Kennzahlen-DashboardBeispiele für Kennzahlen-Dashboards

Ein Kennzahlen-Dashboard zeigt schnell und eindeutig, was der Nutzer wissen muss. Um die entscheidenden Informationen auf den Punkt zu bringen, gibt es unterschiedliche Varianten von Kennzahlen-Dashboards. Hier finden Sie Beispiele für die Darstellung von Kennzahlen sowie für die Visualisierung von Soll-Ist-Vergleichen und Zeitverläufen.

Kennzahlen-Dashboard nach dem Modell der Balanced Scorecard

Die Balanced Scorecard (BSC) stellt die Kennzahlen dar, die langfristig und aus strategischer Perspektive wichtig sind für ein Unternehmen oder einen Unternehmensbereich. Ziele und Kennzahlen werden dabei jeweils individuell vom Management festgelegt und dann in einer Übersicht gezeigt. Dabei werden bei einer Balanced Scorecard vier Bereiche unterschieden:

Finanzperspektive:

Dieser BSC-Bereich beinhaltet klassische finanzielle Kennzahlen wie Umsatz oder Gewinn.

Kundenperspektive:

Die Kundenperspektive umfasst Kennzahlen, die Kundenmeinungen und Kundeneinstellungen gegenüber dem Unternehmen abbilden; zum Beispiel Empfehlungsrate oder Anzahl Kundenbeschwerden.

Prozessperspektive:

Mit diesen Kennzahlen wird gezeigt, wie gut oder schlecht interne Prozesse bezüglich Zeit, Qualität oder Kosten ablaufen; zum Beispiel produzierte Stück pro Tag oder Kosten für Nacharbeit.

Lern- und Entwicklungsperspektive oder Mitarbeiterperspektive:

Kennzahlen, die zeigen, wie das Unternehmen auf die zukünftigen Entwicklungen ausgerichtet ist oder wie es auf die eigenen Beschäftigten und deren Engagement wirkt; Beispiele sind: Aufwand für Forschung und Entwicklung, Anzahl Verbesserungsvorschläge durch Mitarbeitende oder Note zur Mitarbeiterzufriedenheit.

Wie dieser Aufbau einer Balanced Scorecard in einem Kennzahlen-Dashboard abgebildet werden kann, zeigt Abbildung 1.

Abbildung 1: Balanced Scorecard als Kennzahlen-Dashboard

Soll-Ist-Abweichungen von Kennzahlen mit Farben sichtbar machen

Der Nutzer eines Kennzahlen-Dashboards möchte auf einen Blick erkennen, ob er aktiv werden muss. Das gilt vor allem, wenn der Wert der Kennzahl von einem vorgegebenen Wert (Sollwert) abweicht oder stark von einem Toleranzwert abweicht.

Diese unerwünschten Abweichungen werden meist mit Farben sichtbar gemacht:

  • grün: alles im gewünschten Bereich
  • gelb: Abweichung (gerade noch so) im Toleranzbereich, aber außerhalb des akzeptablen Bereichs
  • rot: Abweichung des Werts der Kennzahl ist so groß, dass Maßnahmen ergriffen werden sollten

Welche Aktivitäten notwendig sind, ergibt sich aus dem Ziel, dem Zweck und dem Aspekt, den die Kennzahl abbildet. Das muss im Einzelfall vom Kennzahlen-Verantwortlichen beurteilt werden. Abbildung 2 zeigt ein Beispiel dafür, wie Abweichungen des Kennzahlen-Werts von einer Vorgabe farblich dargestellt werden können.

Abbildung 2: Kennzahlen-Darstellung mit farblichem Signal (Beispiele)

Zeitlicher Verlauf einer Kennzahl im Kennzahlen-Dashboard

Für die Analyse und Interpretation einer Kennzahl können der zeitliche Verlauf und die Änderung des Kennzahlen-Werts entscheidend sein. Dazu muss für den Nutzer schnell sichtbar sein, wie sich der Kennzahlen-Wert in der Vergangenheit entwickelt und verändert hat. Sobald diese Entwicklung eine unerwünschte Richtung einschlägt, können Aktivitäten oder Maßnahmen zur Korrektur eingesetzt werden.

Dabei muss der Nutzer entscheiden, welchen Zeitraum er betrachten will und welche zeitliche Auflösung notwendig ist. Diese Auflösung kann von einem Tag (oder noch kürzer) bis hin zu einem Jahr reichen. Außerdem muss festgelegt werden, wie viele Zeitpunkte oder Zeitperioden dabei im Verlaufs-Diagramm abgebildet werden sollen. Abbildung 3 zeigt ein Beispiel für ein Kennzahlen-Dashboard mit Kennzahlen-Werten in einem Säulen-Diagramm und einem Zeitraster für sieben Tage.

Abbildung 3: Säulen-Diagramm mit Zeitverlauf als Kennzahlen-Dashboard (Beispiel)

Leistungen mit Kennzahlen darstellen

Die meisten Kennzahlen werden ermittelt und ausgewertet, weil sie zeigen sollen, inwiefern und in welchem Maß ein vorgegebenes Ziel erreicht wird – oder nicht erreicht wird. Damit wird mit der Kennzahl die Leistung eines Unternehmens, eines Bereichs oder eines Teams dargestellt.

Wichtig ist dabei, dass die Kennzahl so gewählt und berechnet wird, dass sie ein echter Leistungsindikator ist.

Abbildung 4 zeigt, wie Leistungskennzahlen als Gliederungszahl oder Beziehungszahl berechnet werden und wie diese dann abgebildet werden können. In der Abbildung erfolgt diese Darstellung im Zeitverlauf. Außerdem wird ein Soll-Ist-Vergleich durchgeführt; die Soll-Vorgabe zeigt sich in einer grünen Linie, und die maximale Toleranz (nach unten) wird durch eine rote Linie dargestellt.

Abbildung 4: Leistungskennzahl darstellen (Beispiel Prozessleistung)

Kennzahlen in einem Tacho-Diagramm darstellen

Kennzahlen lassen sich besonders anschaulich in Form eines Tacho-Diagramms darstellen. Die Visualisierung besteht dann aus einem Zeiger und einem Kreissegment oder Ringsegment. Der Zeiger stellt den Wert der Kennzahl dar. Er wird im Kreissegment so positioniert, dass deutlich wird, ob dieser Wert gut oder schlecht ist.

Was ein guter und was ein schlechter Wert ist, ergibt sich aus den Erwartungen. Diese werden meist als Zielvorgabe, Planwert oder Sollwert festgelegt. Damit man auf einen Blick erkennen kann, wie der Kennzahlenwert vom Plan- oder Sollwert abweicht, wird die Farbsymbolik der Ampel im Tacho-Diagramm verwendet. Neben dem Plan- oder Sollwert gibt es dann einen Toleranzwert. Er markiert den Wert, der zwar nicht der Vorgabe entspricht, der aber noch toleriert wird.

Es gilt im Tacho-Diagramm mit Ampelfarben:

  • grüner Bereich im Kreissegment: der Wert der Kennzahl entspricht den Vorgaben oder ist besser
  • gelber Bereich im Kreissegment: der Wert der Kennzahl liegt in einem definierten Toleranzbereich zwischen der Zielvorgabe oder dem Plan- und Sollwert und einem Toleranzwert, der gerade noch akzeptiert wird
  • roter Bereich im Kreissegment: der Wert der Kennzahl ist schlechter als der Toleranzwert; die Kennzahl liegt in einem kritischen Bereich, die Zielabweichung ist zu groß

Für die Darstellung der Kennzahl im Tacho-Diagramm muss unterschieden werden, ob

  • ein niedriger Wert der Kennzahl besser ist oder
  • ein Wert in einem mittleren Bereich (zu hoch und zu niedrig sind schlechte Bereiche) oder
  • ein höherer Wert

Abbildung 5 zeigt entsprechend drei Varianten für die Visualisierung einer Kennzahl in einem Tacho-Diagramm.

Abbildung 5: Tacho-Diagramme mit Ampelfarben zur Visualisierung von Kennzahlen (Beispiel)

Kennzahlen in einem übersichtlichen Dashboard zusammenstellen

Die genannten Varianten für die Darstellung von Kennzahlen bilden in einigen Fällen eine Fülle von Informationen rund um eine Kennzahl ab. Dies kann oder soll in einem Kennzahlen-Dashboard noch vereinfacht und damit übersichtlicher werden. In Kennzahlen-Dashboards wird nur die entsprechende Kennzahl genannt und in einem passenden und schnell erfassbaren Diagramm visualisiert. Abbildung 6 zeigt dafür einige Beispiele.

Abbildung 6: Beispiele für Kennzahlen-Dashboards mit unterschiedlichen Varianten der Visualisierung
Praxis

Kennzahlen-Dashboard nach dem BSC-Modell

Wenn Sie Ihr Kennzahlen-Dashboard wie im Modell der Balanced Scorecard (BSC) zusammenstellen wollen, können Sie folgende Excel-Vorlagen nutzen.

Soll-Ist-Abweichungen schnell sichtbar machen

Damit Abweichungen des Istwerts einer Kennzahl von der Ziel- oder Soll-Vorgabe schnell sichtbar werden, können Sie eine der folgenden Varianten für ein Kennzahlen-Dashboard mit Excel nutzen. Das Maß der Abweichung wird durch eine Signalfarbe sichtbar.

Verlauf von Kennzahlen darstellen

Mit den folgenden Excel-Vorlagen können Sie den Verlauf von Kennzahlen darstellen. Sie können das Zeitraster bei vielen Vorlagen selbst wählen oder leicht ändern.

Leistungskennzahlen darstellen

Mit den folgenden Vorlagen können Sie Leistungskennzahlen als Quotient aus einer Input-Größe und einer Output-Größe darstellen. Das entspricht einer Gliederungs- oder Beziehungskennzahl. Außerdem bilden Sie mit der Vorlage den Zeitverlauf ab und machen Abweichungen von einer Soll-Vorgabe sichtbar.

Die Werte, die als Input und als Output gewählt werden, können Sie selbst festlegen. Sie müssen je nach Leistungskennzahl selbst logisch korrekt bestimmen, welcher Wert im Zähler und welcher im Nenner steht. Beispiele: Umsatz (Output) pro Mitarbeiter (Input); oder: Kosten (Input) pro produzierte Stücke (Output).

Kennzahlen in einem Tacho-Diagramm darstellen

Mit den folgenden Excel-Vorlagen können Sie Ihre Kennzahlen in einem Tacho-Diagramm mit Ampelfarben darstellen. Die Vorlagen eignen sich für den Fall, dass ein hoher Kennzahlenwert besser ist oder ein niedriger.

In dieser Vorlage kann außerdem eine Kennzahl im Tacho-Diagramm dargestellt werden, wenn sich der optimale Bereich in einem mittleren Wertebereich befindet.

Kennzahlen-Dashboard in unterschiedlichen Varianten zur Visualisierung

Mit den folgenden Excel-Vorlagen haben Sie eine Fülle unterschiedlicher Varianten für die Visualisierung der Kennzahl und ihrer Bewertung durch die Farbwahl. Wählen Sie aus, welche Art der Visualisierung für Ihre Zwecke am besten geeignet ist und die Bedeutung der Kennzahl angemessen ausdrückt.

Tipp: Worauf Sie bei der Visualisierung im Dashboard achten sollten

Das Kennzahlen-Dashboard stellt alle wichtigen Kennzahlen in einer(!) Übersicht zusammen. Wenn alle Kennzahlen in der gleichen Weise visualisiert werden, wirkt das monoton. Wichtige Abweichungen gehen unter. Variieren Sie die Darstellungsformen – passend zur Kennzahl, aber nicht mit zu vielen Varianten.

Nutzen Sie:

  • die Ampel oder Symbole für Alarmsignale: Weicht eine Kennzahl stark ab, wird die Ampel rot und es muss sofort gehandelt werden;
  • das Tacho-Diagramm oder das Thermometer für die laufende Steuerung: Sie greifen ein, wenn die Tacho-Nadel in den gelben Bereich kommt und prüfen, was sich danach tut;
  • das Waffel-Diagramm, das Kreis-Diagramm oder die Batterie für kumulierte Werte: Sie sehen, wie etwas wächst und wie nahe Sie dem Ziel bereits sind;
  • das Säulen-Diagramm mit Soll-Linie: Sie erkennen Trends, Entwicklungen und Abweichungen vom Zielwert.

Wie Sie diese Excel-Vorlagen sowie weitere Excel-Vorlagen mit speziell für Kennzahlen-Dashboards vorbereiteten Diagramm-Elementen für Ihre Zwecke nutzen und anpassen können, ist im folgenden Abschnitt des Handbuch-Kapitels erklärt. Dazu sind nur wenige Grundkenntnisse in Excel und in Office-Programmen notwendig.