Meetings und Besprechungen verbessernAblenkungen und Störungen aus Meetings verbannen

Wenn Teilnehmende Meetings stören, unterbrechen oder nicht mitarbeiten, kommen keine guten Ergebnisse zustande und viele Teilnehmende sind frustriert. Welche Regeln können Sie vereinbaren, um das zu verhindern? Und welche vermeidbaren Probleme treten besonders häufig in Besprechungen auf? Tipps für alle Moderatoren und Moderatorinnen von Meetings.

Warum arbeiten Teilnehmende bei Meetings nicht mit?

Teilnehmerinnen und Teilnehmer bei Meetings sind vorwiegend dann abgelenkt und beschäftigen sich mit anderen Dingen, wenn das Thema für sie irrelevant ist. Dann merken sie schnell, dass sie mit der Zeit etwas Besseres anfangen können. Das Meeting ist eigentlich unnötig.

Frustrierend ist es, wenn die Teilnehmenden einer Besprechung zwar körperlich anwesend sind, aber nicht geistig. Dann ist das Meeting verschwendete Zeit. Alle merken: „Wir sitzen hier herum und jeder macht seinen eigenen Kram.“

Der Leiter der Besprechung zieht seine Agenda durch – oder ist selbst frustriert und lustlos. Und dennoch gibt es viele solche Pflichttermine und Besprechungen, die (fast) alle Anwesenden nerven und nur abgesessen werden.

Smartphone, Tablet und Laptop stören im Meeting

Aber selbst wichtige Besprechungen sind heutzutage geprägt davon, dass viele ihre Smartphones, Tablets oder Laptops bearbeiten – während der Moderator oder die Moderatorin bemüht ist, die schwierigen Themen zu besprechen und hilfreiche Wortbeiträge zu erhalten.

Unter dem Tisch prüfen viele ihre E-Mails oder tippen Nachrichten. Manche nutzen sogar den Laptop, den sie vor sich als Schutzschild aufgeklappt haben, um ganz andere Aufgaben zu erledigen. Auch dann verläuft die Besprechung zäh und lustlos, und sie bringt wenig oder gar keine Ergebnisse. Das macht das Meeting ebenfalls sinnlos, wenn die Teilnehmenden nebenbei mit anderen Dingen beschäftigt sind.

Tipp

Besprechungsetikette einführen

Für viele Menschen ist eine Frage des Stils, der Etikette und des Respekts gegenüber anderen Teilnehmenden, ob im persönlichen Gespräch – und darum handelt es sich bei einer Besprechung – gleichzeitig auf dem Smartphone getippt wird. Für einige ist das selbstverständlich – andere fühlen sich nicht nur gestört, sondern respektlos behandelt.

Stellen Sie sich vor, Sie sitzen in einer Besprechung zu dritt mit einer wichtigen Kundin oder einem Kunden und bearbeiten während des Gesprächs Ihre E-Mails am Smartphone. Wie würden Sie dies als Kundin oder Kunde empfinden?

Wie vermeidet man Problemen im Meeting?

Als Führungskraft Regeln durchsetzen

Sie können als Führungskraft mit Ihrem Team Regeln vereinbaren, wie mit Smartphone und Co. im Meeting umgegangen wird. Was Sie vereinbaren, muss realistisch und von der Mehrzahl der Teammitglieder akzeptiert werden. Möglich ist alles – zwischen einem strikten Verbot bis hin zur völligen Freigabe.

Bedenken Sie bei der Festlegung von Regeln, wie Sie diese im Alltag und im einzelnen Meeting anwenden können. Als Führungskraft haben Sie dabei eine gewisse Autorität, die gemeinsam vereinbarten Regeln als Anweisung durchzusetzen.

Ohne formale Macht an den gegenseitigen Respekt appellieren

Schwieriger ist es für die Moderatoren und Leiter einer Besprechung, die keine formale Macht haben. Hier bleibt meistens nur, an die Einsicht zu appellieren und auf den sozialen Druck zu hoffen. Dazu sollten Sie sich selbst im Vorfeld genau überlegen, welches Verhalten im Meeting für Sie akzeptabel und was realistisch durchsetzbar ist. Sprechen Sie diese Erwartung dann gleich zu Beginn der Besprechung aus.

Sie können zu Beginn des Meetings das Thema direkt ansprechen und die Gruppe fragen, wie Sie gemeinsam mit dem (drohenden) Problem umgehen wollen. Sagen Sie zum Beispiel:

  • Ich brauche Ihr gesammeltes Know-how und Ihre volle Aufmerksamkeit für dieses schwierige Problem. Bitte schalten Sie deshalb alle Geräte für eine Stunde aus.
  • Solange Sie niemanden hier in der Gruppe stören und solange wir beim Thema bleiben und vorankommen, ist es Ihnen überlassen, ob Sie nebenbei E-Mails bearbeiten oder Nachrichten beantworten.
  • Ich würde mich sehr freuen, wenn wir aus Respekt voreinander und angesichts des wichtigen Themas alle elektronischen Geräte jetzt ausschalten – und es dabei belassen.

Tipp: Elektronische Geräte vor dem Meeting abgeben

Wenn alle einverstanden sind, können Sie in Ihrer Meeting-Runde vereinbaren, dass elektronische Geräte am Eingang oder beim Moderator abgegeben oder abgelegt werden. So verschaffen sich alle für die Zeit der Besprechung auch mal persönlich Ruhe vor diesen Störfaktoren.

Als Teilnehmerin oder Teilnehmer die persönliche Meinung sagen

Als Teilnehmerin oder Teilnehmer an einem Meeting können Sie die Problematik der Ablenkung dann ansprechen, wenn Sie persönlich gestört werden. Zum Beispiel durch lautes Tippen auf dem Laptop. Oder durch Zeitverschwendung, weil den unaufmerksamen Teilnehmern alles noch einmal erklärt werden muss. Sprechen Sie das Problem an, am besten als Ich-Botschaft.

Beispiel für Ich-Botschaft in Meetings

„Ich kann leider nicht konzentriert zuhören, wenn neben mir das Laptop bearbeitet wird.“

Oder:

„Ich möchte hier meine Zeit nicht verschwenden, nur weil manche nicht zuhören und viele Dinge mehrfach wiederholt werden müssen. Ich wünsche mir, dass wir Regeln vereinbaren, wie wir damit umgehen.“

Wenn der Moderator und die Gruppe darauf nicht eingehen, dann müssen Sie entscheiden, ob Sie das Verhalten der anderen akzeptieren und bleiben, weil das Meeting doch wichtig für Sie ist. Oder ob Sie das Meeting verlassen.

Meeting-Unterbrechung durch technische oder organisatorische Störungen

Im Meeting taucht ein technisches Problem auf

Ablenkungen und Störungen im Meeting entstehen auch dann, wenn es im „Fluss der Besprechung“ zu Unterbrechungen kommt. Diese passieren zum Beispiel, wenn die Technik nicht funktioniert: Beamer und Laptop wollen nicht miteinander, Papier auf dem Flipchart geht aus und muss erst einmal gesucht werden, eine Flasche kippt um und Wasser ergießt sich über Tisch und Anwesende.

Manchmal sind es organisatorische Probleme, die den Ablauf der Besprechung unterbrechen. Alle wenden sich dann schnell anderen Dingen zu und lassen sich nur schwer wieder für das Thema einfangen. Beispiele: Es fehlen wichtige Unterlagen und Informationen, der Moderator sucht auf seinem Laptop die richtige PowerPoint-Datei, zwei Teilnehmer verbeißen sich in ein Zwiegespräch, das für alle anderen uninteressant ist.

So lösen Sie das Problem im Meeting

In allen diesen Fällen ist es am besten, wenn Sie sofort eine Pause machen. Schlagen Sie vor: Wir machen 10 Minuten Pause, dann ist das Problem behoben. Anschließend fassen Sie kurz den Stand der Besprechung zusammen und fahren mit dem Thema fort.

Auch bei einem Zwiegespräch ist eine Pause hilfreich, denn die beiden Diskutanten können so schnell abgebrochen werden. Sie sollten diesen Sachverhalt nur nicht als „Problem“ bezeichnen. Sprechen Sie dann in der Pause mit den beiden Personen und bitten Sie diese, das Thema nach dem Meeting untereinander zu besprechen. Gehen Sie nach der Pause nicht mehr auf das Zwiegespräch ein, sondern kommen Sie direkt zurück zum eigentlichen Punkt.

Wenn sich die technischen und organisatorischen Probleme nicht in kurzer Zeit beheben lassen, dann brechen Sie das Meeting ab. Erklären Sie die Situation und die Gründe, halten Sie fest, was bis dahin erreicht wurde und vereinbaren Sie einen Ersatztermin. Falls es möglich ist und alle einverstanden sind, können Sie vereinbaren, dass Sie ohne die Technik weitermachen und zumindest die wichtigsten Punkte der Agenda noch klären.

In Meetings regelmäßig Pausen einlegen

Störungen und Ablenkungen kommen ebenso vor, wenn die Teilnehmenden nicht mehr genug Konzentration aufbringen können. Zwei tuscheln miteinander, einer geht zur Toilette und ein anderer macht unauffällig ein Nickerchen. Es wird unruhig im Raum. Das sind Signale, dass die Anwesenden eine Pause brauchen.

Planen Sie bei allen Meetings, die länger als eineinhalb Stunden dauern, mindestens eine Pause ein. Denn im Allgemeinen gilt: Nach etwa 90 Minuten „ist die Luft raus“. Folgende Orientierungswerte helfen bei der Pausenplanung im Meeting und bei der Ablaufplanung:

  • Menschen können selten länger als 20 Minuten einem Fachvortrag folgen. Dann sinken Aufmerksamkeit, Konzentration und Verständnis.
  • Deshalb sollten Tagesordnungspunkte, bei denen einer spricht und alle anderen nur zuhören, maximal 20 Minuten dauern.
  • Wenn das Thema komplexer ist und mehr Informationen gebraucht werden, sollte der Vortragende sein Thema entsprechend in Blöcke unterteilen.
  • Nach 20 Minuten kommen die Teilnehmenden zu Wort: Sie können Fragen stellen, ihre Meinung sagen, ihr Know-how einbringen.
  • Oder es wird ein Zwischenfazit gezogen und am Flipchart festgehalten.
  • Dementsprechend sollten einzelne Tagesordnungspunkte oder Themenblöcke auf rund 20 bis 45 Minuten angelegt sein.
  • Nach etwa 90 Minuten sollte eine Pause von mindestens 10 Minuten eingelegt werden. Fenster auf, alle bewegen sich. Dann kann es weitergehen.
  • Wenn die Besprechung für zwei Stunden geplant ist, kann die Pause bereits nach 60 Minuten erfolgen.
  • Oder Sie machen nach 100 Minuten eine kurze Pause und kündigen an: Danach fassen wir alles zusammen, fassen die notwendigen Beschlüsse und planen das weitere Vorgehen.

Sorgen Sie allgemein möglichst oft für frische Luft und wenn möglich auch für ausreichend Wasser und andere Getränke.

Praxis

Prüfen Sie, welche Ablenkungen und Störungen bislang schädlich für das Meeting, die Teilnehmenden und das Ergebnis waren.

  • Was genau stört?
  • Wer ist davon betroffen?
  • Wer sind die Störer?
  • Wie sehen das alle anderen?

Überlegen Sie dann, welche realistischen Möglichkeiten Sie in Ihrer Rolle als Führungskraft, Moderator oder Teilnehmer haben, um diese Störungen und Ablenkungen zu vermeiden. Was genau wollen und können Sie im einzelnen Meeting erreichen?

  • Schreiben Sie Ihre Erwartungen klar und eindeutig auf.
  • Klären Sie gleich zu Beginn des Meetings mit dem Moderator oder Leiter der Besprechung, wie diese Problematik geregelt werden kann.
  • Wenn Sie abgelenkt sind oder gestört werden, sprechen Sie das an und bitten Sie um eine Lösung.

Sorgen Sie durch Ihre gute Planung und Vorbereitung der Besprechung dafür, dass:

  • notwendige Technik und Materialien da sind
  • Technik funktioniert
  • Laptop und Beamer oder Bildschirm miteinander können
  • alle wichtigen Informationen und Unterlagen vorhanden und richtig sortiert sind
  • ausreichend viele Pausen gemacht werden

Der Ablauf eines Meetings wird oft durch Vielredner gestört. Andere Teilnehmerinnen und Teilnehmer sind dann genervt. Wie gehen Sie damit um? Darum geht es im folgenden Abschnitt dieses Handbuch-Kapitels.