Problemlösung – Vorgehen und MethodenProblemanalyse – Schema, Vorgehen und Tipps

Je besser Sie das Problem und die Aufgabe verstanden und durchdrungen haben, desto leichter tun Sie sich mit der Lösungsfindung. Oft ergeben sich bei der Problemanalyse gute Lösungsideen. Deshalb sollten Sie zunächst eine gründliche Analyse der Ausgangssituation betreiben.

Problem und Ursache mit der Problemanalyse besser verstehen

Im ersten Schritt geht es darum, die Situation und das Umfeld für das Problem zu beschreiben. Worum genau geht es überhaupt? Das Problem wird hinterfragt, Ursachen werden erforscht und Betroffene und Beteiligte sowie deren Ziele und Anforderungen identifiziert. Klären Sie, ob es bei der Problemlösung beispielsweise darum geht:

  • Ursachen für eine negative Auswirkung beseitigen. Beispiel: In der Produktion gibt es Qualitätsprobleme.
  • Stakeholder erwarten eine Lösung. Beispiel: Der Gesetzgeber erwartet, dass die Bestimmungen zum Datenschutz eingehalten werden.
  • Eine grundsätzlich neue Lösung soll entwickelt werden. Beispiel: Das bisherige Buchhaltungssystem genügt den Anforderungen nicht mehr; es braucht ein neues.

Um das Problem und die Situation besser zu verstehen, sollten Sie alles aufschreiben, was Sie im Zusammenhang mit dem Problem sehen, beobachten, hören, denken, (bislang) tun, vermuten.

Halten Sie dann diese Dinge fest und gehen Sie dem genauer nach, von dem Sie vermuten, dass es für die Problemlösung wichtig sein könnte.

Schema zur Problemanalyse

Um das Problem möglichst gut zu beschreiben, können Sie sich an folgenden Merkmalen, Aspekten und Perspektiven orientieren:

Auslöser

  • Wie kam es zu der aktuellen Problemsituation?
  • Was ist passiert?
  • Welches Ereignis führte dazu, dass nun eine Lösung gefunden werden soll oder muss?

Erscheinung

  • Woran zeigt sich das Problem?
  • Wann tritt es in Erscheinung?
  • Was sind die Folgen?
  • Welche Fakten oder Kennzahlen machen sichtbar, dass es sich um ein Problem handelt?

Abgrenzung

  • Was kennzeichnet das Problem?
  • Was beeinflusst es?
  • Womit ist das Problem verknüpft?
  • Wovon ist die Situation abhängig?
  • Was soll alles betrachtet werden? Was nicht?

Umfeld

  • Was gehört zum Umfeld des Problems?
  • Inwiefern gibt es Verbindungen zum Problem?
  • Welche Rolle spielen die Umfeldfaktoren?
  • Wie lässt sich das Umfeld des Problems beschreiben?
  • Was passiert drumherum?
  • Was beeinflusst die Situation?
  • Welche Rahmenbedingungen sollten beachtet werden?
  • Wie werden sie sich in Zukunft entwickeln?
  • Was erschwert die Problemlösung?

Betroffene

  • Wer ist von dem Problem betroffen?
  • Wie stark?
  • Direkt oder indirekt?
  • Ist diesen Personen das Problem bewusst?
  • Wie reagieren die Betroffenen?
  • Wer profitiert von der Situation?
  • Wer leidet darunter?
  • Wer nimmt Schaden oder hat Nachteile?
  • Wem könnte eine gute Lösung nützen?

Zukunft

  • Welche Folgen können sich in Zukunft zeigen, wenn das Problem nicht gelöst wird?
  • Was ist sicher? Was ist unsicher?
  • Welche Chancen und Risiken stecken darin?

Detailanalysen durchführen

Oft ist es hilfreich, von groben Überlegungen und Vermutungen auszugehen, die dann aber überprüft werden müssen. Dazu brauchen Sie Zahlen, Daten und Fakten, die Sie recherchieren müssen. Deshalb führen Sie an dieser Stelle Detailanalysen durch. Das setzt voraus, dass Sie die dafür notwendigen Informationen zusammentragen.

Wichtige Recherchetechniken dafür sind:

  • Dokumentenanalyse
  • Selbstaufschreibung
  • Beobachtung
  • Befragung
  • Messung
  • Schätzung

Welche Inhalte dabei zusammengestellt werden, hängt immer von der konkreten Frage- und Problemstellung ab und von der Detailtiefe, in die Sie eindringen wollen oder müssen. Relevante Inhalte im betrieblichen Umfeld können sein:

  • Tätigkeiten, Ereignisse, Prozesse
  • Arbeitsinstrumente, Werkzeuge, Materialien, Technikeinsatz
  • Personen, Ziele, Wünsche
  • Kosten
  • Zeitbedarf
  • Kommunikation mit anderen
  • Risiken, Fehlermöglichkeiten
  • Umgebung, Arbeitsplatz, Raum
  • Gesetze, Normen, Richtlinien, Betriebsvereinbarungen
  • Strategien, Ziele des Unternehmens

Bei der Detailanalyse müssen Sie darauf achten, dass Sie sich nicht verzetteln. Fragen Sie deshalb immer selbstkritisch: Wofür wird diese Information benötigt? Wie trägt sie zur Lösungsfindung bei?

Meistens wird bei der Detailanalyse und beim Zusammenstellen der Informationen sichtbar, welche Lösungsidee gut wäre und wie eine Lösung aussehen könnte. Sobald dies deutlich wird, können Sie das weitere Vertiefen und das weitere Beschreiben von Details abbrechen.

Um zu entscheiden, wann die Details ausreichend sind, ist es oft hilfreich, vom Ende her zu denken: Genügen die vorliegenden Informationen, um das erwartete Ergebnis zu erzielen?

Praxis

Aufgabe und Problem benennen und analysieren

Analysieren Sie das Problem anhand der oben genannten Merkmale, Aspekte und Perspektiven. Nutzen Sie dazu die Musterfragen in den folgenden Vorlagen. Die Fragen helfen Ihnen, Probleme und Aufgaben – und alles, was damit zu tun hat – besser zu verstehen.

Umfeld analysieren

Betrachten Sie das Umfeld und die Einflussfaktoren, die Ihr Problem beeinflussen und für die Lösungsfindung wichtig sind. Halten Sie dies in der folgenden Vorlage fest.

Details bedenken und Informationen recherchieren

Recherchieren Sie dann weitere Details, Zahlen, Daten und Fakten mithilfe der genannten Quellen und Herangehensweisen. Erstellen Sie bei Bedarf einen Datenerfassungsplan.

Problem auf Papier veranschaulichen

Halten Sie die Ergebnisse dann in der folgenden Problemübersicht oder im Problemlösungsblatt fest.

Wenn Sie Ihre Aufgabe und das Problem genau kennen, können Sie ermitteln, welche Ziele mit der Problemlösung erreicht werden sollen und welche Ergebnisse erwartet werden. Darum geht es im nächsten Abschnitt dieses Handbuch-Kapitels.

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