Agiles ProjektmanagementMit dem Kanban-Board den Workflow verbessern

In vielen Unternehmen kommt es vor, dass Projekte aus unzähligen Teilaufgaben bestehen und mehrere Abteilungen eingebunden sind. Oft sind solche Projekte kaum noch überschaubar. Die Kanban-Methode bringt dann große Vorteile. Sie ist ein übersichtliches System für große Projekte, aber auch für kleine, tägliche Aufgaben, um den Faden nicht zu verlieren. Das wichtigste Werkzeug dabei ist das Kanban-Board.

Beim Kanban-Board werden Aufgaben und Teilschritte im Projekt (Tasks) auf Karten visualisiert. Die einzelnen Karten werden dann immer von links nach rechts in die folgenden Kategorien des Kanban-Boards verschoben. Der folgende Erfahrungsbericht zeigt, wie das Kanban-Board aussieht und wie es funktioniert.

Das Kanban-Board wird in der originalen Variante in drei verschiedene Kategorien eingeteilt:

1. Zu tun, To-do
2. In Arbeit
3. Erledigt, Done

Auf dem Kanban-Board wird dafür eine Tabelle mit drei Spalten erstellt, wie in der folgenden Abbildung zu sehen ist.

Die Karten mit den einzelnen Aufgaben werden zuerst in den Zu-tun-Bereich gelegt. Sie wandern dann sukzessive weiter nach rechts, bis sie im Erledigt-Bereich liegen und somit abgeschlossen sind. Das zeigt das Beispiel der folgenden Abbildung.

Kanban-Boards können sowohl haptisch (Post-ist und Whiteboard ...) als auch digital, mit verschiedenen Tools, erstellt werden.

Die einzelnen Bereiche können kreativ interpretiert werden. So können zusätzliche Bereiche mit den drei Kernbereichen kombiniert oder verschiedene Kanban-Boards für unterschiedliche Projekte oder Aufgabengebiete erstellt werden.

Auf das Kanban-Board greifen normalerweise alle im Projekt involvierten Personen zu. Durch die Pull-Koordination bleibt das Kanban-Board aber in einem geregelten Rahmen. Die Koordination definiert die Anzahl der Karten in der In-Arbeit-Spalte, sodass immer eine oder nur wenige Aufgaben gleichzeitig bearbeitet werden und die Übersicht nicht verloren geht.

Gleichzeitig wird genau definiert, wie viel Zeit jede Aufgabe in Anspruch nehmen soll, um sich nicht in den einzelnen Aufgaben zu verlieren. Mit einer Vorgabe für die maximale Zahl an Karten für die einzelnen Spalten werden Überforderung und Multitasking verhindert.

Mit Kanban werden bestimmte Regeln verfolgt, um gezielt und produktiv arbeiten zu können. So sollen beispielsweise nicht zu viele Aufgaben (Tasks) in einer Spalte liegen, sodass der Arbeitsfluss aufgebaut werden kann und bestehen bleibt. Das Workflow-Management soll durch die Kanban-Strategie gefördert werden. Die Arbeit soll schnell, einfach und reibungslos funktionieren und jede beteiligte Person soll sich für seinen oder ihren Task zuständig fühlen.

Die Kanban-Methode stammt ursprünglich aus der japanischen Automobilbranche. Dort wird mit Kanban die Lagerhaltung optimiert. Das Wort „Kanban“ bedeutet im Japanischen „Karte“. Diese Karten werden in der Kanban-Methode für einzelne Teile im Lager und für das Produzieren oder Bestellen dieser Teile verwendet.

Ist der Bestand eines Lagerteils fast aufgebraucht, wird dies mit einer Kanban-Karte signalisiert. Sie wird als Auftrag genutzt, damit das Teil wieder produziert und das Lager wieder gefüllt wird.

Aufgrund des offenen Systems von Kanban und der schnellen und klaren Struktur eines Kanban-Boards in Spalten und Karten wird ein agiles und selbstständiges Arbeiten möglich. Das Projektteam kann sich schnell an Veränderungen anpassen und schnell reagieren, um effizient zu arbeiten. Diese große Flexibilität und die reaktive und proaktive Arbeitsweise mit dem Board machen Kanban zu einem erfolgreichen Modell in der modernen Arbeitswelt und im Projektmanagement.

Der Grund, wieso Kanban so ein erfolgreiches Tool im agilen Projektmanagement ist und warum viele Unternehmen auf diese Methode schwören, liegt in den folgenden Praktiken, auf denen Kanban basiert.

Aufgaben visualisieren

Das Modell macht es möglich, Aufgaben zu visualisieren und so leichter im Überblick zu behalten. Die Karten geben jeder Aufgabe eine gewisse Wertigkeit und teilen sie in einzelne, leicht verdauliche, Häppchen.

Die Planung mit einem Kanban-Board ist deshalb vor allem eines – agil. Das bedeutet, es besteht die Möglichkeit, Aufgaben und Karten ganz flexibel zu erstellen, zuzuteilen und zu bearbeiten, ohne dass jeder einzelne Arbeitsschritt besprochen werden muss.

Fokus setzen

Durch das Teilen in diese Häppchen ist es möglich, den Fokus in einem möglicherweise unübersichtlichen Projekt gezielt zu setzen. Multitasking wird hier ausgeschlossen. Eine Aufgabe wird nach der anderen abgearbeitet, bis das Projekt am Ende erfolgreich abgeschlossen ist.

Workflow eindeutig festlegen

Der Workflow ist durch die drei Spalten auf dem Kanban-Board eindeutig festgelegt. Aber auch die Reihung der Karten von oben nach unten in jeder Spalte kann eine Rolle spielen und den Workflow bestimmen. Eine Karte kann in diesem System womöglich auf der Fertigstellung einer anderen Karte basieren. So wird ein optimaler Workflow vorgegeben, der idealerweise während des gesamten Projekts aufrechterhalten bleibt.

Teamwork fördern

Im Fokus der Kanban Methode steht das agile Projektmanagement und vor allem Teamwork. Die Aufgaben in einem Projekt werden gezielt aufgeteilt, wodurch der Schwerpunkt der einzelnen Aufgaben definiert wird. Das ganze Team arbeitet zusammen an einem Kanban-Board und fühlt sich zuständig für die Karten – und damit für alle Projektaufgaben.

Diese Flexibilität ergibt sich nur durch eine hohe Beteiligung des ganzen Teams. Durch die Zuordnung eines Teammitglieds für jede Karte auf dem Kanban-Board ist es möglich, eine Übersicht der Aufgaben jedes einzelnen zu geben. Wird erkannt, dass das Team oder ein Teammitglied überlastet ist, so kann schnell gehandelt und entgegengewirkt werden.

Aus der Teambeteiligung folgt eine umfassende Transparenz des ganzen Arbeitsprozesses. Jeder hat den Workflow eines ganzen Projekts vor Augen und kann somit selbstständig und agil eingreifen und unterstützen.

Feedback einfordern

Durch eine weitere mögliche Feedback-Spalte können einzelne Karten von einem anderen Teammitglied nochmals überprüft werden, bevor die Karte endgültig abgeschlossen wird. Wer eine Aufgabe erledigt hat, schiebt die entsprechende Karte in die Feedback-Schleife. Für ein anderes Teammitglied wird damit sichtbar: „Bitte das Ergebnis prüfen und Feedback geben.“ Das fördert sowohl die Qualität der Arbeit als auch die Teamfähigkeit.

Probleme im Projektverlauf erkennen und behandeln

Dadurch, dass ein Projekt in viele kleine Teilaufgaben geteilt und auf Karten visualisiert wird, können Probleme im Workflow schneller erkannt und beseitigt werden.

Wenn es im Arbeitsprozess hakt, dann wird dies dadurch sichtbar, dass eine Karte lange Zeit in der In-Bearbeitung-Spalte hängt. Das Team bespricht das zugrunde liegende Problem und sucht nach einer Lösung. So kann mit der Karte in Zukunft die Aufgabenbearbeitung optimiert werden.

Besonders gut eignet sich Kanban für kleine Teams, die an einer agilen Art der Arbeit interessiert sind oder vielleicht sogar schon in anderen Bereichen nutzen. Da ein Kanban-Board sehr einfach aufgebaut ist, setzt das Arbeiten mit der Methode kaum bis gar kein Vorwissen voraus. Das Board ist vor allem für den schnellen Überblick und einen visuellen Eindruck vom Stand des Projekts geeignet. Und es bietet einen guten Einstieg in die Welt des agilen Projektmanagements.

Für Unternehmen, die oft sehr umfangreiche Projekte durchführen, in denen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus den verschiedensten Teams an einzelnen Projektaufgaben mitarbeiten, eignet sich Kanban auch besonders gut. So verlieren Mitarbeitende in Teilzeit oder projektspezifisch Angestellte nicht den Überblick und bleiben durch das Kanban-Board mit dem restlichen Team in Verbindung.