Organigramm erstellenAufbau und Aussehen eines Organigramms erarbeiten

Ein Organigramm soll Prozesse im Unternehmen sowie die Verteilung von Aufgaben zeigen. Je nachdem, wo der Schwerpunkt liegt und was für die Strategie wichtig ist, ergeben sich daraus eine funktionale, divisionale oder Matrix-Organisation. Was zweckmäßig ist, zeigt eine Organisationsdiagnose. Lesen Sie, wie Sie dazu vorgehen und dann Ihr Organigramm erstellen.

Organigramme bieten Orientierung

In Organigrammen zeigt sich, wie das Management das Unternehmen, die Prozesse und alle Aufgaben verteilt und organisiert. Alle Organigramme und Organisationsstrukturen lassen sich den folgenden vier Grundformen für Organisationsgestaltung zuordnen:

  • Funktionale Organisationen stellen die einzelnen Aufgabenbereiche wie Forschung, Entwicklung, Produktion, Vertrieb oder Marketing in den Vordergrund.
  • Divisionale Organisationen gliedern sich nach Produkten, Kunden oder Vertriebsregionen.
  • Matrixorganisationen kombinieren beide Gliederungselemente.
  • Die Holding betrachtet nur die vielen rechtlich selbstständigen Unternehmen als Beteiligungen unter ihrem Dach und führt und koordiniert diese anhand ausgewählter Kennzahlen.

Hinweis: Organigraph als Alternative zum Organigramm

Henry Mintzberg und Ludo van der Heyden haben für komplexe Bilder von Organisationen den Begriff des Organigraphen geprägt. Denn Unternehmen richten sich immer stärker an Projekten und Prozessen aus und sie lagern zunehmend Unternehmensfunktionen aus oder fassen sie in Shared Service Centern oder Profit-Centern zusammen. Somit werden die Bilder von Unternehmen komplexer, sodass das klassische statische Organigramm nicht mehr passend erscheint.

Parameter der Organisationsgestaltung

Die Organisationsforschung unterscheidet vier Faktoren, die bei der Entwicklung der Aufbauorganisation und damit des Organigramms maßgeblich sind. Für die Organisationsgestalter stellen diese Faktoren den Handlungs- und Gestaltungsspielraum dar, um einzelne Stellen und Abteilungen zu bilden. Das sind dann die Organisationseinheiten, die im funktionalen, divisionalen oder im Matrix-Organigramm dargestellt werden.

Die folgenden Faktoren sind die Parameter der Organisationsgestaltung:

Spezialisierung

Hier geht es darum zu bestimmen, wer welche Aufgaben übernimmt und erfüllt. Zentrale Fragen sind: Wie soll die Arbeit aufgeteilt werden? Auf welche Arten von Stellen kann die Arbeit verteilt werden? Wie lassen sich die Stellen zu größeren Einheiten (Abteilungen) zusammenfassen?

Koordination

Vor allem aufgrund gegenseitiger Abhängigkeiten der Stellen und Einheiten sind ihre Ziele und Aktivitäten zeitlich und inhaltlich so aufeinander abzustimmen, dass die übergeordneten Unternehmensziele erreicht werden. Dabei soll Doppelarbeit vermieden werden, und der Abstimmungsaufwand soll möglichst gering bleiben. Koordination kann dazu beispielsweise durch Weisung, durch Selbstabstimmung, durch Pläne oder über interne Märkte erfolgen.

Leitungssystem

Indem Stellen zu größeren Einheiten zusammengefasst und jeweils eigenen Leitungsstellen unterstellt werden, entsteht ein mehrstufiges Stellengefüge mit über-, unter- und nebengeordneten Organisationseinheiten. Das Organigramm zeigt, wer welche Einheit leitet, wer wem Anweisungen geben darf und damit Führungskraft ist. Das Organigramm zeigt damit auch, wo diese Befugnisse enden.

Entscheidungsdelegation

Wenn Über- und Unterordnungsverhältnisse der Organisationseinheiten festgelegt werden, werden Entscheidungskompetenzen verteilt. Geschäftsführer und Prokuristen, die aus rechtlicher Sicht Entscheidungen treffen dürfen, delegieren diese Möglichkeit an andere Organisationseinheiten. Dann ist festzulegen, welche Entscheidungen eine Organisationseinheit treffen darf und welche von einer übergeordneten Einheit getroffen werden. Ein Teil der Verantwortung wird delegiert. Dazu müssen auch die Rahmenbedingungen und Befugnisse einer Einheit klar sein.

Regeln zum Erstellen von Organigrammen

Wenn Sie ein Organigramm erstellen, können Sie sich an folgenden bewährten Regeln orientieren. Stellen Sie sich dazu folgende Fragen:

Wie detailliert soll das Organigramm werden?

Der Zweck bestimmt, wie detailliert Ihr Organigramm werden soll. Prüfen Sie, ob alle Mitarbeiter des Unternehmens auftauchen sollen. Oder genügen einzelne Mitarbeiterkategorien? Wenn es um eine Umorganisation geht, muss jede Stelle berücksichtigt werden. Ihre Kunden wird aber nur der grobe Aufbau Ihres Unternehmens interessieren.

Welche Formen sollen das Unternehmen abbilden?

Zur Abbildung Ihres Unternehmens müssen Sie nicht immer Kästen und Linien nutzen. Sie können Ihre Organisation auch in Form von Kreisen, Ellipsen und Pfeilen darstellen. Die Kreise und Ellipsen symbolisieren mehr Offenheit, Flexibilität und Kommunikation. Pfeile können zeigen, wie wichtige Prozesse ablaufen und von wo nach wo Informationen weitergegeben werden.

Müssen Kunden im Organigramm abgebildet werden?

In einem modernen Organigramm sollten die Kunden explizit auftauchen. Sie sind das Ziel und der Zweck Ihres Unternehmens. An den Kunden muss sich die Organisation – und damit das Organigramm – orientieren. Die Kunden als Akteure und Stakeholder können deshalb im Organigramm dargestellt sein. Dazu zeigen Sie mit dem Organigramm, welche Stellen oder Abteilungen direkten Kontakt mit Kunden haben.

Nach welchen Kriterien wird die Grundstruktur gewählt?

Für die Wahl der Grundstruktur für Ihr Organigramm können Sie sich an folgenden Kriterien orientieren:

  • Kundengruppen wie Großkunden, Einzelhändler und Privatkunden.
  • Produkttypen wie Standardprodukte, Spezialprodukte und Massenprodukte.
  • Hauptaufgaben wie Marketing, Forschung und Entwicklung, Produktion, Vertrieb und Service.

Welche Inhalte gehören in ein Organigramm?

Neben der Grundstruktur Ihres Organigramms ist auch wichtig, dass Sie wichtige Nebenfunktionen nennen. Das können sein: Personal, EDV, Controlling und Recht. Die Geschäftsleitung wird gesondert ausgewiesen.

Welchem Prinzip folgt der Aufbau eines Organigramms?

Wer in Ihrem Unternehmen viel miteinander reden muss, sollte nicht nur räumlich eng zusammensitzen, sondern im Organigramm auch eine Einheit bilden. Mit Pfeilen können Sie darüber hinausgehende Kommunikations- und Informationsbeziehungen abbilden.

Praxis

Organisationsdiagnose durchführen

Bevor Sie eine neue Organisationsstruktur entwickeln und diese in einem Organigramm für alle sichtbar abbilden, sollten Sie eine Organisationsdiagnose durchführen.

  • Prüfen Sie anhand der Fragen in der folgenden Checkliste die Abläufe in Ihrem Unternehmen sowie die formellen und informellen Regeln der Zusammenarbeit in Ihrer Organisation.
  • Stellen Sie die Abläufe und Regeln Ihrer Organisation in Zusammenhang mit Ihrem Organigramm. Klären Sie, inwiefern das Organigramm diese Abläufe und Regeln sichtbar macht.

Erstellen Sie ein Organigramm, das den oben genannten Regeln entspricht und die Fragen dazu beantwortet:

  • Stellen Sie für Ihr Organigramm zentrale Sachverhalte, Kunden und wichtige Prozesse in Ihrem Unternehmen in den Vordergrund.
  • Zeigen Sie, welche Organisationseinheit für die entsprechenden Aufgaben verantwortlich ist.
  • Verbinden Sie die Organisationseinheiten, die eng zusammenarbeiten und Informationen austauschen.

Wie ein Organigramm aussehen kann, das die bewährten Regeln für Organigramme umsetzt, zeigt Abbildung 5. Passen Sie diese Organigramm-Vorlage an Ihre Gegebenheiten an. Ergänzen und ändern Sie Ihre wichtigen Abteilungen.

Abbildung 5: Beispiel für ein prozessorientiertes Organigramm

Nutzen Sie folgende Vorlagen, um in Ihrem Organigramm Aufgaben, Prozesse, Produkte und Dienstleistungen sowie die Kunden abzubilden. Machen Sie sichtbar, wer sich abstimmt, wo Flexibilität notwendig ist und wo es auf Schnelligkeit und Kundenorientierung ankommt.

Mit der folgenden Vorlage können Sie ein Organigramm in Excel darstellen. Damit können Sie zum Beispiel Kennzahlen zu jeder Organisationseinheit hinterlegen und dann für übergeordnete Einheiten automatisch summieren. Beispiele sind: Anzahl Mitarbeiter oder Budgets.

Weitere Varianten, um die Prozessorientierung und Kundenorientierung im Unternehmen als Organigramm sichtbar zu machen, finden Sie im Handbuch-Kapitel zu Profit-Centern.

Im folgenden Abschnitt dieses Handbuch-Kapitels erfahren Sie, welche Fragen und Aspekte Sie klären und festlegen müssen, wenn Sie ein Organigramm erstellen. Damit das Organigramm realistisch, verbindlich und wirksam wird, sollte es im Team erarbeitet werden. Sie können dazu für Ihren Verantwortungsbereich alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einbinden oder als Organisationsentwickler gemeinsam mit der Geschäftsleitung und den Führungskräften das Organigramm erstellen. Dazu finden Sie im folgenden Abschnitt einen Regieplan für einen Workshop.