Projektkosten und Projektbudget planenProjektkostenplanung vorbereiten
Alle Teilpläne für das Projekt erstellen
Damit ein Projekt erfolgreich verläuft, sollte es gut vorbereitet werden. Dazu zählt insbesondere ein durchdachter Projektplan.
Drei entscheidende Elemente im Projektplan sind:
- Projektergebnis
- Zeitplan
- Kostenplan
In den meisten Fällen wird ein Projekt auch erst dann genehmigt oder freigegeben, wenn diese Informationen schlüssig erarbeitet und im Projektplan dargestellt werden. Sie sind Grundlage für die Entscheidung beim Auftraggeber, Projektsponsor oder in Entscheidungsgremien.
In diesem Handbuch-Kapitel geht es vor allem um den Projektkostenplan, also darum, wie Sie die Projektkosten mithilfe eines Projektkostenplaners (Excel-Tool) vorab kalkulieren.
Ziel und Zweck der Projektkostenplanung klären
Der Projektkostenplan dient mindestens vier verschiedenen Zielen und Zwecken:
Mit Entscheidern kommunizieren
Mit dem Projektkostenplan zeigen Sie dem Auftraggeber, Projektsponsor oder Entscheidungsgremien, mit welchen Kosten diese für das Projekt rechnen müssen. Damit schätzen die Entscheider ab, ob das Projekt überhaupt wirtschaftlich und rentabel ist – und damit überhaupt genehmigt werden sollte.
Budget planen
Sie ermitteln mit dem Projektkostenplan, welches Budget Sie für die Durchführung des Projekts benötigen. Auftraggeber, Projektsponsor und Entscheider wissen dann, welche Geldmittel und Ressourcen sie für das Projekt beschaffen oder zur Verfügung stellen müssen.
Angebotspreis ermitteln
Falls das Projekt einem Angebot an externe Kunden entspricht, ermitteln Sie mit der Projektkostenkalkulation den Angebotspreis – und verhandeln gegebenenfalls mit dem Kunden einzelne Angebotspositionen.
Plan- und Soll-Kosten vorgeben
Mit dem Projektkostenplan geben Sie die Plan- oder Soll-Kosten vor, die das Projekt maximal verbrauchen darf. Damit erkennen Sie später im Projektverlauf durch einen Soll-Ist-Vergleich, ob das Projekt „nach Plan“ verläuft – oder ob die Kosten aus dem Ruder laufen. Das kann Konsequenzen haben für die Projektsteuerung, für das Projektergebnis, die Projektlaufzeit bis hin zum vorzeitigen Abbruch eines Projekts (wegen Unwirtschaftlichkeit).
Informationen für die Projektkalkulation beschaffen
Um die Projektkosten zu kalkulieren und den Projektkostenplan zu erarbeiten, benötigen Sie zahlreiche Informationen zum Projekt. Diese beschaffen oder erarbeiten Sie im Rahmen der Projektplanung in Bezug auf:
- Projektergebnisse und Qualität der Ergebnisse, die sich aus dem Projektauftrag und den Projektzielen ergeben
- Aufgaben, Teilaufgaben und Tätigkeiten, die Sie dazu im Projekt oder in einem Teilprojekt durchführen und erledigen müssen
- Partner, beteiligte Personen, Experten, Ressourcen, Produkte, Hilfsmittel und sonstige Dienstleistungen (zum Beispiel Reisen oder Beratung), die Sie für diese Aufgaben benötigen
- Zeitplan: Welche Partner oder Personen erledigen welche Aufgaben im Projekt wann?
Wenn Sie die Kosten für die einzelnen projektbezogenen Aufgaben und Tätigkeiten zusammenstellen und diese Kosten für das Gesamtprojekt addieren, spricht man auch von der Bottom-up-Vorgehensweise der Projektkostenplanung.
Sofern Sie von einem vorgegebenen Projektbudget ausgehen und diese Gesamtsumme auf die Teilprojekte, Projektphasen, Arbeitspakete und Teilarbeitspakete – und damit auf die einzelnen Projektaufgaben – herunterbrechen, ist das die Top-down-Vorgehensweise der Projektkostenplanung.
Projektplanung bei agilem Projektmanagement und Scrum
Die Projektplanung kann sehr aufwendig werden. Kritisch wird es, wenn absehbar ist, dass die Planergebnisse aufgrund unterschiedlicher Einflussfaktoren sowieso bald hinfällig sind. Aus diesem Grund verzichtet das agile Projektmanagement mit Scrum auf eine Detailplanung vorab.
Damit aber eine – zumindest grobe – Kostenabschätzung und damit eine Entscheidungsgrundlage für die Durchführung des Projekts möglich ist, müssen Sie auch bei Scrum vorab einen Projektkostenplan erstellen. Er muss aber nicht detailliert sein, sondern sollte den Kostenrahmen abstecken.
Wie Sie bei agilem Projektmanagement vorgehen, lesen Sie im Handbuch-Kapitel zu Scrum.
Stellen Sie alle Informationen zusammen, die Sie benötigen und die Ihnen helfen, die Projektkosten zu kalkulieren, zu planen oder zumindest nachvollziehbar und schlüssig abzuschätzen. Die folgende Vorlage und Übersicht zeigt, welche Informationen Sie für die Projektkostenplanung brauchen und wie diese zusammenspielen.
Nutzen Sie auch die Methoden, Vorgehensweisen und Werkzeuge zum Projektmanagement. Sie finden ausführliche Erläuterungen im Management-Handbuch in der Rubrik Projektmanagement. Hilfreich daraus sind für die Projektkostenplanung insbesondere die folgenden Vorlagen:
In den folgenden Abschnitten dieses Handbuch-Kapitels erfahren Sie, wie Sie auf der Grundlage dieser Planungen vorab Schritt für Schritt die Projektkosten kalkulieren, schätzen und planen können. Sie erstellen damit einen Projektkostenplan als Übersicht über sämtliche Projektkosten. Diese können Sie in dem Plan, den Sie erarbeiten, dann auswerten nach Projektkosten für: Arbeitspakete, Partner, Ressourcen oder Zeit. Die Erläuterungen basieren auf einem speziellen Excel-Tool für die Projektkostenplanung.
