Handout erstellenBedeutung, Zweck und Merkmale eines Handouts

In einem Handout fassen Sie alle Informationen und Inhalte Ihres Vortrags und Ihrer Präsentation zusammen. Wichtig ist, dass das Handout vollständig, nachvollziehbar und gut lesbar ist. Lesen Sie hier, worauf Sie außerdem achten sollten, wenn Sie ein Handout vorbereiten.

Wofür braucht es ein Handout?

In einem Handout fassen Sie die wichtigen Informationen Ihres Vortrags und Ihrer Präsentation schriftlich zusammen. Das Publikum kann mit dem Handout vor, während oder nach dem Vortrag den Inhalt (mit)lesen. Meist dient das Handout als Erinnerungsstütze. Zudem kann es andere Personen, die beim Vortrag nicht dabei waren, mit den wichtigsten Informationen versorgen.

Wenn Sie den Inhalt Ihres Vortrags schriftlich zusammenfassen, ist das mit mehr oder weniger Zusatzaufwand verbunden. Deshalb sollten Sie überlegen, warum und wofür Sie ein Handout erstellen. Sie können damit folgende Zwecke verfolgen:

  • Mit dem Handout geben Sie Ihrem Vortrag und den Informationen mehr Verbindlichkeit. Sie zeigen damit: Die Informationen sind wichtig – bitte beachten oder merken.
  • Das Handout kann als Entscheidungsvorlage aufbereitet sein. Damit wollen Sie erreichen, dass die Anwesenden oder andere Entscheidungsbefugte eine Entscheidung treffen – die auf Ihrem Vortrag und Ihren Informationen basiert.
  • Mit dem Handout wird dokumentiert, dass Sie den Vortrag gehalten haben und welche Informationen Sie dabei vermittelt haben. Das Handout wird dann meist dem Protokoll der Veranstaltung beigefügt. Zudem kann es später bei einem Audit oder bei Haftungsfragen wichtig sein.
  • Das Handout kann Ihre professionelle Arbeitsweise sichtbar machen. Sie bieten damit Ihrem Publikum einen zusätzlichen Service. Wer nicht genau zugehört hat, wer nicht gleich alles verstanden hat, wer beim Vortrag nicht dabei war, sie alle können im Nachhinein Ihren Vortrag noch einmal lesen. Viele schätzen das und werden Ihnen dafür dankbar sein.

Wenn das Handout parallel zum Vortrag und zur Präsentation erstellt wird, kann es Ihnen helfen, die wichtigen Informationen zu erkennen und diese herauszustellen. Sie verlieren sich dann nicht in Details. Außerdem achten Sie damit auch auf die nachvollziehbare und verständliche Struktur.

Wichtige Merkmale eines guten Handouts

Aus dem Zweck des Handouts leitet sich ab, was ein gutes Handout auszeichnen sollte. Am wichtigsten ist, dass es alle Informationen enthält, die für Ihren Vortrag maßgeblich sind. Die Frage dazu ist: Wird jemand, der beim Vortrag nicht dabei war und nur das Handout liest, auf dem gleichen Informationsstand sein, wie eine beim Vortrag anwesende Person?

Die wichtigen Merkmale des Handouts sind demnach:

  • Das Handout fasst alle wichtigen Inhalte Ihres Vortrags und Ihrer Präsentation zusammen.
  • Die Informationen sind für alle Leserinnen und Leser verständlich und nachvollziehbar.
  • Das Handout ist übersichtlich und leicht lesbar.
  • Das Handout ist kurz und bündig.

Wie umfangreich ein Handout sein soll, lässt sich nicht allgemein sagen. Je kürzer, desto besser. Allerdings sollten keine Informationen fehlen, die für das Verständnis Ihres Vortrags und Ihrer Botschaften wichtig sind. Im Idealfall umfasst das Handout eine DIN-A4-Seite oder ein DIN-A4-Blatt, also zwei Seiten. Bei umfangreichen Fachvorträgen kann es auch mehr Seiten umfassen.

Wenn Sie das Handout vor Ihrem Vortrag austeilen, werden die Zuhörerinnen und Zuhörer damit mitverfolgen, was Sie sagen. Möglicherweise notieren Sie darauf Anmerkungen oder Fragen. Deshalb ist es hilfreich, wenn Sie dafür Platz lassen und den Text entsprechend mit einem breiten Rand ausdrucken.

Vorsicht Falle: Präsentationsfolien sind kein Handout!

Gute Präsentationsfolien sind nicht als Handout geeignet. Denn die Abbildungen und Folien illustrieren nur Ihren Vortrag und machen komplexe Inhalte besser verständlich – sind also einfach gestaltet. Nicht alle Informationen, die für das Verständnis wichtig sind, stehen auf den Präsentationsfolien. Wenn Sie alles, was Sie bei der Präsentation sagen, auch auf Ihre Folien schreiben, sind diese viel zu umfassend und zu voll für eine Präsentation. Im schlimmsten Fall lesen Sie alles vor, was auf den Folien steht. Damit langweilen Sie Ihr Publikum.

Wenn Sie nur Ihre gezeigten und für die Präsentation optimierten Folien als Handout verteilen, fehlen wichtige Informationen, die Sie bei Ihrem Vortrag mündlich vermittelt haben.

Handout verteilen

Das Handout kann ein oder mehrere Tage vor dem Vortrag, unmittelbar vor Beginn, direkt im Anschluss oder ein oder mehrere Tage nach dem Vortrag an die anwesenden und an andere interessierte Personen verteilt werden.

Handout vorab verteilen

Wenn das Handout vorab verteilt wird, dann können sich alle bereits darüber informieren, worüber Sie sprechen. Damit bieten Sie die Möglichkeit, dass sich die Interessierten eigene Gedanken machen, eine Meinung bilden oder zusätzliche Informationen recherchieren können. Das kann dann hilfreich sein, wenn es nach dem Vortrag eine Diskussion oder eine Arbeitsrunde (Workshop) geben soll. Allerdings nehmen Sie Ihrem Vortrag damit den Überraschungseffekt und einen Teil der Dramaturgie.

Handout unmittelbar vor dem Vortrag verteilen

Wenn Sie das Handout vorab oder unmittelbar vor Beginn des Vortrags an die Anwesenden, als sogenannte Tischvorlage, verteilen, können diese während des Vortrags mitlesen. Das kann für das Verständnis hilfreich sein. Außerdem können sich die Zuhörerinnen und Zuhörer auf dem Handout Notizen machen. Der Nachteil ist, es kann Aufmerksamkeit für Ihr gesprochenes Wort verloren gehen, wenn alle mit dem Lesen beschäftigt sind.

Handout nach dem Vortrag verteilen

Wenn Sie das Handout direkt im Anschluss oder später an die Anwesenden und andere Interessierte verteilen, behalten Sie den Überraschungseffekt. Bei einem späteren Verteilen können Sie das Handout bei Bedarf auch noch korrigieren oder ergänzen, wenn sich dies beim Vortrag als notwendig oder hilfreich herausgestellt hat.

Form des Handouts

Sie können ein Handout ausdrucken und zum Vortrag mitbringen und verteilen; deshalb spricht man auch von einer Handreichung. Sie können es auch per E-Mail versenden, als Anhang oder mit einem Link für den Download von einer Webseite (Internet, Intranet oder Cloud-Service). Beim elektronischen Versand wird das Handout meist als PDF-Datei verteilt. Weniger geeignet sind Original-PowerPoint-Folien oder Word-Dateien.

Praxis

Klären Sie vorab:

  • Erwartet Ihr Publikum ein Handout?
  • Würde es ein Handout als hilfreich empfinden?
  • Welchen Zweck verfolgen Sie mit dem Handout?
  • Was wollen Sie damit erreichen, vermitteln oder sichtbar machen?
  • Welche formalen Gründe machen ein Handout erforderlich?

Wenn Sie Ihren Vortrag bereits als PowerPoint-Präsentation oder Redemanuskript erstellt haben, markieren Sie darin alle Inhalte und Informationen, die wichtig sind für das Verständnis Ihres Anliegens oder Ihrer Kernbotschaft. Aus diesen Informationen können Sie die Inhalte für Ihr Handout ableiten.

Wenn es noch keine Präsentation und kein Manuskript gibt, klären Sie:

  • Was ist Thema Ihres Vortrags?
  • Wer sind die Zielgruppen und Adressaten?
  • Welche Personen werden anwesend sein?
  • Welche Funktion und welche Rolle haben diese in Ihrem oder für Ihr Unternehmen?
  • Warum interessieren sich diese Personen für Ihr Thema?
  • Was genau sind deren Erwartungen?
  • Welche Vorgeschichte hat das Thema (bei Ihnen, bei der Zielgruppe)?
  • Welche Reizworte sollten Sie vermeiden – oder einsetzen?
  • Welchen Nutzen könnte die Zielgruppe aus Ihrem Vortrag mitnehmen?
  • Welche Vorkenntnisse haben die Zuhörerinnen und Zuhörer sowie die Zielgruppen und Adressaten, an die sich der Vortrag außerdem richtet?
  • Welche Ziele und Zwecke verfolgen Sie mit dem Vortrag?
  • Wie viel Zeit steht Ihnen für den Vortrag zur Verfügung?

Sammeln Sie auf der Grundlage Ihrer Antworten oder Vermutungen zu diesen Fragen die Inhalte und Informationen, die Sie beim Vortrag vermitteln, präsentieren oder sagen wollen. Machen Sie eine Stoffsammlung. Daraus entwickeln Sie dann Ihren Vortrag, Ihre Präsentation, Ihr Redemanuskript und Ihr Handout – meist parallel. Nutzen Sie für die Stoffsammlung eine der beiden folgenden Vorlagen.

Welche Inhalte in das Handout gehören und wie diese strukturiert werden, erfahren Sie im folgenden Abschnitt dieses Handbuch-Kapitels.

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