Prozesse bewerten

Prozesskosten analysieren und Prozesse mit Excel systematisch bewerten und optimieren

Welche Prozesse verursachen zu hohe Kosten? Wo entstehen unnötige Wartezeiten, Qualitätsprobleme oder Leistungseinbußen? Und welche Prozessvariante ist wirtschaftlicher?

Wer Prozesse verbessern möchte, muss ihre Leistung systematisch messen und bewerten. Dabei sind Prozesskosten, Durchlaufzeiten, Prozessqualität und Prozessleistung entscheidende Kriterien.

Mit diesem Dokumentenpaket zur Prozessanalyse und Prozesskostenanalyse untersuchen Sie Ihre Geschäftsprozesse Schritt für Schritt. Sie definieren Prozessziele, erkennen Stärken und Schwächen, analysieren Kosten und Qualität und vergleichen unterschiedliche Prozesse und Prozessvarianten.

Dazu erhalten Sie praxisorientierte Anleitungen, Checklisten und zahlreiche Excel-Vorlagen für Prozesskennzahlen, Prozesskostenvergleiche und Prozess-Dashboards. So schaffen Sie eine fundierte Grundlage für die Prozessoptimierung und kontinuierliche Verbesserung.

Für wen ist dieses Dokumentenpaket geeignet?

Das Dokumentenpaket richtet sich an:

• Prozessmanagement und Prozessverantwortliche
• Controlling und Kostenrechnung
• Qualitätsmanagement
• Geschäftsführung und Unternehmensleitung
• Produktionsleitung und Fertigungsplanung
• Organisationsentwicklung und kontinuierliche Verbesserung
• Projektmanagement
• Berater für Prozessoptimierung und Kostenmanagement

Prozessziele festlegen und überprüfen

Bevor Sie einen Prozess analysieren und bewerten, müssen Sie wissen, welche Ziele er erfüllen soll. Denn die Leistungsfähigkeit eines Prozesses lässt sich nur beurteilen, wenn klar ist, welchen Beitrag er zu den Unternehmenszielen leisten soll und welche Anforderungen an Qualität, Zeit, Kosten und Ergebnis bestehen.

Mit der Vorlage „Prozessziele überprüfen“ klären Sie unter anderem:

• Welchen Zweck erfüllt der Prozess?
• Welche Unternehmensziele unterstützt er?
• Welche Ergebnisse soll der Prozess liefern?
• Welche Anforderungen bestehen an die Prozessqualität?
• Welche Leistungsmerkmale sind besonders wichtig?
• Wo besteht Anpassungs- oder Verbesserungsbedarf?

So schaffen Sie die Grundlage für eine zielgerichtete Prozessanalyse und Prozessbewertung.

Stärken und Schwächen von Prozessen analysieren

Welche Ihrer Kernprozesse funktionieren gut? Wo bestehen Schwachstellen? Und welche Prozesse müssen verbessert werden, damit das Unternehmen seine Ziele erreicht? Mit der Excel-Vorlage „Prozesse auf Stärken und Schwächen überprüfen“ führen Sie eine erste systematische Diagnose Ihrer wichtigsten Prozesse durch. Sie bewerten beispielsweise:

• Beitrag des Prozesses zu den Unternehmenszielen
• Leistungsfähigkeit und Effizienz
• Einhaltung von Qualitätsanforderungen
• Prozesskosten und Ressourcenverbrauch
• Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten
• erkennbare Schwachstellen und Verbesserungspotenziale

Die Bewertung erfolgt anhand geeigneter Prozesskennzahlen und Leistungsparameter. Damit erkennen Sie, welche Prozesse besonders leistungsfähig sind und wo eine detaillierte Analyse sinnvoll ist.

Prozesskennzahlen mit Excel messen und visualisieren

Um Prozesse gezielt zu verbessern, benötigen Sie aussagekräftige Kennzahlen. Diese zeigen, ob Prozessziele erreicht werden und wo Abweichungen auftreten. Mit den enthaltenen Excel-Vorlagen und Prozess-Dashboards stellen Sie wichtige Prozesskennzahlen übersichtlich dar. Dazu gehören beispielsweise:

• Prozesskosten
• Durchlaufzeiten
• Prozessqualität
• Output und Prozessleistung
• Plan-Ist-Abweichungen
• Veränderungen im Zeitverlauf

Die grafische Darstellung hilft Ihnen, Auffälligkeiten und Schwachstellen schneller zu erkennen. So können Sie Ihre Prozessanalyse auf diejenigen Bereiche konzentrieren, in denen der größte Handlungsbedarf besteht.

Prozesskosten mit Excel analysieren und vergleichen

Zu hohe Prozesskosten können die Wirtschaftlichkeit einzelner Produkte, Dienstleistungen oder Geschäftsabläufe erheblich beeinträchtigen. Um die Ursachen zu erkennen, sollten Sie nicht nur die Gesamtkosten betrachten, sondern auch die Kosten der einzelnen Prozessschritte untersuchen.

Mit dem Excel-Tool „Plan-Ist-Kosten-Vergleich für mehrere Prozessschritte“ analysieren Sie, wie sich die tatsächlichen Prozesskosten von den geplanten Kosten unterscheiden. Sie erkennen:

• welche Prozessschritte besonders hohe Kosten verursachen
• wo Plan-Ist-Abweichungen auftreten
• welche Prozessschritte genauer untersucht werden sollten
• wo Ansatzpunkte zur Kostensenkung bestehen

Damit erhalten Sie eine wichtige Grundlage für die Prozesskostenanalyse und Prozesskostenoptimierung.

Prozessqualität bewerten und Schwachstellen erkennen

Niedrige Prozesskosten allein bedeuten noch nicht, dass ein Prozess gut funktioniert. Ebenso wichtig ist, dass er die geforderte Qualität und Leistung erbringt. Mit der Vorlage „Merkmale zur Messung der Prozessqualität festlegen“ bestimmen Sie geeignete Qualitätsmerkmale für Ihre Prozesse. Sie klären beispielsweise:

• Welche Qualitätsanforderungen muss der Prozess erfüllen?
• Welche Merkmale zeigen, ob die gewünschte Qualität erreicht wird?
• Wie lassen sich diese Merkmale messen?
• Welche Abweichungen weisen auf Qualitätsprobleme hin?
• Wo besteht Verbesserungsbedarf?

Damit ergänzen Sie Ihre Kostenanalyse um die Qualitätsdimension und erhalten ein umfassenderes Bild der Prozessleistung.

Prozessaudit planen und durchführen

Ein Prozessaudit dient dazu, Prozesse systematisch auf die Einhaltung festgelegter Anforderungen zu überprüfen. Dabei geht es insbesondere um Prozessstandards, interne Vorgaben sowie relevante gesetzliche und normative Anforderungen. In diesem Dokumentenpaket erfahren Sie, wie Sie ein Prozessaudit vorbereiten, durchführen und auswerten.

Die enthaltene Audit-Vorlage unterstützt Sie dabei, die Prüfung strukturiert zu planen und die Ergebnisse nachvollziehbar festzuhalten. Sie beschäftigen sich unter anderem mit:

• Ziele und Umfang des Prozessaudits
• relevanten Anforderungen und Prüfkriterien
• Vorbereitung und Durchführung
• Feststellung von Abweichungen
• Dokumentation der Ergebnisse
• Ableitung möglicher Verbesserungsmaßnahmen

So nutzen Sie das Prozessaudit als Instrument zur Prozessbewertung und Qualitätssicherung.

Alternative Prozesse wirtschaftlich vergleichen

Häufig gibt es unterschiedliche Möglichkeiten, einen Prozess zu gestalten oder eine Aufgabe auszuführen. Welche Alternative ist wirtschaftlicher? Welche liefert die bessere Leistung? Und wie unterscheiden sich die Prozesskosten?

Mit dem Excel-Tool „Bewertung und Vergleich zweier alternativer Prozesse“ untersuchen Sie zwei Prozessvarianten anhand wichtiger Kennzahlen. Sie vergleichen insbesondere:

• Prozessleistung
• Prozesskosten
• Prozessrentabilität

Damit können Sie unterschiedliche Möglichkeiten der Prozessgestaltung wirtschaftlich bewerten. Das Excel-Tool unterstützt Sie beispielsweise bei Entscheidungen über neue Prozessabläufe, organisatorische Veränderungen oder die Auswahl einer geeigneten Prozessvariante.

Mehrere Prozesse mit Excel analysieren und vergleichen

Wenn Sie mehrere Prozesse überwachen und bewerten möchten, benötigen Sie eine einheitliche Datengrundlage und vergleichbare Kennzahlen. Mit dem Excel-Tool „Prozessanalyse mit Excel – Auswertung Durchlaufzeit, Kosten, Output, Qualität“ analysieren Sie beliebig viele Prozesse anhand ihrer Leistungsdaten.

Dazu erfassen Sie die relevanten Prozessdaten und importieren diese in das Excel-Tool. Anschließend können Sie:

• Durchlaufzeiten vergleichen
• Prozesskosten auswerten
• Output und Prozessleistung analysieren
• Qualitätskennzahlen gegenüberstellen
• Entwicklungen im Zeitverlauf untersuchen
• Unterschiede zwischen Prozessen erkennen

Damit erhalten Sie einen umfassenden Überblick über die Leistungsfähigkeit Ihrer Prozesse. Besonders hilfreich ist diese Auswertung, wenn Sie Prozesse regelmäßig bewerten und Verbesserungsmaßnahmen anhand von Kennzahlen überprüfen möchten.

Prozessoptimierung auf Basis von Kennzahlen und Analysen

Die Prozessanalyse liefert die notwendigen Informationen, um gezielte Verbesserungen einzuleiten. Dabei sollten Sie nicht nur einzelne Kosten reduzieren, sondern immer das Zusammenspiel von Kosten, Zeit, Qualität und Prozessleistung betrachten. Mit den Anleitungen und Excel-Tools dieses Dokumentenpakets können Sie:

• Prozesse mit hohem Verbesserungsbedarf identifizieren
• Ursachen von Kosten- und Leistungsabweichungen untersuchen
• Qualitätsprobleme sichtbar machen
• alternative Prozessabläufe vergleichen
• wirtschaftliche Verbesserungspotenziale erkennen
• Entwicklungen anhand von Prozesskennzahlen verfolgen

So schaffen Sie eine nachvollziehbare Grundlage für Entscheidungen zur Prozessoptimierung.

Ihre Vorteile auf einen Blick

• Prozesse systematisch analysieren und bewerten
• Stärken und Schwächen wichtiger Kernprozesse erkennen
• Prozesskennzahlen mit Excel erfassen und auswerten
• Prozess-Dashboards zur Visualisierung nutzen
• Prozesskosten und Plan-Ist-Abweichungen analysieren
• Prozessaudits strukturiert vorbereiten und durchführen
• zwei alternative Prozesse wirtschaftlich bewerten

Erkennen Sie, wo Ihre Prozesse zu viel kosten, zu lange dauern oder nicht die gewünschte Leistung erbringen.

Mit diesem Dokumentenpaket erhalten Sie praxisorientierte Anleitungen, Checklisten und Excel-Tools, um Ihre Prozesse systematisch zu analysieren, Prozesskosten zu vergleichen und Qualitäts- und Leistungskennzahlen auszuwerten.