ProjektmanagementProjektabschluss

Wie schließt man ein Projekt formal korrekt ab? Welche Schritte sind dafür notwendig? Und wie planen Sie den Projektabschluss so, dass am Ende alles reibungslos funktioniert? Von der Auflösung der Projektgruppe bis zur Projektabschlussbesprechung – Tipps und Vorlagen für die praktische Umsetzung.

Warum ist ein formaler Projektabschluss wichtig?

Projekte sind gemäß ihrer Definition befristete Arbeitsvorhaben. Daher ist es von Bedeutung, zu gegebener Zeit den Schlusspunkt zu setzen und das Projekt formell und offiziell zu beenden – spätestens dann, wenn die Projektziele erreicht sind. Erst am Ende ist eine Beurteilung des Projekts möglich im Hinblick auf die:

  • Ergebnisziele
  • Verlaufsziele
  • Entwicklungsziele (Zusammenarbeit im Team und Lernprozesse für das Unternehmen)

Nur wenn Projekte formal beendet werden, können die Mitglieder im Projektteam ihre Mitarbeit auch gedanklich abschließen und ihre Arbeitsplanung darauf ausrichten. Sie kehren im Allgemeinen in ihre Fachabteilungen zurück und sind dort wieder zu einhundert Prozent ihrer Arbeitszeit einsetzbar. Ihre Vorgesetzten wissen damit, dass sie diese Mitarbeitenden nicht mehr für das Projekt abstellen müssen.

Mit dem Projektabschluss bekommt der Auftraggeber seine Projektergebnisse ausgehändigt. Interne Auftraggeber können ab diesem Zeitpunkt mit den Projektergebnissen arbeiten; zum Beispiel mit dem neu eingeführten IT-System. Kunden übernehmen das Projektergebnis; eine Abschlussrechnung kann erstellt werden.

Erfolgt kein formaler Projektabschluss, dann besteht die Gefahr, dass die Projektergebnisse ungenutzt liegen bleiben und vom Auftraggeber und vom Anwender gar nicht angenommen oder wahrgenommen werden. Das Projekt taucht immer wieder als eine Art „Projektgespenst“ auf.