Excel mit ChatGPTWie ChatGPT bei der Arbeit mit Excel helfen kann

Warum Excel unverzichtbar ist

Excel ist eines der mächtigsten Werkzeuge im Berufsleben – und zugleich eines der am meisten missverstandenen. In nahezu jedem Unternehmen werden damit wichtige Entscheidungen vorbereitet. Es werden:

• Kosten analysiert
• Budgets geplant
• Prognosen erstellt
• Daten aufbereitet
• Berichte erzeugt
• Prozesse gesteuert
• Szenarien berechnet
• Investitionen bewertet

Doch viele dieser Arbeiten sind zeitaufwendig, fehleranfällig und mental anstrengend, weil Excel nicht intuitiv alles verrät, was man braucht.

Tools mit künstlicher Intelligenz wie ChatGPT ändern genau das.

Sie wirken wie ein persönlicher Excel-Expertencoach, der immer verfügbar ist, komplexe Sachverhalte in verständliche Schritte übersetzt und selbst anspruchsvolle Aufgaben mühelos löst.

Die Realität vieler Excel-Anwender: effizient, aber oft am Limit

Excel ist wie ein Schweizer Taschenmesser: unglaublich vielseitig, aber nicht immer einfach zu bedienen. Der Großteil der Anwender hat sich Excel selbst beigebracht – durch Ausprobieren, Google-Suche, Videos oder mithilfe von Tipps der Kolleginnen und Kollegen. Das führt zu mehreren typischen Problemen:

Formeln werden ausprobiert statt verstanden

Viele tippen herum, probieren Varianten, scheitern an kleinen Fehlern.

Zeit geht für technische Probleme drauf

„Warum funktioniert SUMMEWENNS nicht?“
„Warum ist das Datum falsch?“
„Wieso zeigt Power Query einen Fehler an?“

Aufgaben werden viel zu aufwendig gelöst

Oft werden mehrere Zwischenspalten, Filter und Hilfsblätter genutzt, obwohl eine einzige Formel gereicht hätte.

Excel-Know-how ist auf verschiedene Mitarbeitende verteilt, aber nicht dokumentiert

Wenn ein Mitarbeiter geht, fehlt plötzlich das Know-how zu einer Datei.

Automatisierung wird nur selten genutzt

VBA oder Power Query werden oft gar nicht eingesetzt – aus Zeit- oder Kenntnismangel.

ChatGPT adressiert genau diese Schwachstellen – und das sehr effizient.

ChatGPT als intelligenter Formelspezialist

Passende Formeln sind der Kern vieler Excel-Aufgaben – und oft die größte Hürde. ChatGPT bietet hier vier wesentliche Dienste:

Formeln generieren

ChatGPT kann aus einer einfachen Aufgabenbeschreibung eine korrekte Formel erzeugen. Beispiele:

„Ich möchte die letzten 6 Monate dynamisch summieren.“
„Ich benötige eine Formel, die doppelte Kunden herausfiltert.“
„Extrahiere aus ABC-2024-DE den Ländercode.“

Formeln verstehen und erklären

Jede Formel – egal wie lang – kann ChatGPT Schritt für Schritt aufschlüsseln. Das löst das Problem vieler Nutzer, dass sie mit Formeln arbeiten, die sie nicht nachvollziehen können.

Fehler finden und beheben

ChatGPT erkennt typische Formelfehler:

• Falsche Bereichsbezüge
• Fehler im Array-Kontext
• zu viele Bedingungen
• inkompatible Datentypen
• falsche Klammerung
• zirkuläre Bezüge

Komplexe Formeln modernisieren

Viele Unternehmen nutzen Formeln aus Excel 2007 oder älter – obwohl moderne Funktionen wie FILTER, TEXTTEILEN, SEQUENZ, XMATCH oder LET viel eleganter wären. ChatGPT baut die moderne Version – korrekt und leicht verständlich.

Power Query – ChatGPT als Transformationsarchitekt

Power Query ist für viele Excel-Prozesse unverzichtbar – aber der zugrundeliegende M-Code ist für viele Anwender kryptisch.

ChatGPT kann helfen bei:

• dem Schreiben kompletter Abfragen; Beispiel: „Lade alle Excel-Dateien eines Ordners und konsolidiere sie.“
• dem Umbauen bestehender Abfragen; etwa bei der Umwandlung von verschachtelten Schritten in korrekte Logik.
• der Datenbereinigung; Beispiele sind: Leerzeichen entfernen, Formate korrigieren, Text normalisieren.
• dem Erstellen von Parametern und dynamischen Funktionen; Beispiel: Datumsfilter für den letzten Monat erstellen.
• der Fehleranalyse; Beispiel: „Expression.Error: Column not found.“

Power Query wird dadurch verständlich und nutzbar, selbst für Anwender ohne Programmiererfahrung.

DAX und Power Pivot – ChatGPT als Measure-Coach

Power Pivot und die damit erstellten DAX-Measures sind das Gehirn hinter Datenmodellen. Damit werden Daten analysiert – etwa im Hinblick auf:

• Kennzahlen wie Key-Performance-Indicators (KPI)
• Abweichungen bei Soll-Ist-Vergleichen
• Zeitverläufe und Trends
• komplexe Geschäftslogiken

Doch viele stoßen hier schnell an Grenzen. ChatGPT kann:

• Measures entwickeln
• Modelllogiken erklären
• Filterkontexte analysieren
• alternative Berechnungen vorschlagen
• Abweichungsmodelle optimieren
• Performanceprobleme lösen

Damit wird Power Pivot für viele wirklich zugänglich.

Automatisierung: ChatGPT schreibt VBA und Office-Scripts

Viele tägliche Büroaufgaben sind wiederkehrend und automatisierbar. Zum Beispiel:

• Monatsberichte erzeugen
• PDFs exportieren
• Dateien umbenennen
• Pivot aktualisieren
• Diagramme formatieren
• Tabellen strukturieren
• Prozesse abarbeiten

ChatGPT kann dafür vollständige Code-Lösungen schreiben – mit Kommentaren und Erklärungen. Selbst Anwender ohne Programmierkenntnisse können damit effizient automatisieren.

Datenbereinigung – ChatGPT als Datenhygiene-Assistent

Ein großer Teil der Excel-Arbeit besteht aus „Schmutzarbeit“. Daten müssen aufbereitet werden. Etwa wegen:

• falschen Datumsformaten
• unterschiedlichen Schreibweisen
• unerwünschten Leerzeichen
• vermischten Inhalte
• Text statt Zahlen
• falschen Trennzeichen

ChatGPT kann für jede dieser Aufgaben eine Lösung erstellen – oft sogar mehrere Varianten:

• Formel
• Power Query
• VBA
• Office-Script

Damit wird Excel zu einer echten Datendrehscheibe.

Diagramme, Dashboards und Visualisierung: ChatGPT als Design-Coach

Die wenigsten Anwender sind Profis beim Visualisieren. ChatGPT ist es. Die KI hilft bei:

• Auswahl der passenden Diagrammform
• wirksamen Farben
• klarer Beschriftung
• Interpretation („Was zeigt dieses Diagramm?“)
• Erstellung interaktiver Elemente
• KPI-Layouts
• Storytelling

Ein Beispiel aus der Praxis: „Wie visualisiere ich am besten Plan, Ist und Abweichung für 12 Monate?“ ChatGPT liefert:

• Diagrammtyp
• Struktur
• Farben
• Alternativen
• Interpretationshinweise

Damit werden Berichte sofort besser verständlich.

Struktur und Modellierung – ChatGPT bringt Ordnung in das Chaos

Viele Excel-Dateien wachsen organisch – ohne Struktur. ChatGPT kann:

• Tabellenlayout planen
• Datentabellen und Dimensionen trennen
• Namenskonventionen vorschlagen
• KPI-Definitionen dokumentieren
• Dateikonventionen entwickeln
• Berechnungslogiken aufschreiben
• Business-Regeln fassbar machen

Das ist besonders wertvoll im Controlling, da es nachhaltig Fehler reduziert.

Analyse, Interpretation und Business-Intelligenz

ChatGPT versteht nicht nur Excel, sondern auch Zahlen. Sie können ChatGPT beispielsweise 12 Monatswerte geben – und es liefert:

• Trendanalyse
• Auffälligkeiten
• Saisonmuster
• Risiken
• Prognosen
• Empfehlungen

Damit wird ChatGPT zum Beratungstool, das Sie bei Entscheidungen unterstützt.

Dokumentation, Schulung und Wissenstransfer

Excel-Dateien sollten dokumentiert sein – aber in der Praxis wird das oft vernachlässigt. ChatGPT kann:

• Anleitungen schreiben
• Prozesse beschreiben
• Versionshinweise erzeugen
• Erklärungen für Kollegen erstellen
• Kommentierte Formeln erzeugen
• Schulungsunterlagen entwickeln

Dadurch steigen die Qualität der Excel-Datei und die Nachvollziehbarkeit der Analysen erheblich.

Die Grenzen von ChatGPT – damit Erwartungen realistisch sind

Trotz allem ist ChatGPT kein Excel-Programm, sondern ein Assistent:

• Es kann nicht selbst Excel öffnen.
• Es sieht die Datei nur, wenn Sie Inhalte posten.
• Es braucht präzise Beschreibungen.
• Für sehr komplexe Modelle können mehrere Iterationen mit ChatGPT nötig sein.

Aber: Mit klaren Anweisungen liefert ChatGPT Ergebnisse, die oft besser sind als typische Lösungen von Excel-Powerusern.

Fazit: Warum ChatGPT heute zu Excel dazugehört

Die Verbindung aus Excel und ChatGPT eröffnet Möglichkeiten, die vor wenigen Jahren undenkbar gewesen wären:

• schnellere Lösungen
• weniger Fehler
• verständliche Formeln
• professionelle Dashboards
• durchdachte Datenmodelle
• automatisierte Abläufe
• bessere Analysen

ChatGPT ist kein Ersatz für Excel – ChatGPT ist der Turbo für Excel.