Betriebskosten im GriffWie CAFM-Software Unternehmen messbar entlastet

Kosten im Facility Management nicht nur senken, sondern steuern. Was bei der Investition und beim Einsatz eines CAFM-Systems zu beachten ist.

Wer ein Gebäude kauft oder errichtet, denkt zunächst einmal an Baukosten. Dabei wird leicht übersehen, dass die eigentlichen Ausgaben kommen werden. Über die gesamte Lebensdauer einer Immobilie hinweg entfallen bis zu 80 Prozent der Gesamtkosten in der Nutzungsphase, also für Betrieb, Instandhaltung und Verwaltung.

Genau hier setzen moderne CAFM-Systeme ein, um diese Kosten systematisch zu erfassen, zu steuern und dauerhaft zu senken.

Warum klassisches Facility Management an seine Grenzen stößt

Viele Unternehmen verwalten ihre Gebäude noch heute mit Excel-Listen, papierhaften Wartungsplänen oder Einzellösungen. Das Problem dabei: Die Daten liegen verstreut vor, Wartungsintervalle werden reaktiv statt proaktiv gesteuert und Entscheidungen werden selten auf der Grundlage belastbarer Kennzahlen getroffen.

Laut dem CAFM-Trendreport der GEFMA gaben knapp 77 Prozent der befragten Unternehmen an, durch den Einsatz einer CAFM-Software Kosten eingespart zu haben.

Wer prüfen möchte, wie eine solche Lösung konkret aussehen kann, findet mit der CAFM-Lösung von HSD ein praxiserprobtes System, das Facility Management, Anlagenmanagement und Instandhaltung in einer Plattform abbildet.

Das Bremer Unternehmen entwickelt seine Software seit Jahren speziell für Branchen mit hohen Prüf- und Dokumentationspflichten, darunter Krankenhäuser, Industriebetriebe und Dienstleister.

Was CAFM-Software im Betrieb konkret leistet

CAFM steht für Computer-Aided Facility Management. Gemeint ist damit eine Softwareklasse, die alle relevanten FM-Prozesse digital abbildet, von der Flächenverwaltung über das Instandhaltungsmanagement bis hin zum Energiecontrolling.

Konkrete Funktionsbereiche umfassen typischerweise:

Anlagen- und Gerätemanagement: Alle technischen Assets mit Wartungshistorie, Prüfintervallen und Verantwortlichkeiten zentral hinterlegt.
Instandhaltungsplanung: Automatisierte Erzeugung von Wartungsaufträgen auf Basis definierter Zyklen, was laut GEFMA die Bearbeitungszeiten für Wartungsanfragen um bis zu 40 Prozent reduzieren kann.
Energiemanagement: Ständige Überwachung von Strom-, Gas- und Wasserverbrauch. Nach GEFMA machen Energiekosten bis zu 1/3 der gesamten Gebäudebetriebskosten aus, sodass auch kleinste Verbesserungen hier spürbare Wirkung zeigen.
Dokumentation und Compliance: Prüfnachweise, Betreiberverantwortung und gesetzliche Vorgaben werden revisionssicher dokumentiert – ein Punkt, der bei Audits und Zertifizierungen immer mehr Gewicht bekommt.

Für Unternehmen mit vielen verschiedenen Objekten oder Standorten sind SaaS-Modelle von Vorteil, da sie ohne eigene Serverinfrastruktur auskommen und skalieren können.

Kennzahlen, die zählen: So wird der Nutzen sichtbar

Der Nachweis des wirtschaftlichen Nutzens ist bei CAFM-Projekten oft ein kritischer Punkt. Die GEFMA-Richtlinie 460 bietet hierzu eine anerkannte Methodik, mit der Unternehmen die Wirtschaftlichkeit einer CAFM-Einführung schon vor der Investitionsentscheidung berechnen können, einschließlich Amortisationszeitraum und ROI.

Typische Kennzahlen, die in der Praxis zur Steuerung genutzt werden:

Instandhaltungskosten je Quadratmeter (€/m²)
Mean Time To Repair (MTTR, durchschnittliche Reparaturzeit)
Anlagenverfügbarkeit in Prozent
Energieverbrauch je Nutzungseinheit (kWh/m²)

Eine strukturierte Erfassung dieser Werte macht Einsparpotenziale erst sichtbar. Laut einer von der GEFMA zitierten Untersuchung können Betriebskosten durch CAFM-Nutzung um bis zu 30 Prozent gesenkt werden, wenn die Software konsequent in die bestehenden Prozesse implementiert wird.

Qualitätsstandard GEFMA 444: Seriöse Systeme erkennen

Bei 60 Anbietern auf dem deutschen Markt ist die Wahl eines geeigneten Systems nicht einfach. Daher hat der Bundesverband GEFMA mit der Richtlinie 444 einen Zertifizierungsstandard etabliert, der alle zwei Jahre unabhängig geprüft wird.

Systeme, die dieses Gütesiegel tragen, erfüllen nachweislich definierte Qualitäts- und Funktionsanforderungen in den jeweiligen Modulkatalogen.

Unternehmen, die eine CAFM-Einführung planen, sollten nicht nur auf die Zertifizierung, sondern auch auf Schnittstellen zu vorhandenen ERP-Systemen, BIM-Datenmodellen und IoT-Sensorik achten. Die Integrationsfähigkeit entscheidet darüber, ob die Software langfristig mitwächst oder zum Inselsystem wird.

Wer diese Auswahlkriterien konsequent anwendet, legt damit die Grundlage für ein Facility Management, das nicht nur Kosten erfasst, sondern diese auch steuert.