Kennzahlen-DashboardBeispiele für Kennzahlen-Dashboards

Ein Kennzahlen-Dashboard soll schnell und eindeutig sichtbar machen, was der Nutzer wissen muss. Um die entscheidenden Informationen auf den Punkt zu bringen, gibt es unterschiedliche Varianten von Kennzahlen-Dashboards. Hier finden Sie Beispiele für die Darstellung von Kennzahlen und die Visualisierung von Soll-Ist-Vergleichen und Zeitverläufen.

Kennzahlen-Dashboard nach dem Modell der Balanced Scorecard

Die Balanced Scorecard (BSC) stellt die Kennzahlen dar, die langfristig und aus strategischer Perspektive wichtig sind für ein Unternehmen oder einen Unternehmensbereich. Ziele und Kennzahlen werden dabei jeweils individuell vom Management festgelegt und dann in einer Übersicht dargestellt. Dabei werden bei einer Balanced Scorecard vier Bereiche unterschieden:

  • Finanzperspektive: beinhaltet klassische finanzielle Kennzahlen vor allem für Anteilseigner.
  • Kundenperspektive: umfasst Kennzahlen, die Kundenmeinungen und Kundeneinstellungen gegenüber dem Unternehmen abbilden.
  • Prozessperspektive: mit Kennzahlen, die beschreiben, wie gut oder schlecht interne Prozesse bezüglich Zeit, Qualität oder Kosten ablaufen.
  • Lern- und Entwicklungsperspektive oder Mitarbeiterperspektive: Indikatoren, die zeigen, wie das Unternehmen auf die zukünftigen Entwicklungen ausgerichtet ist (zum Beispiel Kompetenz und Innovationskraft) oder wie es auf die eigenen Mitarbeiter und deren Engagement wirkt (zum Beispiel Mitarbeiterzufriedenheit oder Betriebsklima).

Wie dieser Aufbau einer BSC in einem Kennzahlen-Dashboard abgebildet werden kann, zeigt Abbildung 1.

Abbildung 1: Balanced Scorecard als Kennzahlen-Dashboard

Soll-Ist-Abweichungen von Kennzahlen mit Farben sichtbar machen

Oft will der Nutzer eines Kennzahlen-Dashboards auf einen Blick erkennen, ob er aktiv werden muss. Das ist vor allem dann der Fall, wenn der Wert der Kennzahl von einem vorgegebenen Wert (Soll-Wert) abweicht oder stark abweicht (wenn es einen akzeptablen oder Toleranzbereich gibt). Diese unerwünschten Abweichungen werden meist mit Farben sichtbar gemacht:

  • grün: alles im akzeptablen Bereich
  • gelb: Abweichung (gerade noch so) im Toleranzbereich, aber außerhalb des angezielten Bereichs
  • rot: Abweichung des Werts der Kennzahl ist so groß, dass Maßnahmen ergriffen werden sollten

Welche Aktivitäten notwendig sind, ergibt sich aus dem Ziel, dem Zweck und dem Aspekt, den die Kennzahl abbildet. Das muss im Einzelfall vom Kennzahlen-Verantwortlichen beurteilt und entschieden werden. Abbildung 2 zeigt ein Beispiel dafür, wie Abweichungen des Kennzahlen-Werts von einer Vorgabe farblich dargestellt werden können.

Abbildung 2: Kennzahlen-Darstellung mit farblichem Signal

Zeitlicher Verlauf einer Kennzahl im Kennzahlen-Dashboard

Für die Analyse und Interpretation einer Kennzahl können der zeitliche Verlauf und die Änderung des Kennzahlen-Werts entscheidend sein. Dazu muss für den Nutzer schnell sichtbar sein, wie sich der Kennzahlen-Wert in der Vergangenheit entwickelt und verändert hat. Sobald diese Entwicklung eine „unerwünschte Richtung“ einschlägt, können Aktivitäten oder Maßnahmen zur Korrektur eingesetzt werden.

Dabei muss der Nutzer entscheiden, welchen Zeitraum er betrachten will und welche zeitliche Auflösung notwendig ist. Diese Auflösung kann von einem Tag (oder noch kürzer) bis hin zu einem Jahr reichen. Außerdem muss festgelegt werden, wie viele Zeitpunkte oder Zeitperioden dabei im Verlaufs-Diagramm abgebildet werden sollen. Abbildung 3 zeigt ein Beispiel für ein Kennzahlen-Dashboard mit Kennzahlen-Werten in einem Säulen-Diagramm und einem Zeitraster für sieben Tage.

Abbildung 3: Säulen-Diagramm als Kennzahlen-Dashboard

Leistungen mit Kennzahlen darstellen

Die meisten Kennzahlen werden deshalb ermittelt und ausgewertet, weil sie zeigen sollen, inwiefern und in welchem Maß ein vorgegebenes Ziel erreicht wird – oder nicht erreicht wird. Damit wird mit der Kennzahl die Leistung eines Unternehmens, eines Bereichs oder eines Teams dargestellt. Wichtig ist dabei, dass die Kennzahl so gewählt und berechnet wird, dass sie ein echter Leistungsindikator ist.

Abbildung 4 zeigt, wie Leistungskennzahlen als Gliederungszahl oder Beziehungszahl berechnet werden und wie diese dann abgebildet werden können. In der Abbildung erfolgt diese Darstellung im Zeitverlauf. Außerdem wird ein Soll-Ist-Vergleich durchgeführt; die Soll-Vorgabe zeigt sich in einer grünen Linie, und die maximale Toleranz wird durch eine rote Linie dargestellt.

Abbildung 4: Leistungskennzahl darstellen (Beispiel Prozessleistung)

Tipp: Leistungen als Key Performance Indicator (KPI) darstellen

Besonders wichtige Leistungen eines Bereiches oder eines Teams werden oft auch als Key Performance bezeichnet. Die entsprechende Kennzahl ist der Key Performance Indicator. Wie Sie solche Kennzahlen ermitteln und im Unternehmen einsetzen, erfahren Sie im Handbuch-Kapitel zu Key Performance Indicators (KPI).

Kennzahlen in einem übersichtlichen Dashboard zusammenstellen

Die genannten Varianten für die Darstellung von Kennzahlen bilden in einigen Fällen eine Fülle von Informationen rund um eine Kennzahl ab. Dies kann oder soll in einem Kennzahlen-Dashboard noch vereinfacht und damit übersichtlicher werden. In Kennzahlen-Dashboards wird nur die entsprechende Kennzahl genannt und in einem passenden und schnell erfassbaren Diagramm visualisiert. Abbildung 5 zeigt dafür einige Beispiele.

Abbildung 5: Beispiele für Kennzahlen-Dashboards mit unterschiedlichen Varianten der Visualisierung
Praxis

Kennzahlen-Dashboard nach dem BSC-Modell

Wenn Sie Ihr Kennzahlen-Dashboard nach dem Aufbau des Modells der Balanced Scorecard (BSC) zusammenstellen wollen, können Sie folgende Excel-Vorlagen nutzen.

Soll-Ist-Abweichungen schnell sichtbar machen

Damit Abweichungen des Ist-Werts einer Kennzahl von der Ziel- oder Soll-Vorgabe schnell sichtbar werden, können Sie eine der folgenden Varianten für ein Kennzahlen-Dashboard mit Excel nutzen. Das Maß der Abweichung kann durch eine Signalfarbe sichtbar gemacht werden.

Verlauf von Kennzahlen darstellen

Mit den folgenden Excel-Vorlagen können Sie den Verlauf von Kennzahlen darstellen. Sie können das Zeitraster bei vielen Vorlagen selbst wählen oder leicht ändern.

Leistungskennzahlen darstellen

Mit den folgenden Vorlagen können Sie Leistungskennzahlen als Quotient aus einer Input-Größe und einer Output-Größe darstellen. Das entspricht einer Gliederungs- oder Beziehungskennzahl. Außerdem bilden Sie mit der Vorlage den Zeitverlauf ab und machen Abweichungen von einer Soll-Vorgabe sichtbar.

Die Werte, die als Input und als Output gewählt werden, können Sie selbst festlegen. Sie müssen je nach Leistungskennzahl selbst logisch korrekt bestimmen, welcher Wert im Zähler und welcher im Nenner steht. Beispiele: Umsatz (Output) pro Mitarbeiter (Input); oder: Kosten (Input) pro produzierte Stücke (Output).

Kennzahlen-Dashboard in unterschiedlichen Varianten zur Visualisierung

Mit den folgenden Excel-Vorlagen haben Sie eine Fülle unterschiedlicher Varianten für die Visualisierung der Kennzahl und ihrer Bewertung durch die Farbwahl. Wählen Sie aus, welche Art der Visualisierung für Ihre Zwecke am besten geeignet ist.

Wie Sie diese Excel-Vorlagen sowie weitere Excel-Vorlagen mit speziell für Kennzahlen-Dashboards vorbereiteten Diagramm-Elementen für Ihre Zwecke nutzen und anpassen können, ist im folgenden Abschnitt des Handbuch-Kapitels erklärt. Dazu sind nur wenige Grundkenntnisse in Excel und in Office-Programmen notwendig.