Projekte erfassen und verfolgen

Angebote, für die ein Auftrag oder eine Bestellung vorliegt, werden zu einem Projekt. Im Tabellenblatt PROJEKTSTEUERUNG des Excel-Tools im Praxisteil (unten) wird der Projektverlauf verfolgt. Sobald Sie aus einem Angebot ein Projekt machen, vergeben Sie in dieser Tabelle eine Projektnummer (Projekt-Nr.) und legen fest, welches Angebot (Angebotsnummer) diesem Projekt zugrunde liegt. Dann erfassen Sie für das einzelne Projekt:

  • Projektstatus: Auftrag erteilt, in Arbeit, beendet, abgenommen, bezahlt
  • Projektstart
  • Projektende (Plan)
  • Projektende (geschätzt oder Ist)
  • Projektkosten (Plan)
  • Projektkosten (geschätzt oder Ist); sie ergeben sich aus dem Tabellenblatt MITLAUFENDE KALKULATION

Zeitplan verfolgen

Im Tabellenblatt PROJEKTSTEUERUNG verfolgen Sie, ob das Projekt zum geplanten Termin beendet wird. Berechnet werden dafür in der Tabelle die geplante und die tatsächliche Projektdauer (in Tagen) aus dem Projektstart- und Projektende-Datum. Die berechnete Abweichung von Projektende (Plan) und Projektende (geschätzt) ist der zeitliche Projektverzug (in Tagen) zum aktuellen Zeitpunkt.

Das geschätzte Projektende kann sich durch den Projektverlauf immer wieder ändern. Das Projekt kann beschleunigt werden, oder es kann zu weiterem Verzug kommen. Erst am Ende des Projekts ergibt sich der tatsächliche Verzug, wenn das geplante Projektende mit dem tatsächlichen Projektende (Ist) verglichen wird.

Kostenverlauf überwachen

In gleicher Weise werden im Tabellenblatt PROJEKTSTEUERUNG die Kostenabweichung und der Gewinnbeitrag eines Projekts ermittelt. Die Kostenabweichung ergibt sich aus der Differenz aus Plankosten des Projekts und den Schätzkosten des Projekts zum aktuellen Zeitpunkt. Die Plankosten entsprechen im Allgemeinen der Auftragssumme abzüglich eines Gewinnzuschlags und damit dem verfügbaren Projektbudget.

Das Plan-Ergebnis in der Tabelle entspricht dem geplanten und erwarteten Gewinn, der mit dem Projekt erzielt werden soll (Plan-Projekt-Überschuss). Es ist die Differenz aus Auftragssumme und Plankosten des Projekts. Das Ist-Ergebnis entspricht dem aktuell erzielbaren oder erzielten Gewinn des Projekts (Ist-Projekt-Überschuss).

Eine „positive“ Kostenabweichung bedeutet, dass das Projekt nicht das gesamte geplante Budget verbraucht. Die Kostenabweichung entspricht der Ergebnisabweichung. Diese zeigt an, ob sich der geplante Gewinn des Unternehmens durch das Projekt verringert (negative Ergebnisabweichung) oder erhöht (positive Ergebnisabweichung).

Projektsteuerung durch Plan-Ist-Vergleich

In der Tabelle PROJEKTSTEUERUNG werden die Plan-Werte mit den Schätz- oder Ist-Werten verglichen, um Abweichungen sichtbar zu machen und rechtzeitig im Projektverlauf Maßnahmen einzuleiten, damit der tatsächliche Verlauf des Projekts dem geplanten entspricht.

Der Vergleich der Plan- und Istwerte zeigt, wie das Projekt durchgeführt wird. Er zeigt den Erfolg des Projekts. Abweichungen schlagen sich auf den Unternehmenserfolg nieder und sollten minimiert werden. Wenn die Abweichungen – wie mit diesem Excel-Tool – frühzeitig sichtbar werden, kann im laufenden Projekt gegebenenfalls gegengesteuert, und Korrekturmaßnahmen können ergriffen werden. Das ist Aufgabe der Projektsteuerung.

Mitlaufende Kalkulation im Projekt

Grundlage für den Plan-Ist-Vergleich ist die mitlaufende Kalkulation. Sie erfolgt meistens in der Form, dass die Mitarbeiter ihre Arbeitszeit für das Projekt aufschreiben. Im Tabellenblatt MITLAUFENDE KALKULATION wird der tatsächliche Aufwand für jedes einzelne Projekt dargestellt. Sie legen dazu für jedes Projekt einen Datensatz (Zeile) für die mitlaufende Kalkulation an, indem Sie die Projektnummer (Projekt-Nr.) eintragen. Sie sehen dann zunächst für das Projekt:

  • welches Angebot mit dem Projekt verbunden ist,
  • Kunde,
  • Kostenstelle,
  • Abteilung,
  • Projektstatus,
  • Auftragssumme,
  • Plankosten (Projektbudget) und
  • geschätztes Enddatum.

Dann erfassen Sie die bereits verbrauchte Projektzeit, wie Sie von den Projektmitarbeitern zurückgemeldet werden. Außerdem erfassen Sie die Projektzeit, die es voraussichtlich noch braucht, um das Projektergebnis zu erstellen.

Die verbrauchte Zeit und die noch geplante Zeit werden mit dem (durchschnittlichen) Stundensatz multipliziert. Daraus ergibt sich der Kostenaufwand (Ist und geschätzt) für das Projekt. Außerdem erkennen Sie das Projektergebnis, der Gewinn, der mit dem Projekt erzielt wird. Die Informationen aus der mitlaufenden Kalkulation werden im Tabellenblatt PROJEKTSTEUERUNG verfolgt.

Praxis

Mitlaufende Kalkulation durch Zeitaufschrieb

Für die Projektsteuerung müssen die Projektmitarbeiter festhalten, wie viel Zeit sie für welches Projekt aufgewendet haben. Das erfolgt am einfachsten mit einer Zeitaufschreibung. Nutzen Sie dafür eine der beiden Vorlagen.

Projektsteuerung durch Plan-Ist-Vergleich

Übertragen Sie die so dokumentierten Zeitaufwendungen in die Tabelle zur Projektsteuerung. Führen Sie auf dieser Grundlage einen regelmäßigen Soll-Ist-Vergleich für Ihr Projekt mit dem folgenden Excel-Tool durch.

Für weitergehende Analysen zum Soll-Ist-Vergleich können Sie auch die folgenden Excel-Vorlagen nutzen.

Abweichungen mit dem Burndown-Chart sichtbar machen

Ein anschaulicher Vergleich zwischen Soll und Ist bezüglich Zeit oder Kosten ergibt sich aus dem sogenannten Burndown-Chart (siehe Abbildung 3).

Abbildung 3: Burndown-Chart für die Budgetüberwachung

Im Projektverlauf müssen Sie vor allem darauf achten, dass das Projekt im Zeitplan und Kostenplan bleibt und am Ende auch den erwarteten Gewinn einbringt – oder zumindest das Projektbudget nicht übersteigt. Mit dem Projektcontrolling erfassen Sie das Projektergebnis. Außerdem sollten Sie sicherstellen, dass Sie alle Projektleistungen rechtzeitig und nach Zahlungsplan in Rechnung stellen, damit Ihre Liquidität gesichert ist. Das Excel-Tool hilft Ihnen dabei. Im folgenden Abschnitt lesen Sie, wie Sie dabei vorgehen.

Dazu im Management-Handbuch

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