Projektmanagement

Viele Projekte scheitern, weil wichtige Regeln des Projektmanagements nicht beachtet werden. Schon bei der Projektvorbereitung passieren Fehler, die Projektplanung ist nicht durchdacht und im Projektverlauf wird zu wenig darauf geachtet, ob das Projektergebnis und die Projektziele erreicht werden. Im Rahmen der Projektsteuerung wird nicht oder falsch eingegriffen. Sogar am Ende des Projekts wird allzu oft vergessen, „den Sack zuzumachen“ und das Projekt formal abzuschließen.

Damit Ihnen solche handwerklichen Fehler nicht passieren, finden Sie in diesem Handbuch-Kapitel die wichtigen Regeln sowie bewährte Vorgehensweisen und Methoden im Projektmanagement auf den Punkt gebracht. In übersichtlichen Darstellungen sind die Grundlagen zum Projektmanagement benannt. Tipps, Vorlagen und Checklisten helfen Ihnen bei der Umsetzung.

Nutzen Sie beispielsweise die Vorlage Projektorganisation im Unternehmen, wenn Sie Ihre Projekte richtig in der Unternehmensorganisation verankern wollen. Beachten Sie das Anforderungsprofil und die Rollen für die Projektleitung, denn diese Person trägt maßgeblich zum Projekterfolg bei.

Hilfreich ist, wenn Sie den möglichen Projektverlauf mit den Unwägbarkeiten und Risiken vorab durchdenken. Im Rahmen der Projektplanung halten Sie fest, wie das Projekt aus aktueller Sicht ablaufen müsste und welche Folgen in Bezug auf Ressourcenbedarf, Kosten und Termine dies hat. Planen Sie so viel wie nötig und so wenig wie möglich und halten Sie dies im Projektstrukturplan fest. Dafür finden Sie in diesem Handbuch-Kapitel eine Vorlage für einen Projektstrukturplan als Mindmap oder eine Projektbeschreibung als Projekt-Canvas.

Da kein Projekt genau so abläuft, wie der Plan das beschreibt, müssen Sie im Projektverlauf den Fortschritt überwachen und Zwischenergebnisse prüfen. Welche Soll-Ist-Abweichungen sich dann zeigen, wird unter anderem mit der Meilenstein-Trendanalyse und mit der Kosten-Trendanalyse sichtbar. Mit der Checkliste zur Gegensteuerung bei Projektabweichungen erkennen Sie, wie Sie in angemessener Weise eingreifen können.

Schließlich sollten Sie dafür sorgen, dass Sie sich im Projektteam, mit dem Auftraggeber und anderen Stakeholdern ausreichend abstimmen und austauschen. Etablieren Sie eine transparente Kommunikation. Hilfreich dafür sind die Vorlagen zum Informations- und Berichtswesen im Projekt sowie das Formular für Besprechungsprotokolle für Projekt-Meetings.

Falls eine externe Überprüfung des Projekts und des Projektverlaufs notwendig ist, können Sie ein Projektaudit initiieren. In diesem Kapitel erfahren Sie, wie ein Projektaudit abläuft. Und mit der Vorlage Projektaudit vorbereiten erstellen Sie mit dem Auditor einen Zeit- und Ablaufplan und bereiten alle Informationen vor.