ProjektmanagementProjektplanung

Wofür braucht es die Projektplanung? Welche Rolle spielt der Projektstrukturplan? Wie kann man den Projektstrukturplan als Mindmap darstellen? Wie funktioniert die reibungslose Zeitplanung? Und wie erstellen Sie einen Zeitplan sowie einen Kostenplan? Erhalten Sie einen Überblick über die optimale Vorgehensweise, viele praktische Tipps und Vorlagen.

Warum ist die Projektplanung wichtig?

Manche spotten: „Planung ersetzt den Zufall durch den Irrtum.“ Einige Großprojekte scheinen dieser Sichtweise recht zu geben. Gleichwohl dürfte es in den meisten Fällen hilfreich sein, das Projekt in seinem Ablauf vorauszudenken – zu planen.

Je nach Komplexität und Umfang der Aufgabenstellung und nach Zeitdauer der Projektdurchführung, empfiehlt es sich einen mehr oder weniger genauen Projektplan zu erarbeiten. Je kurzfristiger der Planungszeitraum, desto genauer kann der Projektplan sein. Die Regel ist: So wenig Planung wie möglich, so viel wie nötig.

Es gilt demnach:

  • Projektplanung ist ein schrittweiser Prozess, der bereits in der Phase der Projektdefinition mit geringer Planungstiefe beginnt und im Laufe des Projekts immer detaillierter wird.
  • Die Planung eines Projekts muss grundsätzlich einen Kompromiss finden zwischen dem, was planbar ist und dem, was geplant werden muss.
  • Es wird vorausgesetzt, dass eine klare Zielsetzung für das Projekt vorliegt.

Wofür braucht es Projektplanung?

Zweck der Projektplanung ist weniger der Projektplan selbst. Wichtiger ist es, mit der Projektplanung

  • komplexe Vorhaben durch Teilpläne zu gliedern und übersichtlich zu machen;
  • das Projektgeschehen aufgrund einer systematischen Analyse von Einflussfaktoren so gut wie möglich vorauszusehen;
  • die Folgen alternativer Handlungsmöglichkeiten auf die Kosten- und Terminentwicklung bereits bei der Entscheidungsvorbereitung sichtbar zu machen;
  • eine rationelle Gestaltung des Projektablaufs zu ermöglichen;
  • die Arbeit einzelner Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und der beteiligten Bereiche so aufeinander abzustimmen, dass Doppelarbeiten vermieden werden;
  • die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter über das Vorhaben und die Projektziele zu informieren;
  • realistische Soll-Vorgaben für Aufwand, Termine und Ressourcen zu ermitteln und
  • damit die Voraussetzung zur Projektüberwachung und Projektsteuerung zu schaffen.

Der Projektstrukturplan als zentrales Planungsinstrument

Im Projektstrukturplan (PSP) wird dargestellt, welche Aufgaben und Aktivitäten im Einzelnen im Projekt durchzuführen sind. Er ist damit das zentrale Planungsinstrument und das Fundament für die Projektplanung und anschließende Projektdurchführung. Im Projektstrukturplan sind insbesondere aufgeführt:

  • Aufgaben oder Aktivitäten
  • Termine
  • Kosten oder Budget
  • Ressourcen und Hilfsmittel
  • Verantwortliche

Aus dem Projektstrukturplan ergibt sich, welche Aufgaben als Nächstes anstehen und durchgeführt werden und wie die Ergebnisse der jeweiligen Aufgabe überprüft und abgenommen werden. Für das operative Projektmanagement kann der allgemeine Projektstrukturplan in einen Ablaufplan oder Maßnahmenplan überführt und dort detailliert sein.

Projektstrukturplan als Mindmap erstellen

Mindmaps sind ein hilfreiches Werkzeug und eine Möglichkeit für das Entwickeln eines Projektstrukturplans. Sie visualisieren damit Ihr Projekt in einer Übersicht und können alle notwendigen Informationen einfach einbinden, ergänzen sowie ein- und ausblenden. Abbildung 2 zeigt dazu ein Beispiel.

Abbildung 2: Projektstrukturplan als Mindmap

Projektstrukturpläne können unterschiedlich aufgebaut sein. Oft sind die einzelnen Elemente, insbesondere die Aufgaben und Aktionen, in chronologischer Folge erläutert. Der Projektstrukturplan ist dann eine Form eines Zeitplans oder Ablaufplans. Dementsprechend ist die Terminplanung ein wichtiger Bestandteil der Projektstrukturplanung.

Terminplanung

Die Terminplanung gibt Auskunft über folgende Fragen:

  • Welche Zeit wird das Projekt unter Berücksichtigung der für die einzelnen Vorgänge benötigten Zeit in Anspruch nehmen?
  • Welche Vorgänge bestimmen die gesamte Projektdauer?
  • Zu welchen Terminen müssen die einzelnen Vorgänge beginnen und wann müssen sie abgeschlossen sein, wenn die vorgegebene Projektdauer eingehalten werden soll?
  • Welche Auswirkungen haben zeitliche Verschiebungen sowie Verkürzungen oder Verlängerungen von Vorgängen auf die Projektdauer?

Um den Terminplan zu erarbeiten, sind folgende Schritte notwendig:

1. Aufgabenpakete detaillieren

  • Auflösen der Arbeitspakete in einzelne Tätigkeiten oder Vorgänge
  • Zusammenstellung sämtlicher Vorgänge zu einer Vorgangsliste

2. Abläufe festlegen und Ablaufplan erstellen

Für jeden Vorgang sind möglichst alle drei Fragen zu beantworten:

  • Welche Vorgänge müssen abgeschlossen sein, bevor der betrachtete Vorgang beginnen kann?
  • Welche Vorgänge können gleichzeitig mit diesem Vorgang ausgeführt werden?
  • Welche Vorgänge können nicht begonnen werden, bevor der betrachtete Vorgang abgeschlossen ist?

3. Ablaufplan in den Terminplan überführen

Hierbei sind folgende Fragen zu beantworten:

  • Wie lange dauern die einzelnen Vorgänge?
  • Wann können die Vorgänge frühestens beginnen und enden?
  • Wann müssen die Vorgänge spätestens beginnen und enden, wenn die Projektdauer eingehalten werden soll?
  • Wo sind Zeitreserven vorhanden, wo fehlen sie?

Methoden für die Terminplanung im Projektmanagement

Verfahren der Termin- und Ablaufplanung sind:

Terminplan

Der Terminplan zeigt die wichtigsten Vorgänge mit ihren geschätzten Dauern und den Start- und Endterminen in Form einer Liste; meist nach aufsteigenden Terminen sortiert.

Meilensteinplan

Der Meilensteinplan ist eine ereignisorientierte Terminübersicht, die zeigt, wann bestimmte, für das Projekt wichtige Aufgaben, Vorgänge und Aktivitäten zu erreichen sind.

Meilenstein

Der Meilenstein ist ein Arbeitspaket, ein Ergebnis oder ein Liefergegenstand in einem Projekt, der eine besondere Bedeutung hat.

Der Meilenstein kann für den Auftraggeber, die Projektleitung und das Projektteam wichtig sein, um zu erkennen, ob die Projektziele erreicht werden. Er zeigt den Zwischenstand des Projekts. Er kann ein wichtiges Arbeitsergebnis sein, auf das die weiteren Arbeiten im Projekt angewiesen sind.

Meilensteine sind verständlich, kontrollierbar, in angemessenen Zeitabständen und spezifiziert durch

  • Inhalt: das muss erledigt oder verfügbar sein
  • Termin: an diesem Tag wird das Ergebnis präsentiert und überprüft bezüglich Qualität, Zeitplan und Kosten

Balkenplan und Gantt-Diagramm

Balkenplan und Gantt-Diagramm stellen auf einer Zeitachse als Balken dar, wie lange einzelne Projektphasen und Arbeitspakete dauern, wodurch die Arbeitsschritte in ihrer Zeitfolge und ihre Dauer grafisch veranschaulicht werden (siehe Abbildung 3).

Abbildung 3: Terminplanung im Projekt in Form eines Gantt-Diagramms (Balkenplan)

Netzplan

Der Netzplan ist eine grafische Darstellung der Ablaufstrukturen im Projekt, der die logische und zeitliche Aufeinanderfolge der Einzelarbeiten veranschaulicht. Es gibt mehrere Varianten für Netzpläne im Projektmanagement. Zum Beispiel: MPM-Netzplan, GERT-Netzplan oder Petri-Netz. In Abbildung 4 ist ein MPM-Netzplan dargestellt. Dabei können einige Arbeitspakete beginnen, bevor die vorangegangenen komplett abgeschlossen sind.

Abbildung 4: Terminplanung im Projekt in Form eines Netzplans

Methoden zur Aufwands- und Kostenschätzung im Projekt

Um den Aufwand und die Kosten für das Projekt abzuschätzen, gibt es unterschiedliche Methoden und Vorgehensweisen.

Detaillierte Aufwandsschätzung

Planung oder Schätzung aller relevanten Aufwendungen für jedes einzelne Arbeitspaket. Nur auf der Basis von Projektstrukturplan und definierten Arbeitspaketen sinnvoll.

Parametrische Aufwandsschätzung

Hinreichend genaue Ermittlung der Projektaufwendungen mit mathematischen Gleichungen unter Verwendung relativ weniger, repräsentativer Einflussgrößen. Dabei können Kennzahlen aus abgeschlossenen Projekten herangezogen werden; zum Beispiel ergibt sich der Gesamtaufwand für einen Fliesenleger aus der Multiplikation von: zu fliesende Fläche in Quadratmeter und Zeitaufwand in Stunden pro Quadratmeter.

Analogie-Methode

Kostenvergleiche und Bestätigung von Kostenschätzungen durch den Vergleich mit ähnlichen, bereits abgeschlossenen Projekten.

Intuitive Schätzung

Einzel- oder Gruppenschätzung von Aufwandsgrößen durch Experten. Qualität der Schätzangaben ist wesentlich von der Erfahrung der befragten Experten abhängig.

Je besser die Aufwandsschätzung, desto besser können Budget und Ressourcen für das Projekt eingeplant und zur Verfügung gestellt werden. Bei schlechter Schätzung oder Berechnung sind im weiteren Verlauf wahrscheinlich immer wieder Anpassungen notwendig – mit allen Problemen und Konflikten, die es mit dem Auftraggeber deshalb geben kann.

Praxis

Projektstrukturplan erstellen

Erarbeiten Sie für Ihr Projekt einen Projektstrukturplan. Orientieren Sie sich dabei an der Struktur und dem Aufbau wie in der folgenden Abbildung 5 und nutzen Sie die dazugehörende Vorlage.

Abbildung 5: Aufbau eines Projektstrukturplans

Falls Sie eine Software für das Mindmapping einsetzen und Ihren Projektstrukturplan damit erstellen wollen, können Sie die folgende Vorlage als Einstieg nutzen.

Ablaufplan und Detailpläne erstellen

Erläutern Sie die Teilaufgaben, Teilprojekte und Arbeitspakete in dem Umfang und in dem Detaillierungsgrad, wie es notwendig ist. Maßgeblich für die Detaillierung ist:

  • Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Projekt haben einen Überblick über das Projekt.
  • Ein Detailplan zeigt, was unbedingt zu beachten ist, sodass keine Fehler oder falschen Ergebnisse entstehen.
  • Was die Ausführenden wissen, braucht nicht geplant zu werden.
  • Ein Detailplanung soll vermeiden, dass Mängel entstehen.

Nutzen Sie dazu die folgende Vorlage.

Meilensteine festlegen

Erarbeiten Sie für die einzelnen Arbeitspakete, Vorgänge und Aufgaben einen Zeitplan oder Terminplan. Gehen Sie dabei von wichtigen Terminen aus; zum Beispiel von Präsentationen der Zwischenergebnisse beim Auftraggeber. Dies sind die sogenannten Meilensteine. Halten Sie diese zunächst als Meilensteinplan fest. Nutzen Sie dazu eine der folgenden Vorlagen.

Terminplan erstellen

Entwickeln Sie dann einen Terminplan. Gehen Sie dabei von den Meilensteinen aus und planen Sie die einzelnen Arbeitspakete bezüglich Beginn, Dauer und Ende. Sie können Ihren Terminplan als Balkenplans (Gantt-Diagramm) oder Netzplan darstellen. Orientieren Sie sich dazu an den folgenden Vorlagen.

Mit den folgenden Excel-Vorlagen ermitteln Sie die Projekttermine mithilfe der Netzplantechnik. Und Sie stellen den Zeitplan in der Form eines Gantt-Diagramms dar. Im einfachen Fall wird eine Vorwärtsterminierung durchgeführt.

In der Variante mit Vorwärts- und Rückwärtsterminierung können Sie früheste und späteste Beginn- und Endtermine sowie die Puffer berechnen. Außerdem können Sie einen spätesten Endtermin für Ihr Projekt eingeben, aus dem dann retrograd (rückwärts) der Starttermin berechnet wird, zu dem das Projekt spätestens starten muss.

Kosten zusammenstellen

Stellen Sie für Ihren Projektstrukturplan außerdem die Kosten, den Aufwand und sonstige Ressourcen zusammen. Nutzen Sie für die Darstellung der Projektkosten die folgende Vorlage.

Der Projektstrukturplan sollte dem gesamten Projektteam als Orientierung bei der Durchführung des Projekts helfen. Ob die einzelnen Maßnahmen dann – wie geplant – durchgeführt werden, müssen Sie regelmäßig im Projekt prüfen. Das ist die zentrale Aufgabe der Projektüberwachung. Wie Sie dabei vorgehen und worauf es ankommt, lesen Sie im nächsten Abschnitt dieses Handbuch-Kapitels.