Critical-Chain-ManagementEngpässe in Projekten und Prozessen identifizieren und auflösen

Die wirklichen Engpässe im Unternehmen geben sich oft nicht selbst zu erkennen. Sie müssen diese durch genaue Beobachtung und Messung identifizieren. Insbesondere müssen Sie die Personen befragen, die wissen, warum Projekte nicht vorankommen und Prozesse stocken, – und die das ehrlich sagen.

Kernfragen zur Identifikation von Engpässen

Der Engpass im Projekt oder Prozess meldet sich nicht von allein. Oft ist es schwierig, ihn zu identifizieren. Die Kernfragen zur Identifikation des Engpasses lauten:

  • Woran lag es, dass der Auftrag nicht rechtzeitig erledigt wurde?
  • Warum hat sich der Projektendtermin verzögert?
  • Weshalb ist die Durchlaufzeit für diesen Prozess so lang?

Situation vor Ort beobachten und Betroffene befragen

Die Antwort auf diese Fragen erhalten Sie, indem Sie laufende Projekte und Prozesse genau beobachten; also direkt vor Ort prüfen, wo sich die Arbeit staut. In der Produktion wird dies beispielsweise durch hohe Materialbestände vor einer Arbeitsstation sichtbar. Im Projekt müssen Sie das Projektteam fragen: „Auf wen oder was müsst ihr warten?“ Meistens wissen die Betroffenen sehr genau, wo der Engpass liegt.

Beobachten und befragen Sie also die Betroffenen im laufenden Projekt oder bestehenden Prozess. Bei neuen Projekten und Prozessen müssen Sie im Vorfeld einschätzen, wo der Engpass auftauchen könnte. Sammeln Sie dazu Erfahrungswerte. Besprechen Sie sich dazu im Team.

Tipp: Prozesse und Engpässe identifizieren mit der Brown-Paper-Methode

Oft ist es schwierig, den eigentlichen Engpass in einem Prozess zu identifizieren. Das gelingt nur, wenn sich alle Prozessbeteiligten an einen Tisch setzen und gemeinsam den Prozess genau analysieren. Wie Sie dafür einen Workshop planen und Prozesse visualisieren und analysieren, ist im Handbuch-Kapitel Brown-Paper-Methode erläutert.

Ursachen für Engpässe

Warum eine Ressource, also eine Person oder eine Maschine, ein Gerät, eine Anlage, Engpass ist, kann unterschiedliche Gründe haben. Für die optimale Planung und die Auflösung eines Engpasses müssen Sie wissen, was die Ursachen für den Engpass sind. Mögliche Ursachen sind beispielsweise:

  • Eine Mitarbeiterin hat zu viele Aufgaben; die Arbeitsmenge ist zu hoch.
  • Ein Mitarbeiter wurde nicht angemessen qualifiziert; er braucht zu lange für eine Aufgabe.
  • Die Bearbeitungskapazität einer Maschine ist zu gering.
  • Eine Maschine ist veraltet; sie ist häufig defekt und fällt für die Bearbeitung aus.
  • An einer Arbeitsstation kommt es zu Qualitätsmängeln; Teile müssen oft nachbearbeitet werden.
  • Durch zu viele unterschiedliche Aufträge und Aufgaben muss eine Mitarbeiterin ihre laufende Arbeit immer wieder unterbrechen und eine andere Aufgabe bearbeiten; das führt zu hohen Rüstzeiten.
  • Die Planung gibt zu viele Aufträge oder Projekte gleichzeitig frei; der Effekt ist der gleiche, wie beim Mittagsbuffet in der Kantine: Wenn alle gleichzeitig zum Essen kommen, bildet sich eine lange Schlange.

Bei der Critical-Chain-Methode wird für die Ursachen- oder Ist-Analyse oft der sogenannte Gegenwartsbaum als Werkzeug für die Visualisierung und Analyse eingesetzt. Damit werden Ursache-Wirkungs-Beziehungen dargestellt, implizite Annahmen aufgedeckt und Kernursachen für Probleme identifiziert.

Tipp: Engpässe und ihre Ursachen analysieren

Um Engpässe in Prozessen zu identifizieren und die Ursachen dafür zu ergründen, gibt es zahlreiche Methoden und Werkzeuge. Im Management-Handbuch finden Sie diese insbesondere in den Kapiteln: Six Sigma, Kaizen und FMEA.

Da jedes Projekt und jeder Prozess andere Ressourcen nutzt, kann es unterschiedliche Engpässe im Unternehmen geben. Manchmal können mehrere unterschiedliche Ressourcen im Prozess der Engpass sein; alle sind irgendwie überlastet und betreiben Multitasking. Je nachdem, wie Sie Projekte und Prozesse planen und wie Sie Ihre Ressourcen einsetzen, können Engpässe wandern.

Ein Grund für dieses Phänomen kann sein, dass alle Abteilungen und ihre Mitarbeiter geschäftig und überlastet wirken wollen oder dass sie damit mehr Personal oder neue Maschinen bekommen wollen. Insofern ist es nicht immer leicht, die wirklichen Engpässe zu identifizieren. Wenn es mehrere oder wechselnde Engpässe gibt, betrachten Sie für die Engpassplanung den ersten Engpass in Ihrem Projektablauf oder im Prozess. Wenn Sie diesen auflösen, widmen Sie sich dem nächsten.

Engpässe optimal planen und auflösen

Wenn diese Engpässe und ihre Ursachen bekannt sind, dann muss dies bei der Planung von Projekten, Aufträgen und Prozessen beachtet werden. Schon durch eine bessere Planung und Steuerung kann die Kapazität und Leistungsfähigkeit des Engpasses erweitert werden. Dazu ist es notwendig, dass der Engpass:

  • kein Multitasking betreibt, also nicht mehrere Projekte oder Kundenaufträge gleichzeitig bearbeitet, immer wieder hin und her springt und damit viel Zeit durch „Umrüsten“ und „Umdenken“ verschwendet;
  • von Störungen freigehalten wird, also niemand im Unternehmen (auch nicht die Geschäftsleitung) sich dazwischen drängeln oder den Engpass für andere Aufgaben einsetzen darf;
  • gepflegt wird; bei Menschen können dies Ausgleiche durch Freizeit oder spezielle Bildungsangebote sein, bei Maschinen ausreichend Wartung und pflegliche Behandlung;
  • Aufträge und Projekte gestaffelt freigegeben werden, damit sich diese nicht vor dem Engpass stauen und auftürmen, sondern damit dort nur ein überschaubarer Arbeitsvorrat liegt, der sogenannte Drum Buffer (Engpass-Puffer).

Wenn das Unternehmen erkennt, dass langfristig mehr Projekte und Aufträge bearbeitet werden müssen als der Engpass bewältigt, dann muss die Engpass-Kapazität erweitert werden. Zum Beispiel durch das Einstellen einer neuen Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters oder durch die Anschaffung einer weiteren Maschine. Dadurch kann sich der Engpass verschieben; eine andere Ressource wird im Prozess nun zum Engpass. Planung und Auflösung von Engpässen ist deshalb in jedem Unternehmen ein kontinuierlicher, nie endender Verbesserungsprozess.

Praxis

Klären Sie für die wichtigen Prozesse in Ihrem Unternehmen, wo dort die Engpässe sind. Betrachten Sie dabei vor allem die Prozesse, die Leistungen für Ihre Kunden erbringen. Also:

  • Fertigung und Montage
  • Kundenservice
  • Kundenberatung
  • Telefon-Hotline
  • Bestellannahme und Angebotsabgabe
  • Lieferung

Überprüfen Sie für alle gerade abgeschlossenen und für die laufenden Projekte, inwieweit die geplanten Endtermine eingehalten werden.

  • Wo kommt es zu Terminverzug?
  • Was sind die Gründe dafür?
  • Was ist in Projekten immer wieder der Engpass?

Nutzen Sie die folgende Vorlage, um Engpässe zu identifizieren und die Ursachen dafür zu analysieren.

Entwickeln Sie einen Maßnahmenplan, in dem Sie beschreiben, was Sie tun wollen, damit der Engpass möglichst leistungsfähig ist.

Die negativen Folgen von Engpässen können Sie vermeiden, wenn Sie die Planung der Aufträge und Projekte auf diese Engpässe und deren Kapazität und Leistungsfähigkeit ausrichten. Wie Sie dazu vorgehen, erfahren Sie im folgenden Abschnitt dieses Handbuch-Kapitels.