Berufliche Fortbildung und WeiterbildungSchulung planen und vorbereiten – Schritt für Schritt

Eine interne Schulung ist eine intensive Form der Wissensvermittlung für kleine Gruppen im eigenen Unternehmen. Neue Kenntnisse, Fähigkeiten oder Verhaltensweisen werden entweder durch erfahrene Kollegen oder durch externe Coaches vermittelt.

Oftmals geht es um eine neu eingeführte Methode, neue Prozesse oder eine neue Software, die Mitarbeitende erst kennenlernen müssen, um sie im Arbeitsalltag richtig und effizient zu nutzen.

In diesem Ratgeber gehen wir davon aus, dass Sie für Ihre Kolleginnen und Kollegen eine interne Schulung ausrichten möchten, weil sie sich mit einer Thematik bereits intensiv beschäftigt haben und Ihr Wissen und Ihre Erfahrungen weitergeben sollen.

Sie beantworten die folgenden Fragen, um danach das Schulungsziel oder Lernziel zu formulieren:

• Was sollen Teilnehmende nach der Schulung wissen?
• Was sollen sie praktisch umsetzen können?
• Welche Zusammenhänge sollen sie im größeren Kontext verstanden haben?
• Welche Aufgaben müssen selbstständig erledigt werden können – auf Basis des angeeigneten Schulungswissens?
• Welches Verhalten sollen die Teilnehmenden ändern oder sich aneignen?
• Welche Einstellungen oder Werte sollen die Teilnehmenden sich bewusst machen und (wenn möglich) verändern?

Beispiel für Schulungsziele

In unserem Beispiel wird eine neue Software für das Projektmanagement eingeführt. Sie könnten als Ziele für die interne Schulung definieren:

Alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer können nach Absolvierung der Schulung

• … formulieren, was die Vorteile und Stärken sowie die Schwächen oder Grenzen der Software sind;
• die Software im Arbeitsalltag ohne fremde Hilfe nutzen;
• sie für die Zusammenarbeit im Team verwenden;
• neue Kolleginnen und Kollegen im Zuge des Onboardings in die Nutzung einführen;
• mögliche Anwendungsprobleme selbstständig lösen, weil sie wissen, wo sie entsprechend Informationen und Hilfen finden.

Jedes „Lernpaket“ oder jeder Schulungsabschnitt besteht aus vier Teilen: kurze Begründung, Wissensvermittlung, praktisches Üben und Besprechung der (Lern-)Ergebnisse. Orientieren Sie sich bei der Zusammenstellung, Planung und Festlegung der Inhalte an diesem dreiteiligen Schema.

Begründung

Beginnen Sie jedes Lernpaket damit, dass Sie (kurz) begründen, warum dieses Lernpaket und die Inhalte wichtig sind. Sie sagen, was die Lernenden damit bewerkstelligen, vereinfachen, erleichtern oder erledigen können. Erklären Sie, welche Aufgaben erfüllt oder welche Probleme damit gelöst werden. Das fördert die Motivation für das Lernen.

Wissensvermittlung

Denken Sie daran, dass die Teilnehmenden nicht über das gleiche Hintergrundwissen verfügen wie Sie. Die Präsentation und Erklärung der einzelnen Themen muss daher so aufgebaut und gestaltet werden, dass auch die wissensmäßig schwächste Person mitarbeiten kann und Zugang zum Thema findet.

Überlegen Sie daher:

• Was wissen die Teilnehmenden bereits über das Thema? (Welches Wissen dürfen Sie voraussetzen?)
• Sind alle auf dem gleichen Wissensstand?
• Welche Wissen müssen Sie knapp und verständlich vermitteln, damit der Übungsteil erfolgreich durchgeführt werden kann?
• Was sollten Sie zeigen oder vormachen?
• Welche Details sind wichtig?
• Worauf sollten die Teilnehmenden (später) besonders achten?

Formulieren Sie in der Einführung auch das Zwischenziel: Was genau sollen die Anwesenden wissen und lernen, bevor es mit dem nächsten Programmpunkt weitergeht?

Praktische Übung

Planen Sie für diesen mittleren, wichtigsten Teil des Schulungsabschnitts eine Übung, die die Teilnehmenden selbst durchführen. Überlegen Sie sich dazu einen Anwendungsfall oder eine Aufgabe, die die Teilnehmenden aus ihrem eigenen Arbeitsbereich kennen. Beachten Sie dabei auch, welche Tätigkeiten die Teilnehmerinnen und Teilnehmer im Anschluss an die Schulung ausführen sollen.

In unserem Beispiel lautet ein Programmpunkt (oder Schulungsabschnitt) „Basis-Funktionalitäten der Software kennen“. Der Ablauf des Übungsteils könnte folgendermaßen aufgebaut sein:

1. Vorstellung einer Aufgabe, für die Teilnehmende wissen müssen, mit welchen Software-Funktionen diese gelöst wird und wo sie diese Funktionen finden
2. Ausprobieren der Software und lösen der Aufgabe mit den Funktionalitäten der Software in Einzelarbeit
3. Teilnehmende notieren aufkommende Probleme und Fragen
4. Besprechung offener Fragen in der Gruppe

Sie als Schulungsleiter oder Coach helfen, wenn Teilnehmende mit der Aufgabe nicht vorankommen oder Fragen haben. Sie sorgen dafür, dass in der vorgegebenen Zeit eine Lösung oder ein Lerneffekt erzielt wird.

Die Interaktion zwischen den Teilnehmenden darf dabei nicht zu kurz kommen. Denn: Teilnehmende sollen auch aus den Fehlern anderer lernen. Das stärkt den Teamgeist und den Lerneffekt.

Besprechung der Ergebnisse

Mit dem vierten und letzten Abschnitt eines Programmpunkts verfolgen Sie zwei Ziele:

• Letzte offene Fragen werden geklärt, Lern- und Wissenslücken geschlossen.
• Sie finden heraus: Haben alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer das Lernziel erreicht?
• Sie analysieren: Wo gibt es noch Wissenslücken, die wegen Zeitmangels oder Fehlplanung erst später geschlossen werden können?

Ob die Inhalte verstanden wurden und ab sofort umgesetzt werden können, finden Sie durch eine von Ihnen vorbereitete Fragerunde heraus. Teilnehmende sollen sich nicht „abgefragt“ und in ihre Schulzeit zurückversetzt fühlen. Achten Sie deshalb auf eine gewisse Lockerheit: Niemand wird kritisiert oder bewertet, Fehler sind normal.

Wenn Sie möchten, können Sie die Testfragen schriftlich stellen und anschließend auswerten. Alternativ prüft jede und jeder selbst, ob die eigenen Antworten richtig oder falsch sind. So lernen die Teilnehmenden, sich selbst einzuschätzen und erkennen Defizite früh.

Daraus sollte folgen, dass die Teilnehmenden eigeninitiativ Wissenslücken schließen, indem sie Punkte nacharbeiten, selbst recherchieren oder Arbeitsschritte noch einmal (für sich) üben.

Sie als Schulungsleiter oder Coach sorgen während der vier Abschnitte einer Lerneinheit dafür, dass der rote Faden nicht verloren geht und Ihre Ziele in der vorgegebenen Zeit erreicht werden.

Je mehr Personen an der Schulung teilnehmen, desto länger wird sie dauern. Planen Sie bei mehr als drei bis vier Teilnehmenden einen großzügigen zeitlichen Spielraum ein. Dieser wird vielleicht genutzt, um technische Probleme zu beheben, über wichtige Punkte tiefergehend zu diskutieren oder den praktischen Teil ausführlicher zu gestalten, als ursprünglich geplant.

Schulungen sind für viele Teilnehmerinnen und Teilnehmer anstrengend. Denken Sie deshalb daran: Spätestens nach zwei Stunden Theorie und Praxis sollten Sie eine Pause einplanen.

Handelt es sich um eine virtuelle Schulung oder um ein hybrid arbeitendes Team, planen Sie Zeit für den Technik-Check ein. Bedenken Sie, dass bei Schulungen via Bildschirm häufigere Pausen notwendig sind.

Bedenken Sie außerdem:

• Während kurzer Abschnitte lernt man besser. Zerlegen Sie die Schulungsinhalte deshalb in kleine Einheiten und gestalten Sie den Zeitplan entsprechend „luftig“, indem Sie viele kurze Pausen einplanen.
• Wechseln Sie zwischen praktischen und theoretischen Phasen ab.
• Planen Sie genügend Zeit zu Beginn für die allgemeine Einführung oder Vorstellungsrunde und den Abschluss der Schulung ein. Dort sollen die Teilnehmenden erläutern, wie sie das Erlernte in ihrer Praxis nun anwenden.
• Teilen Sie größere Gruppen in kleinere Teams ein (drei bis vier Personen). So vermeiden Sie Chaos während Phasen, in denen Teilnehmende zusammenarbeiten oder sich austauschen.

Welche Informationsmenge und Informationstiefe nötig ist, hängt von den Bedürfnissen der Schulungsteilnehmer ab. Das sind im Beispiel Ihre Kolleginnen und Kollegen. Sehen Sie diese während Ihrer Schulungsvorbereitungen als Zielgruppe.

Informationsquellen zur Vorbereitung der Schulungsinhalte können sein:

• Gespräche mit erfahrenen Kolleginnen oder Kollegen sowie externen Expertinnen und Experten
• Fachliteratur
• Hersteller oder Vertreiber: Fragen Sie nach Schulungsunterlagen, Handbüchern und Ähnlichem.
• eigene Erfahrung
• Teams oder Abteilungen, die sich mit dem Thema bereits auskennen
  In unserem Beispiel: Nutzen einige Mitarbeitende die Software bereits, lassen Sie sich mit der Software erledigte Aufgaben oder gelöste Probleme zeigen und fragen Sie, ob die Arbeitsergebnisse als Beispiele präsentiert werden dürfen.
• Online-Recherche: In Foren, im Kommentar-Bereich von Blogs oder auf Social-Media-Plattformen finden sich häufige Fragen zum Thema. Greifen Sie diese auf, um Sie während der Schulung zu diskutieren und zu beantworten.

Überlegen Sie sich vorher, bei welchen Übungen Schwierigkeiten auftreten könnten. Bereiten Sie speziell zu diesen Themen Dokumente vor, in denen Sie wichtige Informationen übersichtlich und schriftlich zusammenfassen.

Wenn es sich anbietet, verdeutlichen Sie Sachverhalte mit passenden Grafiken, Fotos oder Videos. Erstellen Sie Checklisten, Anleitungen oder Screenshots, die Sie während der Schulung verteilen und erläutern. Sagen Sie, wo die Teilnehmenden bei Bedarf weitere Informationen finden.

Diese Dokumente dienen nicht nur als Hilfe während der Schulung, sondern können von den Teilnehmerinnen und Teilnehmern auch im Alltag als Arbeitshilfe genutzt werden.

Wenn Sie alle aus Ihrer Sicht relevanten Informationen gesammelt, zusammengestellt und aufbereitet haben, treten Sie nach Möglichkeit vorab mit den Teilnehmerinnen und Teilnehmern in Kontakt.

Fragen Sie, welche Fragen, Probleme oder Erwartungen die Teilnehmenden haben. Falls es eine Diskussionsrunde geben wird, bitten Sie um etwas Vorbereitung. Geben Sie etwa vorab Diskussionsthemen bekannt, damit sich jeder dazu Gedanken machen kann.

Fragen Sie außerdem, ob es einen inhaltlichen Schwerpunkt gibt, an welchem besonderes Interesse besteht – etwa wegen eines starken Praxisbezugs.

Bei der Wahl des Orts für die Durchführung der Schulung bedenken Sie: Eine erfolgreiche Schulung lebt von der Kommunikation und Interaktion. Achten Sie deshalb bei der Bestuhlung darauf, dass die Teilnehmerinnen und Teilnehmer einander zugewandt sitzen. Eine u-förmige Sitzordnung bietet sich an.

Nehmen einige Personen online teil, platzieren Sie einen großen Monitor so, dass alle in Präsenz Teilnehmenden einen direkten Blick darauf haben und mit den Online-Teilnehmenden störungsfrei interagieren können.

Nutzen Sie einen Besprechungsraum im Unternehmen, wenn genügend Platz und die notwendige technische Ausstattung vorhanden sind.

Ansonsten suchen Sie nach Alternativen: Veranstalten Sie die Schulung etwa im Freien oder in einem speziell hierfür angemieteten Raum fernab des Firmengeländes. Sie sollten allerdings sichergehen, dass die Kosten vom Unternehmen übernommen werden und die Anfahrt zumutbar ist.

Wenn Sie die Schulung ganz oder teilweise online durchführen, nutzen Sie Kollaborations-Tools, wie Microsoft Teams oder Stackfield, spezielle Webinar-Software oder virtuelle Whiteboards, etwa Miro oder Lucidspark. Klären Sie vorher ab, inwiefern die in Deutschland geltenden Regelungen zum Datenschutz eingehalten werden und ob alle vom Unternehmen vorgegeben Online-Sicherheits-Aspekte eingehalten werden.

Prüfen Sie frühzeitig, ob alle relevanten Personen unkompliziert und sofort auf eventuell genutzte Dienste, Portale oder Software zugreifen können. Stellen Sie vorab sicher, dass die IT-Abteilung die notwendigen Zugriffsrechte auf die Schulungssoftware für alle Teilnehmenden einrichtet.

Findet die Schulung vor Ort statt, können Sie ein Flipchart, ein physisches oder ein virtuelles Whiteboard verwenden – je nach Belieben und Gewohnheit in Ihrem Unternehmen. Zur Präsentation von Zahlen, Daten und Fakten nutzen Sie PowerPoint-Folien.

Mit speziellen Übungsblättern, Checklisten, Anleitungen oder Diagrammen können Sie Sachverhalte vorstellen, erklären und die Teilnehmenden selbst ausprobieren lassen. Bereiten Sie diese Materialien vor und bringen Sie diese ausgedruckt für alle zur Schulung mit.

Ob ein Handout benötigt wird, hängt von der Art und Dauer der Schulung ab. Es kann hilfreich sein, wenn Sie die Folien aus Ihrer Präsentation den Teilnehmenden als PDF zukommen lassen.

Oder Sie erstellen eine kleine Online-Hilfe im Firmenwiki, um den Einstieg in das Arbeiten mit neuer Software zu erleichtern. Das kann sich lohnen, weil im Anschluss an die Schulung und im Arbeitsalltag weniger persönliche Hilfe benötigt wird.