ChatGPT für VBA-Programme und Office ScriptsVBA oder Office Scripts – die richtige Automatisierung wählen

Das Problem: Wie automatisiere ich das richtig?

Viele Excel-Anwender stehen heute vor einer grundsätzlichen Entscheidung:

• Soll ich meine Automatisierung mit VBA umsetzen?
• Oder ist Office Scripts der bessere Weg?

Oft wird diese Frage aber zu technisch gestellt. Dabei geht es weniger um Syntax oder Funktionsumfang – sondern um den richtigen Einsatzkontext.

Typische Unsicherheiten aus der Praxis:

• „Was ist zukunftssicher?“
• „Muss ich mein VBA jetzt ersetzen?“
• „Warum funktioniert mein Makro nicht im Browser?“
• „Wann lohnt sich Office Scripts wirklich?“

Ohne klare Orientierung entstehen entweder unnötige Parallelwelten oder falsche Architekturentscheidungen. ChatGPT kann helfen – nicht durch eine „richtige Antwort“, sondern durch strukturierte Entscheidungsunterstützung.

Der passende Prompt (Beispiel)

Der entscheidende Schritt ist, nicht nach Technik, sondern nach Eignung zu fragen. Ein sinnvoller Prompt wäre zum Beispiel:

„Ich möchte einen Excel-Prozess automatisieren und bin unsicher, ob VBA oder Office Scripts geeigneter ist. Bitte bewerte beide Ansätze anhand meines Szenarios und erkläre mir,
– welcher Ansatz fachlich sinnvoller ist
– welche Vor- und Nachteile bestehen
– und welche Risiken oder Einschränkungen ich beachten sollte.“

Dieser Prompt verschiebt den Fokus weg von „Was kann was?“ hin zu „Was passt zu meinem Prozess?“.

Wie übergibt man das Szenario an ChatGPT?

Damit ChatGPT sinnvoll vergleichen kann, benötigt es keinen Code, sondern eine klare Beschreibung des Automatisierungsziels. Hilfreich sind Angaben wie:

• Wo läuft Excel? Lokal (Desktop) oder im Browser?
• Wie wird der Prozess gestartet? Manuell oder automatisch?
• Gibt es Benutzerinteraktion? Zum Beispiel Eingaben oder Dialoge?
• Ist der Prozess Teil eines größeren Workflows? Etwa im Zusammenspiel mit Power Automate oder SharePoint?
• Wie oft läuft der Prozess? Gelegentlich, regelmäßig oder geplant.

Diese Informationen sind wichtiger als jede Codezeile.

Was ChatGPT daraufhin leistet

ChatGPT betrachtet VBA und Office Scripts nicht als Konkurrenz, sondern als Werkzeuge mit unterschiedlichen Stärken. Typische Einordnung durch ChatGPT:

VBA ist geeignet, wenn …

• Excel lokal genutzt wird
• Benutzerinteraktion erforderlich ist
• bestehende Makros erweitert werden sollen
• komplexe Excel-Logik umgesetzt wird
• schnelle Anpassungen direkt in Excel erfolgen

Office Scripts sind geeignet, wenn …

• Excel im Web genutzt wird
• Automatisierung ohne Benutzerinteraktion läuft
• Prozesse regelmäßig oder geplant ausgeführt werden
• Integration mit Power Automate gewünscht ist
• standardisierte Abläufe im Vordergrund stehen

Zusätzlich weist ChatGPT häufig darauf hin, dass beide Ansätze parallel existieren können und sich ergänzen, statt sich zu ersetzen.

Worauf man beim Prompt achten sollte

Damit ChatGPT nicht nur allgemein antwortet, sollte man:

• den Kontext klar benennen (Desktop vs. Web)
• die Rolle des Prozesses beschreiben (Einzelaufgabe vs. Workflow)
• explizit nach Entscheidungshilfe fragen

Hilfreiche Ergänzungen im Prompt sind zum Beispiel:

„Bitte bewerte aus Sicht der Wartbarkeit und Zukunftssicherheit.“

„Bitte erkläre mir die Entscheidung so, dass ich sie intern begründen kann.“

„Welche Risiken hätte eine falsche Entscheidung?“

So wird ChatGPT zum Architektur-Sparringspartner.

Wie man das Ergebnis sinnvoll nutzt

Der Nutzen liegt nicht nur in der Entscheidung selbst, sondern im klaren mentalen Modell:

• VBA wird zielgerichtet eingesetzt.
• Office Scripts werden ergänzt.
• Doppelentwicklungen werden vermieden.
• Automatisierungen werden konsistenter.

In der Praxis wird ChatGPT hier genutzt als:

• Entscheidungshilfe vor neuen Automatisierungen
• Diskussionsgrundlage im Team
• Argumentationshilfe gegenüber IT oder Management
• Strukturgeber für Automatisierungsstrategien

Bewährte Prompts für die Praxis

Grundsatzentscheidung

„Welcher Automatisierungsansatz passt besser zu meinem Excel-Prozess: VBA oder Office Scripts?“

Web- vs. Desktop-Abwägung

„Bitte erkläre mir die Unterschiede zwischen VBA und Office Scripts anhand meines Szenarios.“

Zukunftssicherheit

„Welcher Ansatz ist langfristig wartbarer und skalierbarer?“

Mischstrategie

„Ist es sinnvoll, VBA und Office Scripts parallel einzusetzen? Wenn ja, wie?“

Didaktischer Prompt

„Bitte erkläre mir die Unterschiede so, dass ich sie einem nicht-technischen Kollegen erklären kann.“

Einordnung und Fazit

Die Frage lautet nicht: „Was ist besser – VBA oder Office Scripts?“ Sondern: „Welches Werkzeug passt zu welchem Prozess?“ ChatGPT hilft dabei,

• diese Frage strukturiert zu beantworten
• technologische Mode von fachlicher Eignung zu trennen
• und nachhaltige Entscheidungen zu treffen