Berufliche Fortbildung und WeiterbildungZeitplanung und Budget für Weiterbildung
Was bei der Zeitplanung für Weiterbildung beachtet werden muss
Arbeitszeit und Weiterbildung
Damit Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an einer Weiterbildung teilnehmen können, müssen sie ausreichend Zeit dafür haben (oft auch zu festgelegten Zeitpunkten). Einige Unternehmen stimmen daher die betriebliche Arbeitszeit auf die Weiterbildungsmaßnahme ab.
Zum Beispiel gibt es Regelungen zur zeitlichen Freistellung der Arbeitnehmer. Diese Zeit wird bezahlt, wenn die Fortbildung aus betrieblichem Anlass stattfindet. Oder Unternehmen sehen im Rahmen von Arbeitszeitkonten Zeitguthaben für Weiterbildung vor.
Karrierephasen und Karrierestufen
Auch verschiedene Karrierephasen und Karrierestufen sollten bei der Organisation berücksichtigt werden. Für die Teilnahme an Weiterbildungsmaßnahmen eignen sich zum Beispiel die Phasen Wiedereinstieg nach einer Erwerbsunterbrechung, Berufsstart, Förderung von Nachwuchsführungskräften oder von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Altersgruppe 50plus.
Lerntransfer
Außerdem ist bei der Planung einer Bildungsmaßnahme zu beachten, dass der Zeitpunkt einen Einfluss auf den Lerntransfer hat. Je mehr Zeit zwischen Lernen und Anwenden vergeht, desto schwerer fällt der Transfer.
Ein Seminarbesuch kurz vor dem Urlaub ist wenig effektiv. Wird das Seminar hingegen mit einem betrieblichen Projekt verknüpft, erleichtert dies das direkte Anwenden des Gelernten in der Praxis.
Bildungsurlaub nehmen
Der Bildungsurlaub (auch Bildungsfreistellung und Arbeitnehmerweiterbildung genannt) ist – in Abgrenzung zum Erholungsurlaub – als die vom Arbeitgeber bezahlte Freistellung des Arbeitnehmers zur Teilnahme an einer Weiterbildungsmaßnahme zu verstehen.
- In Deutschland können Arbeitnehmer in 14 Bundesländern bis zu fünf Arbeitstage pro Jahr beantragen. Die genauen Regelungen ergeben sich aus den jeweiligen Landesgesetzen.
- In Österreich können Arbeitgeber und Arbeitnehmer eine Bildungskarenz vereinbaren; jedoch besteht kein Anspruch auf Weiterzahlung des Gehalts.
- In der Schweiz gibt es gesetzlich geregelt bezahlte Weiterbildung nur, wenn es sich um verpflichtende Seminare oder vom Arbeitgeber vorgeschriebene Seminare handelt. Zudem gibt es einzelne Branchenvereinbarungen mit Anspruch auf Bildungsurlaub.
Was bei der Budgetplanung beachtet werden muss
Finanzielle Unterstützung beantragen
Kleine und mittlere Unternehmen können finanzielle Unterstützung für Bildungsmaßnahmen beim Bund, den Ländern oder der Europäischen Union bekommen. Die Förderung richtet sich meist an bestimmte Zielgruppen: Ungelernte, Geringqualifizierte, Ältere, Arbeitslose, Berufsrückkehrer oder Menschen mit Behinderung.
Damit entsprechende Bildungsmaßnahmen gefördert werden, müssen jeweils spezifische Voraussetzungen (maximale Anzahl von Beschäftigten, Kurse in ausgewählten Bereichen etc.) erfüllt sein. Wichtig ist, eine anerkannte Bildungsmaßnahme zu wählen und den Zuschuss vor Beginn der Maßnahme zu beantragen. Übrigens können Unternehmen auch in Phasen von Kurzarbeit staatliche Förderung beantragen.
Förderung betrieblicher Weiterbildung
Informationen zur Förderung betrieblicher Weiterbildung geben die Arbeitsagenturen, die Ministerien für Arbeit der Länder, das Bundesarbeitsministerium oder die Kammern.
Die Förderdatenbank des Bundesministeriums für Wirtschaft und Klimaschutz ermöglicht es, gezielt nach einer Fördermöglichkeit für Aus- und Weiterbildung zu suchen.
Rückzahlungsvereinbarung treffen
Beim Thema Mitarbeiterqualifizierung stellt sich die Frage: Ist die Fortbildung rentabel für das Unternehmen? Das Risiko nämlich ist, dass sich Mitarbeitende in dem einen Unternehmen weiterbilden und das erworbene Wissen in einem anderen einsetzen. Für das Unternehmen ist das ein herber Verlust.
Um sich als Arbeitgeber vor diesem Wissensverlust zu schützen, kann eine Rückzahlungsvereinbarung getroffen werden, in der sich der Mitarbeiter verpflichtet, bis zu einem bestimmten Zeitpunkt im Unternehmen zu bleiben. Andernfalls muss der Arbeitnehmer die Kosten für die Weiterbildung oder einen Teil davon selbst tragen.
Eine solche Vereinbarung ist gültig, wenn der Mitarbeiter ebenfalls von der Bildungsmaßnahme profitiert. Die aktuelle Rechtsprechung hält folgende Bindungsfristen für angemessen:
- Fortbildungsdauer bis zu einem Monat: Betriebsbindung bis zu 6 Monate
- Fortbildungsdauer bis 2 Monate: Betriebsbindung bis zu einem Jahr
- Fortbildungsdauer 3 bis 4 Monate: Betriebsbindung bis zu 2 Jahre
- Fortbildungsdauer 6 bis 12 Monate: Betriebsbindung bis zu 3 Jahre
- Fortbildungsdauer mehr als 2 Jahre: Betriebsbindung bis zu 5 Jahre
Es können auch andere Betriebsfristen vereinbart werden – solange sie verhältnismäßig und angemessen sind. Zum Beispiel ist das der Fall, wenn der Mitarbeiter überdurchschnittlich von der Fortbildung profitiert.
Rückzahlungsvereinbarung bei Weiterbildung
Nach einem Urteil des Landesarbeitsgerichts Mainz müssen Arbeitgeber und Arbeitnehmer eine möglichst detaillierte Vereinbarung über Rückzahlungen bei Weiterbildung treffen. Wenn der Arbeitnehmer nach der Ausbildung für drei Jahre an das Unternehmen gebunden sein soll, dann reicht eine jährliche Staffelung der Rückzahlungssumme nicht aus.
Vielmehr bedarf es in einem solchen Fall einer ausdifferenzierten, etwa monatlichen Staffelung der Rückzahlungsverpflichtung. Der Arbeitgeber muss mit seinem Mitarbeiter also vereinbaren, welchen Betrag der Mitarbeiter zurückbezahlen soll für jeden Monat, den er früher als vereinbart aus dem Unternehmen ausscheidet. [Urteil des LAG Mainz vom 03.03.2015 - 8 Sa 561/14]
Weiterbildung planen
Besprechen Sie mit Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, welche Weiterbildungsmaßnahmen durchgeführt werden sollen. Halten Sie die Ergebnisse in der folgenden Excel-Vorlage fest. Erstellen Sie damit einen Weiterbildungsplan für Ihren Verantwortungsbereich und alle Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.
Mit dem Planungs-Tool halten Sie fest, welcher Mitarbeiter welche Weiterbildung durchführen sollte. Sie können verschiedene Arten der Weiterbildung hinterlegen, zum Beispiel:
- Seminar
- Training
- Coaching
- Online-Training
- Fernstudium
Insbesondere verfolgen Sie den Status der Weiterbildung für den entsprechenden Mitarbeiter. Sie können beispielsweise unterscheiden, Weiterbildung:
- wurde besprochen
- ist freigegeben
- ist eingeplant
- wurde durchgeführt
- wurde abgesagt, weil ...
Mithilfe von Pivot-Tabellen sind mehrere Reports (Auswertungen) vorbereitet, die Sie leicht ändern, anpassen und ergänzen können. So können Sie jederzeit den aktuellen Status Ihrer Aktivitäten zur Weiterbildung der Mitarbeiter erkennen.
Weiterbildungskosten berechnen
Lassen Sie für einzelne Abteilungen oder von der Projektleitung jährlich ein Weiterbildungsbudget planen.
Notieren Sie externe, interne sowie allgemeine Kosten, die aufgrund der Weiterbildung entstehen. Nutzen Sie hierfür die folgenden Vorlagen:
