ChatGPT für die Datenanalyse mit ExcelPlan-Ist-Abweichungen mit Excel wirkungsvoll visualisieren

Das Problem: Abweichungen zwischen Plandaten und Istdaten sind unklar

Plan-Ist-Vergleiche gehören zu den häufigsten Auswertungen in Excel. Und gleichzeitig zu den am häufigsten missverstandenen. Typische Situationen aus der Praxis:

• Plan, Ist und Abweichung werden gemeinsam dargestellt – aber unklar.
• Der Betrachter weiß nicht, worauf er achten soll.
• Positive und negative Abweichungen gehen visuell unter.
• Das Diagramm erklärt sich nicht selbst.
• Jede Präsentation braucht lange Erläuterungen.

Das Problem ist selten die Berechnung. Es ist die visuelle Übersetzung der Abweichung.

Der passende Prompt (Beispiel)

Der entscheidende Perspektivwechsel lautet nicht „Wie zeige ich alle Zahlen?“, sondern „Wie mache ich Abweichungen sichtbar?“ ChatGPT kann dabei helfen, die Abweichungen besser hervorzuheben und die Botschaft zu vermitteln.

Ein sinnvoller Prompt wäre zum Beispiel:

„Ich möchte Plan, Ist und Abweichung in Excel so visualisieren, dass Abweichungen sofort erkennbar und richtig interpretierbar sind. Bitte schlage mir geeignete Visualisierungen vor und erkläre mir die visuelle Logik dahinter.“

Dieser Prompt lenkt ChatGPT auf die Aussage mit den Daten statt auf die Vollständigkeit. Entscheidend ist die Wahrnehmung des Nutzers, nicht die Technik. Es geht also um Interpretation statt Darstellung.

Wie übergibt man die Fragestellung an ChatGPT?

Für diesen Praxisfall benötigt ChatGPT keine Datei, sondern Kontext:

• Welche Zeitachse? Monate, Quartale …?
• Welche Botschaft? Abweichungen erklären, Risiken sichtbar machen?
• Wer ist der Adressat? Fachbereich oder Management?
• Welche Abweichung ist relevant? Absolut, relativ oder beides?

Ein Beispiel für die Angaben zum Kontext an ChatGPT wäre:

„12 Monate, Management-Report, Fokus auf negative Abweichungen.“

Entscheidend ist die Zielsetzung der Abweichung, nicht die Anzahl der Zahlen.

Was ChatGPT daraufhin leistet

ChatGPT denkt Plan-Ist-Diagramme nicht als „drei Reihen“, sondern als Abweichungsgeschichte. Typische Empfehlungen sind:

Trennung von Vergleich und Abweichung

• Plan und Ist als Vergleich
• Abweichung als eigene visuelle Ebene

Warum? Weil das Auge Vergleich und Bewertung nicht gleichzeitig sauber verarbeiten kann.

Geeignete Diagrammformen

Je nach Zielsetzung:

• Säulen für Plan und Ist, Linie für Abweichung
• Balken für die Abweichung und Linie für die Istdaten
• getrennte Diagramme für die Entwicklung von Plan und Ist (oben) und für die Abweichung (darunter)

ChatGPT erklärt, welche Variante wann sinnvoll ist und welche Fehlinterpretationen drohen.

Farb- und Signallogik

Typische Empfehlungen:

• Plan → neutral
• Ist → betont
• negative Abweichung → kräftige Signalfarbe
• positive Abweichung → zurückhaltende Signalfarbe

Nicht, um zu dramatisieren – sondern um Leserführung zu ermöglichen.

Reduktion

ChatGPT weist oft explizit darauf hin:

• Nicht jede Zahl braucht ein Label.
• Nicht jede Abweichung muss gleich laut sein.
• Trends sind oft wichtiger als Einzelwerte.

Das Ziel ist Verständlichkeit, nicht Vollständigkeit.

Worauf man beim Prompt achten sollte

Damit ChatGPT sinnvoll unterstützt, sollte man:

• sagen, welche Abweichung wichtig ist,
• klären, ob positive Abweichungen überhaupt betont werden sollen,
• nicht versuchen, alles in ein Diagramm zu pressen, und
• explizit nach Alternativen fragen.

Hilfreiche Ergänzungen im Prompt sind beispielsweise:

„Der Fokus liegt auf kritischen Abweichungen.“

„Das Diagramm soll sich ohne Erklärung erschließen.“

„Bitte warne mich vor typischen Missverständnissen.“

So wird ChatGPT zum kritischen Visualisierungscoach.

Wie man das Ergebnis sinnvoll nutzt

Eine gute Plan-Ist-Visualisierung bewirkt sofort:

• Abweichungen werden schneller erkannt
• Diskussionen starten auf der richtigen Ebene
• Erklärungsbedarf sinkt
• Berichte wirken professioneller

In der Praxis wird ChatGPT hier genutzt als Sparringspartner bei Diagrammkonzepten. Die Darstellung von Zahlen wird vor der Präsentation von ChatGPT noch einmal geprüft.

Sie bekommen eine Hilfe bei Management-Reports und eine Entscheidungshilfe bei Dashboard-Layouts.

Bewährte Prompts für die Praxis

Abweichung sichtbar machen

„Wie kann ich Abweichungen so visualisieren, dass sie sofort ins Auge fallen?“

Diagrammtyp wählen

„Welcher Diagrammtyp eignet sich am besten für Plan–Ist–Abweichungen über Zeit?“

Fehlinterpretationen vermeiden

„Welche Darstellungen könnten Plan–Ist-Abweichungen verfälschen?“

Management-Fokus

„Wie sollte ich Plan–Ist-Abweichungen für das Management visualisieren?“

Didaktischer Prompt

„Bitte erkläre mir die visuelle Logik dieser Plan–Ist-Darstellung fachlich nachvollziehbar.“

Einordnung und Fazit

Plan-Ist-Vergleiche sind kein Rechenthema, sondern ein Kommunikationsthema. Viele Probleme entstehen nicht, weil Zahlen falsch sind, sondern weil Abweichungen nicht klar sichtbar sind.

ChatGPT hilft dabei:

• Abweichungen visuell zu denken
• Diagramme auf Aussage zu fokussieren
• Fehlinterpretationen zu vermeiden

ChatGPT hilft nicht beim Zeichnen von Plan-Ist-Diagrammen, sondern beim Sichtbarmachen von Abweichungen. So wird die Kernbotschaft vermittelt.