ChatGPT für die Datenanalyse mit ExcelAbweichungen bei Excel-Daten interpretieren und Ursachen erkennen

Das Problem: Wie lassen sich Abweichungen interpretieren und begründen?

Abweichungen gehören zum Alltag jeder Analyse:

• Ist-Werte entsprechen nicht den Plan-Werten.
• Ergebnisse des aktuellen Jahres weichen vom Vorjahr ab.
• Der Forecast entspricht nicht den Erwartungen.

Excel zeigt diese Abweichungen zuverlässig – sowohl absolut und  relativ als auch farblich hervorgehoben. Und trotzdem bleibt häufig Unsicherheit:

• Ist die Abweichung relevant oder normal?
• Handelt es sich um einen einmaligen Effekt?
• Liegt ein strukturelles Problem vor?
• Muss man reagieren – oder beobachten?

Das eigentliche Problem ist nicht die Berechnung der Abweichung, sondern ihre Interpretation.

Der passende Prompt (Beispiel)

Der entscheidende Perspektivwechsel lautet: Nicht fragen, wie groß eine Abweichung ist, sondern warum sie existiert. Ein dafür geeigneter Prompt wäre:

„Ich habe Abweichungen zwischen Ist- und Planwerten. Bitte hilf mir, diese Abweichungen systematisch zu interpretieren:
– mögliche Ursachen
– typische Einflussfaktoren
– Unterschiede zwischen einmaligen Effekten und strukturellen Entwicklungen.
Bitte ohne vorschnelle Bewertung oder Handlungsempfehlungen.“

Dieser Prompt lenkt ChatGPT auf Ursachen statt Symptome. Es geht um Hinweise zur Struktur und nicht zum Einzelfall. Die Ergebnisse und Zahlen sollen eingeordnet werden, ohne dass daraus ein Aktionismus entsteht.

Wie übergibt man die Abweichungen an ChatGPT?

Für diesen Praxisfall benötigt ChatGPT keine vollständige Planung, sondern Kontext. Hilfreich sind Angaben wie:

• Art der Abweichung: Menge, Preis, Mix
• Zeitraum: einzelner Monat, mehrere Perioden
• Richtung: positiv oder negativ
• Bezug: Plan, Vorjahr oder Forecast

Ein Beispiel für Kontext beim Prompt ist:

„Ist-Umsatz liegt in drei aufeinanderfolgenden Monaten unter Plan.“

Entscheidend ist nicht die Zahl, sondern die Abweichungsstruktur.

Was ChatGPT daraufhin leistet

ChatGPT verhält sich hier wie ein Analyse-Sparringspartner, nicht wie ein Entscheider. Typische Leistungen sind:

Systematisierung möglicher Ursachen

ChatGPT ordnet Abweichungen beispielsweise ein nach:

• Mengen- oder Preiseffekten
• externen oder internen Ursachen
• temporären oder dauerhaften Effekten

Das schafft Ordnung für mögliche Ursachen.

Trennung von Effekt und Ursache

ChatGPT macht klar:

• Abweichung ist ein Ergebnis
• Ursache liegt häufig außerhalb der Zahl

Das verhindert vorschnelle Schlüsse wie „Der Markt ist schlecht“.

Einordnung von Wiederholung

• einmalige Abweichung
• wiederkehrende Abweichung
• zunehmende Abweichung

Je nach Muster ändert sich die Bedeutung grundlegend.

Hinweise auf Analysebedarf

ChatGPT weist häufig darauf hin:

• wo weitere Daten nötig wären
• welche Dimensionen geprüft werden sollten
• wo vorschnelle Bewertungen riskant sind

Damit bleibt offen, welche Schlussfolgerungen daraus abzuleiten sind.

Worauf man beim Prompt achten sollte

Bei Abweichungsanalysen ist Disziplin entscheidend. Wichtig ist:

• Bewertung bewusst zurückstellen
• nicht sofort nach Maßnahmen fragen
• Ursachen nicht vorgeben
• mehrere Erklärungsrichtungen zulassen

Hilfreiche Ergänzungen im Prompt sind:

„Bitte strukturiere mögliche Ursachen, ohne sie zu bewerten.“

„Trenne interne und externe Einflussfaktoren.“

„Bitte weise auf Unsicherheiten hin.“

Wie man das Ergebnis sinnvoll nutzt

Eine saubere Abweichungsinterpretation bewirkt:

• bessere Diskussionen
• weniger Schuldzuweisungen
• gezieltere Folgeanalysen
• fundiertere Entscheidungen

Bewährte Prompts für die Praxis

Ursachen strukturieren

„Welche typischen Ursachen kommen für diese Abweichung infrage?“

Wiederholung bewerten

„Ist diese Abweichung eher einmalig oder strukturell?“

Interne vs. externe Faktoren

„Welche internen und externen Einflussfaktoren könnten relevant sein?“

Analysebedarf erkennen

„Welche zusätzlichen Informationen wären hilfreich, um die Ursache besser einzugrenzen?“

Didaktischer Prompt

„Bitte erkläre mir die Abweichung so, dass ich sie sachlich erläutern kann.“

Einordnung und Fazit

Abweichungen sind kein Problem – sie sind ein Signal. Das Risiko entsteht erst, wenn Signale falsch interpretiert oder vorschnell bewertet werden. ChatGPT hilft dabei:

• Abweichungen analytisch zu zerlegen
• Ursachenräume zu strukturieren
• Diskussionen zu versachlichen