Welche Teilpläne für ein Projekt erstellt werden

Damit ein Projekt erfolgreich verläuft, sollte es gut vorbereitet werden. Dazu zählt insbesondere ein durchdachter Projektplan. Drei entscheidende Teile eines schlüssigen Projektplans sind:

  • Projektergebnis
  • Zeitplan
  • Kostenplan

In den meisten Fällen wird ein Projekt auch erst dann genehmigt oder freigegeben, wenn diese Informationen schlüssig erarbeitet und im Projektplan dargestellt sind. Sie sind Grundlage für die Entscheidung beim Auftraggeber, Projektsponsor oder in Entscheidungsgremien.

Im Ergebnisplan erläutern Sie, was im Projekt hergestellt, geleistet oder bewirkt werden soll. Dabei kann sich das Projektergebnis mehreren Elementen zusammensetzen, die nacheinander erstellt werden oder aufeinander aufbauen. Das wird in diesem Plan dargestellt. Im Zeitplan zeigen Sie den zeitlichen Verlauf des Projekts: Was wird wann geleistet?

In dieser Anleitung geht es um den Projektkostenplan, also darum, wie Sie die Projektkosten mithilfe eines Projektkostenplaners (Excel-Tool) vor Projektstart kalkulieren.

Ziel und Zweck der Projektkostenplanung

Der Projektkostenplan dient mindestens vier verschiedenen Zielen und Zwecken:

Mit Entscheidern kommunizieren

Mit dem Projektkostenplan zeigen Sie dem Auftraggeber, Projektsponsor oder dem Entscheidungsgremium, mit welchen Kosten diese für das Projekt rechnen müssen. Damit schätzen die Entscheider ab, ob das Projekt überhaupt wirtschaftlich und rentabel ist – und damit überhaupt genehmigt werden sollte.

Budget planen

Sie ermitteln mit dem Projektkostenplan, welches Budget Sie für die Durchführung des Projekts benötigen. Auftraggeber, Projektsponsor und Entscheider wissen dann, welche Geldmittel und Ressourcen sie für das Projekt beschaffen oder zur Verfügung stellen müssen.

Angebotspreis ermitteln

Falls das Projekt einem Angebot an externe Kunden entspricht, ermitteln Sie mit der Projektkostenkalkulation den Angebotspreis – und verhandeln gegebenenfalls mit dem Kunden einzelne Angebotspositionen.

Plan- und Soll-Kosten vorgeben

Mit dem Projektkostenplan geben Sie die Plan- oder Soll-Kosten vor, die das Projekt maximal verbrauchen darf. Damit erkennen Sie später im Projektverlauf durch einen Soll-Ist-Vergleich, ob das Projekt „nach Plan“ verläuft – oder ob die Kosten aus dem Ruder laufen. Das kann Konsequenzen haben für die Projektsteuerung, für das Projektergebnis, die Projektlaufzeit bis zum vorzeitigen Abbruch eines Projekts (wegen Unwirtschaftlichkeit).

Notwendige Informationen für die Projektkalkulation

Um die Projektkosten zu kalkulieren und den Projektkostenplan zu erarbeiten, benötigen Sie zahlreiche Informationen zum Projekt. Diese beschaffen oder erarbeiten Sie im Rahmen der Projektplanung in Bezug auf:

  • Projektergebnisse und Qualität der Ergebnisse, die sich aus dem Projektauftrag und den Projektzielen ergeben
  • Aufgaben, Teilaufgaben und Tätigkeiten, die Sie dazu im Projekt oder in einem Teilprojekt durchführen und erledigen müssen
  • Ressourcen in Form von Partnern, beteiligte Personen, Experten, Produkte, Hilfsmittel und Dienstleistungen (zum Beispiel Reisen oder Beratung), die Sie für die Aufgaben benötigen
  • Zeitplan: Welche Partner oder Personen erledigen welche Aufgaben im Projekt wann?

Wenn Sie die Kosten für die einzelnen projektbezogenen Aufgaben und Tätigkeiten zusammenstellen und diese Kosten für das Gesamtprojekt addieren, spricht man auch von der Bottom-up-Vorgehensweise der Projektkostenplanung.

Sofern Sie von einem vorgegebenen Projektbudget ausgehen und diese Gesamtsumme auf die Teilprojekte, Projektphasen, Arbeitspakete und Teilarbeitspakete – und damit auf die einzelnen Projektaufgaben – herunterbrechen, ist das die Top-down-Vorgehensweise der Projektkostenplanung.

Praxis

Daten für die Projektkostenplanung ermitteln

Stellen Sie alle Informationen zusammen, die Sie benötigen und die Ihnen helfen, die Projektkosten zu kalkulieren, zu planen oder zumindest nachvollziehbar und schlüssig abzuschätzen. Die folgende Vorlage und Übersicht zeigt, welche Informationen Sie für die Projektkostenplanung brauchen und wie diese zusammenspielen.

Grundlage für die Kostenplanung sind folgende Teilpläne und die darin enthaltenen Informationen:

  • Aufgaben- und Arbeitsplan
  • Bedarf an Ressourcen
  • Zeitplan

Erstellen Sie diese Teilpläne (oder nutzen Sie die bereits erstellten Teilpläne) mithilfe der folgenden Vorlagen. Die Informationen daraus gehen dann in die Projektkostenplanung ein. So werden die einzelnen Teilpläne aufeinander abgestimmt.

Projektkosten zusammenstellen und kalklulieren

Erstellen Sie dann Schritt für Schritt den Projektkostenplan. Das heißt, Sie kalkulieren oder schätzen (möglichst zuverlässig) die gesamten Projektkosten. Nutzen Sie dazu das folgende Excel-Tool.

Wie dieses Excel-Tool genau funktioniert und was Sie eintragen und berechnen lassen, wird erklärt in: Projektkosten kalkulieren Schritt für Schritt. Dort finden Sie auch weitere Varianten des Tools mit weiteren Planungszeiträumen und eine einfache Variante für die Planung.

Dazu im Management-Handbuch

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