Angebotsverfolgung und ProjektsteuerungAngebotsliste führen und Angebotserfolg überwachen

Behalten Sie mit dieser Excel-Vorlage alle Angebote für Ihre potenziellen Kunden im Blick. Sie sehen, welches Angebot Sie wann abgegeben haben und wie hoch die Angebotssumme ist. Sie erkennen, welchen Erfolg Sie mit Ihren Angeboten haben, wenn der Kunde den Auftrag erteilt. Optimieren Sie so Ihre Erfolgsquote (Hit-Rate).

Bedeutung der Angebotsverfolgung

Das Schreiben eines Angebots ist ein zentraler Meilenstein im Vertriebsprozess. Mit dem Angebot teilen Sie Ihrem (potenziellen) Kunden mit, welche Leistungen zu welchen Bedingungen und für welchen Preis Sie erbringen wollen. Mit der Angebotsverfolgung prüfen Sie, wie erfolgreich Ihre Angebote sind. Dazu brauchen Sie einen ständigen Überblick über:

  • Angebote, die Sie erstellt und abgegeben haben
  • Status, in dem sich das Angebot befindet
  • Auftrag oder Bestellung, die der Kunde zu Ihrem Angebot erteilt hat
  • Vergleich Ihres Angebots mit dem Auftrag des Kunden in Bezug auf Leistungsumfang und Preis

Sie müssen immer im Blick haben, wie erfolgreich Sie mit Ihren Angeboten sind. Entspricht die Bestellung dem, was Sie angeboten haben, oder wurde zum Beispiel der Preis reduziert? Außerdem müssen Sie wissen, welche Angebote erfolgreich sind und wie viele Angebote insgesamt zum Auftrag geführt haben. Das Verhältnis der erfolgreichen Angebote zu allen abgegebenen Angeboten entspricht der Hit-Rate im Vertrieb.

Schließlich müssen Sie im Blick haben, ob es Unterschiede bezüglich des Erfolgs mit Angeboten innerhalb Ihres Unternehmens gibt. Sie müssen erkennen, welche Abteilungen erfolgreich und welche weniger erfolgreich sind. Um diesen Überblick zu behalten, müssen Sie im Rahmen der Angebotsverfolgung die folgenden Schritte mithilfe der hier vorgestellten Excel-Vorlage tun.

Stammdaten erfassen

In der Excel-Vorlage wird jedes Projekt drei Kategorien zugeordnet mit entsprechenden Tabellen in der Vorlage:

  • Abteilungen im Unternehmen; das können auch Teams, Gruppen oder einzelne Personen sein; Tabelle ABTEILUNGEN
  • Kostenstellen, wie sie in der Buchhaltung definiert sind; Tabelle KOSTENSTELLEN
  • Kunden, die ein Angebot annehmen, eine Bestellung aufgeben und damit einen Projektauftrag erteilen; Tabelle KUNDEN

Abteilungen und Kostenstellen haben eine Nummer, einen Namen und einen Verantwortlichen. Die Kunden haben ebenfalls eine Nummer und einen Namen sowie einen Ansprechpartner beim Kunden. Diese Informationen werden hinterlegt. Sie können beliebig ergänzt werden.

Weitere Kapitel zum Thema