Projektkosten und Projektbudget planenProjektkostenplanung vorbereiten

Eine Zusammenstellung aller Kosten ist ein wesentlicher Bestandteil eines jeden Projektplans. Damit alle Kosten abgeschätzt, kalkuliert, berechnet und geplant werden können, brauchen Sie für die Projektkostenplanung Informationen aus dem Projektstrukturplan und dem Zeitplan des Projekts sowie die Anforderungen der Auftraggeber und Entscheider.

Alle Teilpläne für das Projekt erstellen

Damit ein Projekt erfolgreich verläuft, sollte es gut vorbereitet werden. Dazu zählt insbesondere ein durchdachter Projektplan. Die drei entscheidenden Elemente, die ein Projektplan mindestens enthalten sollte, sind:

  • Projektergebnis
  • Zeitplan
  • Kostenplan

In den meisten Fällen wird ein Projekt auch erst dann genehmigt oder freigegeben, wenn diese Informationen schlüssig erarbeitet und im Projektplan dargestellt werden. Sie sind Grundlage für die Entscheidung beim Auftraggeber, Projektsponsor oder in Entscheidungsgremien. In diesem Handbuch-Kapitel geht es vor allem um den Projektkostenplan, also darum, wie Sie die Projektkosten mithilfe eines Projektkostenplaners (Excel-Tool) vorab kalkulieren.

Ziel und Zweck der Projektkostenplanung klären

Der Projektkostenplan dient folgenden Zielen und Zwecken:

  • Mit dem Projektkostenplan zeigen Sie dem Auftraggeber, Projektsponsor oder Entscheidungsgremien, mit welchen Kosten diese für das Projekt rechnen müssen. Damit schätzen die Entscheider ab, ob das Projekt überhaupt wirtschaftlich und rentabel ist – und damit überhaupt genehmigt werden sollte.
  • Sie ermitteln mit dem Projektkostenplan, welches Budget Sie für die Durchführung des Projekts benötigen. Auftraggeber, Projektsponsor und Entscheider wissen dann, welche Geldmittel und Ressourcen sie für das Projekt beschaffen oder zur Verfügung stellen müssen.
  • Falls das Projekt einem Angebot an externe Kunden entspricht, ermitteln Sie mit der Projektkostenkalkulation den Angebotspreis – und verhandeln gegebenenfalls mit dem Kunden einzelne Angebotspositionen.
  • Mit dem Projektkostenplan geben Sie die Plan- oder Soll-Kosten vor, die das Projekt maximal verbrauchen darf. Damit erkennen Sie später im Projektverlauf durch einen Soll-Ist-Vergleich, ob das Projekt „nach Plan“ verläuft – oder ob die Kosten aus dem Ruder laufen. Das kann Konsequenzen haben für die Projektsteuerung, für das Projektergebnis, die Projektlaufzeit bis hin zum vorzeitigen Abbruch eines Projekts (wegen Unwirtschaftlichkeit).

Informationen für die Projektkalkulation beschaffen

Um die Projektkosten zu kalkulieren und den Projektkostenplan zu erarbeiten, benötigen Sie zahlreiche Informationen zum Projekt. Diese beschaffen Sie oder Sie erarbeiten diese im Rahmen der Projektplanung in Bezug auf:

  • Projektergebnisse und Qualität der Ergebnisse, die sich aus dem Projektauftrag und den Projektzielen ergeben
  • Aufgaben, Teilaufgaben und Tätigkeiten, die Sie dazu im Projekt oder in einem Teilprojekt durchführen und erledigen müssen
  • Partner, beteiligte Personen, Experten, Ressourcen, Produkte, Hilfsmittel und sonstige Dienstleistungen (zum Beispiel Reisen oder Beratung), die Sie für diese Aufgaben benötigen
  • Zeitplan, der sichtbar macht, welche Partner oder Personen welche Aufgaben im Projekt wann erledigen wollen

Wenn Sie die Kosten für die einzelnen Aufgaben und Tätigkeiten, die für das Projektergebnis durchgeführt werden müssen, zusammenstellen und diese Kosten dann für das Gesamtprojekt addieren, spricht man auch von der Bottom-up-Vorgehensweise der Projektkostenplanung. Wenn Sie von einem vorgegebenen Projektbudget ausgehen und diese Gesamtsumme auf die Teilprojekte, Projektphasen, Arbeitspakete und Teilarbeitspakete – und damit auf die einzelnen Projektaufgaben – herunterbrechen, dann ist das die Top-down-Vorgehensweise der Projektkostenplanung.

Hinweis: Projektplanung bei agilem Projektmanagement und Scrum

Die Projektplanung kann sehr aufwendig werden. Kritisch wird es dann, wenn absehbar ist, dass die Planergebnisse aufgrund unterschiedlicher Einflussfaktoren sowieso bald hinfällig sind. Aus diesem Grund verzichtet das agile Projektmanagement mit Scrum auf eine Detailplanung vorab.

Damit aber eine – zumindest grobe – Kostenabschätzung und damit eine Entscheidungsgrundlage für die Durchführung des Projekts möglich ist, müssen Sie auch bei Scrum vorab einen Projektkostenplan erstellen. Er muss aber nicht detailliert sein, sondern sollte den Kostenrahmen abstecken.

Wie Sie bei agilem Projektmanagement vorgehen, lesen Sie im Handbuch-Kapitel zu Scrum.

Praxis

Stellen Sie alle Informationen zusammen, die Sie benötigen und die Ihnen helfen, die Projektkosten zu kalkulieren, zu planen oder zumindest nachvollziehbar und schlüssig abzuschätzen. Die folgende Vorlage und Übersicht zeigt, welche Informationen Sie für die Projektkostenplanung brauchen und wie diese zusammenspielen.

Nutzen Sie auch die Methoden, Vorgehensweisen und Werkzeuge zum Projektmanagement. Sie finden ausführliche Erläuterungen im Management-Handbuch in der Rubrik Projektmanagement. Hilfreich daraus sind für die Projektkostenplanung insbesondere die folgenden Vorlagen:

In den folgenden Abschnitten dieses Handbuch-Kapitels erfahren Sie, wie Sie auf der Grundlage dieser Planungen vorab Schritt für Schritt die Projektkosten kalkulieren, schätzen und planen können. Sie erstellen damit einen Projektkostenplan als Übersicht über sämtliche Projektkosten. Diese können Sie in dem Plan, den Sie erarbeiten, dann auswerten nach Projektkosten für: Arbeitspakete, Partner, Ressourcen oder Zeit. Die Erläuterungen basieren auf einem speziellen Excel-Tool für die Projektkostenplanung.