gespräche auch lange vor sich hergeschoben.

Dennoch sind Personalverantwortliche früher oder später in der Situation, dass sie mit ihrem betroffenen Mitarbeiter ein kritisches Gespräch führen müssen. Sie müssen eine Vertragsänderung oder gar Kündigung mitteilen oder einen Mitarbeiter auf sensible Themen wie Mobbing, Diebstahl oder Suchtprobleme ansprechen.

Anlässe für schwierige Gespräche mit Mitarbeitenden

Als schwierig werden wahrscheinlich die meisten Führungskräfte das Gespräch bei folgenden Anlässen empfinden:

  • Kündigungsgespräch oder Erklärung einer Abmahnung
  • keine Verlängerung des befristeten Arbeitsvertrags, keine Übernahme nach der Probezeit oder nach Abschluss der Ausbildung
  • Kritik- und Feedbackgespräch bei Minderleistung, Fehlleistung oder negativen Verhaltensweisen des Mitarbeiters
  • Vertragsänderungen bezüglich Arbeitsort, Vergütung oder Tätigkeit
  • betriebsbedingte Veränderungen, Einführung von Kurzarbeit, Fusion, Auslagerung oder Zusammenschluss, neuer Vorgesetzter
  • Aufhebung einer erteilten Urlaubsgenehmigung
  • Nachfassen, wenn eine Anweisung nicht befolgt oder eine Aufgabe nicht erledigt wurde
  • Fehlzeiten- und Rückkehrgespräch nach Arbeitsunfähigkeit, Krankheit oder häufiger Abwesenheit
  • Konflikte mit Teammitgliedern oder schwerwiegende Meinungsverschiedenheiten
  • Verdacht auf Diebstahl, Gewalteinsatz (zum Beispiel in der Pflege), Mobbing oder sexuelle Belästigung am Arbeitsplatz
  • Suchtprobleme oder psychische Belastungen des Mitarbeiters
  • Tod einer nahestehenden Person des Mitarbeiters
  • Gesprächswunsch seitens des Mitarbeiters: Arbeitsorganisation, Gehaltserhöhung, Beförderung, Urlaub oder Freistellung

Ziele des Personalgesprächs

Wenn ein Gespräch zu solchen Anlässen geführt wird, sollen beide Seiten am Ende das Gefühl haben: Das war ein angemessenes, gutes, konstruktives oder sachliches Gespräch. Je nach Thema oder Anlass hat die Führungskraft weitere Ziele, die sie mit dem Gespräch verfolgt. Sie will zum Beispiel:

  • eine für beide Seiten akzeptable Lösung finden,
  • beim Mitarbeiter eine Verhaltensänderung bewirken,
  • dem Mitarbeiter drohende Konsequenzen seines Verhaltens deutlich machen,
  • den eigenen Standpunkt vertreten,
  • den Mitarbeiter (wieder) motivieren,
  • Schaden vom Team oder vom Unternehmen abwenden,
  • Hilfe anbieten.

Voraussetzungen für schwierige Personalgespräche

Um das jeweilige Gesprächsziel zu erreichen, sollten sich Personalverantwortliche vorbereiten. Regelmäßige Mitarbeitergespräche sind schließlich nicht nur ein wichtiges Element strategischer Personalführung und Personalbindung; sie werden häufig auch vonseiten der Mitarbeiter und Kollegen der Betroffenen gewünscht.

Den meisten Führungskräften fällt es leicht, über angenehme oder „eindeutige“ Themen wie gute Mitarbeiterleistungen oder eine Gehaltserhöhung zu sprechen. Aber gerade bei sensiblen Themen ist ein klärendes Gespräch besonders wichtig. Das setzt voraus:

  • eine gute Vorbereitung
  • die Beherrschung spezieller Gesprächstechniken
  • Einfühlungsvermögen

Gesetzliche Grundlagen im Betriebsverfassungsgesetz

Personalgespräche sind nicht ausdrücklich gesetzlich geregelt. Der Fachanwalt für Arbeitsrecht, Hendrik Bourguignon, weist jedoch in seinem Beitrag zu schwierigen Personalgesprächen darauf hin, dass einige Regelungen aus dem Betriebsverfassungsgesetzes (§§ 81 bis 84 BetrVG) zu beachten sind. Dazu gehören:

  • Gespräche auf Initiative des Arbeitgebers über geänderte Anforderungen an die Tätigkeit des Arbeitnehmers
  • Leistungsbeurteilungs- oder Entwicklungsgespräche auf Wunsch des Arbeitnehmers; hier darf der Arbeitnehmer ein Mitglied des Betriebsrats hinzuziehen (§ 82 BetrVG)
  • Unterredungen zum Einsichtsrecht in die Personalakte auf Initiative des Arbeitnehmers
  • Gespräche zum Thema Beschwerderecht des Arbeitnehmers

Was bei kritischen Personalgesprächen rechtlich zu beachten ist

Vor Ausspruch einer Verdachtskündigung

Der Arbeitnehmer muss die Gelegenheit bekommen, Stellung zu den Vorwürfen zu nehmen.

Vor Ausspruch einer Abmahnung oder Kündigung

Eine Pflicht des Arbeitgebers, den Arbeitnehmer wirklich „anzuhören“ besteht nicht. Ein Gespräch ist trotzdem empfehlenswert. Denn der Arbeitgeber hat so Gelegenheit, den Sachverhalt nochmals zu ermitteln und zu prüfen.

Bei Beschäftigten, die in den letzten zwölf Monaten länger als sechs Wochen arbeitsunfähig waren

Der Arbeitgeber hat ein betriebliches Eingliederungsmanagement (§ 167 Abs. 2 Sozialgesetzbuch IX) einzuleiten. Damit soll das Arbeitsverhältnis nach Möglichkeit erhalten bleiben. Ein solches Eingliederungsmanagement findet nicht statt, wenn der über das Verfahren zu informierende Arbeitnehmer dies ablehnt.

Bei Fehlzeiten- und Krankenrückkehrgesprächen

Diese Gespräche unterliegen, wenn sie in standardisierter Form durchgeführt werden, der Mitbestimmung des Betriebsrats.

Protokoll über das Personalgespräch – ja oder nein?

Ob über das Personalgespräch ein Protokoll erstellt wird, ist gesetzlich nicht geregelt. Ein Protokoll zum Gespräch zu schreiben, kann Vor- und Nachteile haben und ist daher vom Anlass abhängig. Wenn Sie als Führungskraft sicherstellen wollen, dass das Gesprächsergebnis auch später nachvollziehbar und dokumentiert ist, sollten Sie ein Protokoll erstellen. Damit es später keine Meinungsverschiedenheit gibt, was genau vereinbart wurde.

Auf alle Fälle sollte ein Protokoll stets beiden Beteiligten unterschrieben und für beide zugänglich sein. Zumal es dann Teil der Personalakte wird. Deshalb sollte es kurz gefasst sein und keine subjektiven Äußerungen zitieren, die später umstritten sein könnten.

Praxis

Anlass und Rahmenbedingungen für das Mitarbeitergespräch klären

Klären Sie, was Anlass ist für das schwierige Mitarbeitergespräch, das Sie führen wollen oder sollen. Was genau ist passiert?

Prüfen Sie dann, ob Sie rechtliche Rahmenbedingungen erfüllen müssen und inwiefern das Arbeitsrecht oder andere Regelungen relevant sind. Klären Sie dies gegebenenfalls mit Ihrer Personalabteilung und lassen Sie sich beraten. Bereiten Sie sich auf das schwierige und kritische Mitarbeitergespräch entsprechend vor.

Mitarbeitergespräche dokumentieren

Wenn Sie ein Protokoll erstellen: Halten Sie alle wichtigen Punkte des Mitarbeitergesprächs fest, um es für Vorgesetzte und Beschäftigte nachvollziehbar zu machen. Nutzen Sie dafür die folgende Protokollvorlage für Mitarbeitergespräche.