ProjektplanungExcel-Tool für den Plan-Ist-Vergleich für Projektkosten

Während des Projektverlaufs muss regelmäßig geprüft werden, ob das Projekt so umgesetzt wird wie geplant. Ansonsten muss die Projektleitung steuernd eingreifen. Um zu erkennen, ob ein Eingreifen notwendig ist, braucht sie einen Plan-Ist-Vergleich. Mit diesem Excel-Tool wird der Ist-Aufwand erfasst und in Reports mit dem Plan verglichen.

Projektsteuerung als kontinuierlicher Plan-Ist-Vergleich

Für die Projektsteuerung muss der Projektplan laufend mit dem Projektverlauf verglichen werden. Das betrifft insbesondere:

  • Kosten, die durch das Projekt anfallen
  • Termine, zu denen einzelne Arbeitspakte starten oder Projektergebnisse vorliegen
  • Projektergebnisse, die erzielt werden

Im Einzelnen werden Plan-Kosten mit Ist-Kosten verglichen, Plan-Termin mit Ist-Termin und Projektergebnis mit dem zu Beginn definierten Anforderungskatalog und den Projektzielen.

Die Excel-Vorlage, die im Folgenden vorgestellt wird, ist eine Erweiterung der Planungsvorlage, die im vorigen Abschnitt dieses Handbuch-Kapitels beschrieben ist. Für die Projektsteuerung ist die Vorlage ergänzt um Funktionen für den Plan-Ist-Vergleich der laufenden Projektkosten.

Grundlage für den Plan-Ist-Vergleich und die darauf basierende Projektsteuerung sind die Daten, wie sie im Projektplan festgehalten sind. Das sind:

  • Projektphasen, Arbeitspakete und Teilarbeitspakete aus dem Projektstrukturplan
  • Ressourcen, die im Projekt eingesetzt werden
  • Kostensätze für die einzelnen Projektressourcen
  • Kostenplan mit der Beziehung von: Arbeitspaket, Ressource, geplanter Einsatz der Ressource pro Monat

Der Ressourceneinsatz pro Monat multipliziert mit dem jeweiligen Kostensatz ergibt die Projektkosten (pro Monat oder pro Jahr). Dazu müssen im ersten Schritt die einzelnen Aufwendungen für das Projekt erfasst werden.

Zeitaufwand für einzelne Ressourcen und Arbeitspakete erfassen

Damit ein Plan-Ist-Vergleich erfolgen kann, müssen alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Projekt regelmäßig melden, was sie für das Projekt geleistet haben und mit welchem Aufwand das verbunden ist. Sie erfassen damit:

  • das Arbeitspaket, das bearbeitet wurde
  • die Ressourcen, die dafür eingesetzt wurden; zum Beispiel Arbeitszeit von Herrn Müller oder Nutzungszeit eines Geräts
  • die Menge der eingesetzten Ressource in der Einheit, in der die Ressource gemessen wird; zum Beispiel Anzahl Stunden pro Monat von Herrn Müller für Arbeitspaket 1 Kick-off

Diese Ist-Meldung erfolgt mindestens monatlich. Aus den in der Vorlage hinterlegten Kostensätzen (Kosten für eine Ressourceneinheit im jeweiligen Monat) ergeben sich die Ist-Kosten für das Arbeitspaket und die Ressource im Monat. Diese Information wird in den Report für die Ist-Kosten übertragen.

Die entsprechenden Daten erfassen Sie im Tabellenblatt PROJEKT-ISTKOSTEN.

Ressourcenverbrauch und Ist-Aufwand erfassen und Ist-Kosten bestimmen (Beispiel)

Für den Plan-Ist-Vergleich wird dann der geplante Einsatz der Ressourcen mit dem tatsächlichen Einsatz der Ressourcen verglichen. Dazu betrachten Sie drei Reports (Zusammenstellung der Kosten).

Reports für den Plan-Ist-Vergleich der Projektkosten

Im ersten Report für den Plan-Ist-Vergleich der Projektkosten sind die Plan-Kosten in einer Tabelle dargestellt, pro Monat und pro Jahr; Tabellenblatt REPORT-MONAT-PLAN und REPORT-JAHR-PLAN.

Plan-Kosten pro Monat – für die mit Filtern eingestellten Partner und den ausgewählten Zeitraum (Beispiel)

In einem zweiten Report sind die tatsächlich angefallenen Kosten, die Ist-Kosten, in der gleichen Weise dargestellt. Beide Werte, Plan-Kosten und Ist-Kosten werden miteinander verglichen und dann im Tabellenblatt REPORT-MONAT-ABWEICHUNG dargestellt.

Kostenabweichungen und Plan-Ist-Vergleich pro Monat (Beispiel)

Eine entsprechende Übersicht finden Sie in der Vorlage auch für den Zeitraum Jahre; Tabellenblatt REPORT-JAHR-ABWEICHUNG. Hier werden die Werte für ein Jahr zusammengefasst.

Plan-Ist-Vergleich für die Projektsteuerung nutzen

Mit dieser Übersicht zu den Kostenabweichungen können Sie dann regelmäßig prüfen, wo es besondere Abweichungen gibt. Wenn Sie diese erkannt haben, können Sie genau dort nach den Ursachen suchen – und dann je nach Ursache steuernd ins Projekt eingreifen. Mögliche Maßnahmen zur Projektsteuerung, die sich aus dem Plan-Ist-Vergleich der Kosten ergeben können, sind:

Mehrkosten bei den Arbeitspaketen

Einzelne Arbeitspakete verbrauchen mehr Ressourcen wie zum Beispiel Arbeitszeit als geplant. Sie sprechen dann mit der für das Arbeitspaket verantwortlichen Person und fragen nach den Gründen. Mögliche Ursachen für den Mehraufwand können sein:

  • Die Aufgabe ist komplexer als gedacht.
  • Es gab einen Wechsel bei der bearbeitenden Person, was zu zusätzlichem Übergabe- und Einarbeitungsaufwand führte.
  • Die Aufwandsschätzung zu Beginn (Plan-Aufwand) war zu optimistisch.

Ressourceneinsatz nicht optimal

Einzelne Ressourcen, zum Beispiel Projektmitarbeiter, melden einen höheren Zeitaufwand als geplant. Mögliche Ursachen können sein:

  • fehlendes Know-how bei der bearbeitenden Person
  • viele Unterbrechungen im Arbeitsablauf
  • nachträgliche Anforderungen mit zusätzlichen Projektaufgaben

Maßnahmen zur Projektsteuerung

Mögliche Maßnahmen zur Anpassung des Projektverlaufs sind:

  • Nachverhandlung beim Budget
  • Streichen von weniger wichtigen Projektaufgaben
  • Austausch von Projektmitarbeitern bei einzelnen Arbeitspaketen
  • Wechsel von Projektaufgaben zu Personen mit geringerem Stundensatz