Gebäudemanagement Controlling im Gebäudemanagement

Mit dem Controlling im Gebäudemanagement werden Kosten und Leistungen überwacht und die Wirtschaftlichkeit bewertet. Dabei sollen insbesondere Potenziale zur Kosteneinsparung erkannt und genutzt werden. Gleichzeitig muss sichergestellt sein, dass die geforderte Leistung erfüllt wird.

Leistungen des Gebäudemanagements

Das Gebäudemanagement erbringt für das Unternehmen spezielle Leistungen – verursacht aber auch Kosten. Zu den Leistungen zählen unter anderem:

  • Planung, Einrichtung, Pflege, Wartung, Instandsetzung von Gebäuden, Anlagen, Geräten und anderen Einrichtungen der Infrastruktur (Wege, Straßen, Parkplätze, Grünflächen)
  • Bereitstellung von Strom, Wärme, Kühlung, Belüftung oder Druckluft
  • Versorgung mit Wasser
  • Reinigung von Gebäuden
  • Entsorgung von Abfällen
  • Betrieb von Kantine und anderen gastronomischen Einrichtungen
  • Schutz vor unberechtigten Zutritten zum Unternehmen (Sicherheitsdienst)
  • Umzüge innerhalb des Unternehmens (andere Büros, andere Gebäude, andere Standorte)

Kosten des Gebäudemanagements

Für diese Leistungen sind unterschiedliche Ressourcen und Aufwendungen notwendig. Zum einen müssen die Gebäude, Anlagen etc. gekauft oder gemietet werden. Das führt zu Investitionskosten oder Mietkosten. Planung, Einrichtung, Pflege, Wartung und Instandsetzung sind mit Personalaufwand, also Personalkosten, verbunden. Energie für Strom, Wärme etc. muss ebenfalls gekauft werden. Spezielle Dienstleistungen werden von externen Partnern in Form von Dienstverträgen oder Werkverträgen in Anspruch genommen. Die Dienstleister müssen dann bezahlt werden.

Dem entsprechend lassen sich folgende Kostenarten, Kostengruppen und Kostenzwecke unterscheiden:

  • Personalkosten für Verwaltung
  • Kosten für Verbrauchsmaterialien und Betriebsstoffe
  • Miete
  • Energiekosten für Strom, Wärme, Kühlung etc.
  • Wasserkosten, Abwasserkosten
  • Entsorgungskosten
  • Reinigung (Personalkosten, Sachkosten)
  • Sicherheit (Personalkosten, Sachkosten)
  • Fahrzeugkosten oder Reisekosten
  • Steuer und Versicherungen
  • Abschreibungen auf Investitionen

Eine mögliche Untergliederung von Kosten für das Gebäudemanagement finden Sie in der DIN 18960:2020, Nutzungskosten im Hochbau. Dort werden unterschieden: Kapitalkosten, Verwaltungskosten, Betriebskosten sowie Kosten für Instandsetzung. Diese Kostengruppen werden teilweise sehr genau spezifiziert; zum Beispiel in die Position „Reinigung von Türen und Fenstern“.

Wie genau Sie die erfassten Kosten differenzieren und unterscheiden, hängt von den damit verbundenen Konsequenzen und Handlungsmöglichkeiten ab. Untergliedern Sie die Kostengruppen und Kostenarten nur dann, wenn Sie diese gezielt steuern können oder wollen. Wichtiger als die feine Differenzierung der Kosten ist, dass diese vollständig erfasst werden. Anschließend kann dort, wo hohe Kostenblöcke sichtbar oder vermutet werden, differenzierter erfasst und genauer geprüft werden.

Wirtschaftlichkeit verbessern, Kosten senken

Aus unternehmerischer Sicht ist es notwendig, die Produktivität und damit die Wirtschaftlichkeit des Gebäudemanagements immer wieder zu verbessern – soweit es mit den verfügbaren technischen und organisatorischen Mitteln möglich und rechtlich zulässig ist. Das bedeutet:

  • die Leistungen des Gebäudemanagements werden – bei gleichen Kosten – verbessert, sofern dafür ein Bedarf im Unternehmen besteht;
  • die Kosten werden gesenkt – bei gleichen Leistungen und Erfüllung der Nutzeranforderungen und Erwartungen.

In der Praxis geht das eine mit dem anderen oft einher. Wenn Leistungen verändert oder verbessert werden, beeinflusst dies meist die Kosten. Wenn die Kosten gesenkt werden, kann das die Leistungen verändern. Manchmal gelingt es, die Kosten zu senken bei gleichen Leistungen – wenn beispielsweise ein günstiger Reinigungsdienst engagiert wird. Manchmal steigen die Kosten zwangsläufig, wenn die Leistungen verbessert werden – wenn zum Beispiel zusätzliche Büroräume für neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gemietet werden.

Controlling-Aufgaben für das Gebäudemanagement

Eine wichtige Aufgabe des Gebäudemanagements ist es deshalb, Einsparpotenziale zu finden und zu nutzen, ohne dass die von den Nutznießern erwarteten Leistungen schlechter werden. Das ist die Controlling-Aufgabe im Gebäudemanagement. Sie umfasst:

  • Leistungen messen
  • Kosten erfassen
  • Leistungen steuern
  • Kosten reduzieren

Dazu werden unterschiedliche Daten ermittelt und Informationen beschafft und ausgewertet. Wo sich Verbesserungspotenziale zeigen, werden Maßnahmenpläne erstellt, um die Potenziale zu erschließen. Im Folgenden werden einige Bereiche für mögliche Kosteneinsparungen vorgestellt und erläutert, wie diese erschlossen und genutzt werden können.

Energiemanagement optimieren

Energiekosten sind ein wichtiger Kostenfaktor im Gebäudemanagement. Er lässt sich beeinflussen durch die Auswahl der Energieanbieter mit den jeweiligen Einkaufspreisen sowie durch den Energieverbrauch im Unternehmen. Um Einsparpotenziale zu erkennen, sollten Sie den Energieverbrauch kontinuierlich messen und die damit verbundenen Kosten regelmäßig erfassen.

Aus dem Verlauf des Energieverbrauchs und der Kosten werden große Verbraucher und mögliche Abweichungen sichtbar. Bei starken Abweichungen beim Energieverbrauch sollten Sie nach den Ursachen forschen. Manchmal sind es äußere Einflüsse (zum Beispiel Wetter), interne Bedarfe (zum Beispiel Anstieg der Produktion) oder Defekte oder Fehler (zum Beispiel defekte Anlagen oder falsches Nutzerverhalten), die zu höheren Verbräuchen führen.

Erfassen Sie deshalb kontinuierlich folgende Daten für die einzelnen Energiemedien:

  • Stromverbrauch
  • Wärmeleistung (je nach eingesetztem Energieträger wie Gas, Strom, Abwärme etc.)
  • Kühlleistung
  • Verbrauch Druckluft

Unterscheiden Sie bei der Messung danach, an welchem Ort (Gebäude, Anlagenstandort etc.) und zu welcher Zeit (Tag, Woche, Monat) die Energieform verbraucht wurde.

Der Verbrauch der vergangenen drei bis fünf Jahre ist jeweils der Vergleichszeitraum, um plötzliche Abweichungen oder langfristige Trends zu erkennen.

Hinweis: Normen zur Messung von Energieverbrauch

Grundlage für das Energiemanagement mit Messung von Energieverbräuchen und Planung von Verbesserungen sind insbesondere: DIN EN ISO 50001:2018, DIN ISO 50003:2016, DIN ISO 50006:2017 und DIN ISO 50015:2018.

Flächen- und Gebäudenutzung optimieren

Die meisten Unternehmen benötigen für ihren Betrieb Räume, Hallen oder Freiflächen mit ihren jeweiligen Einrichtungen (Installationen) und mit der notwendigen Infrastruktur für Zugänge und Abgänge; zum Beispiel für Büros, Besprechungsräume, Maschinen, Geräte, Kantine, Sanitäranlagen, Lagereinrichtungen oder Stellplätze für Fahrzeuge. Die Errichtung, die Miete, der Kauf und der Betrieb entsprechender Gebäude und Flächen sind mit Kosten verbunden.

Aus wirtschaftlicher Sicht sollen Gebäude und Flächen möglichst wirtschaftlich genutzt werden. Das bedeutet: Das Gebäudemanagement stellt so viele Gebäude und Flächen wie nötig und so wenig wie möglich zur Verfügung. Wie viel nötig ist, ergibt sich aus der Zahl der Personen, die dort arbeiten sowie aus einer Vielzahl von technischen Parametern, die von der Art der Prozesse und der genutzten Betriebsmittel abhängen. Dies gilt auch für die in den Gebäuden und auf den Flächen erforderlichen Einrichtungen und Geräte; zum Beispiel bauliche Vorkehrungen bei Schadstofflagern oder Möblierung von Büros gemäß Arbeitsschutzbestimmungen.

Um Kosteneinsparpotenziale zu erkennen, können spezifische Flächenbedarfe pro Leistungseinheit überwacht werden. Eine entsprechende Kennzahl kann die Bürofläche pro beschäftigte Person sein. Die jeweiligen Werte können mit Normwerten oder Empfehlungen für vergleichbare Unternehmen verglichen werden. Hohe Werte können auf Leerstand hindeuten.

Grundlage für entsprechende Analysen sind Informationen zu:

  • Gebäudefläche in qm
  • Art der Flächennutzung
  • Analyse der Miet- und Nutzungsverträge
  • Analyse der (tatsächlichen oder kalkulatorischen) Mietzahlungen

Kosten für Wartung, Instandhaltung und Instandsetzung reduzieren

Ein weiterer wichtiger Kostenfaktor im Gebäudemanagement sind die Kosten für Prüfung, Wartung, Instandhaltung oder Instandsetzung von Gebäuden und allen mit ihnen verbundenen Anlagen, Geräten und Infrastruktureinrichtungen. Die entsprechenden Kosten können sich ergeben aus:

  • gesetzlichen Vorschriften; zum Beispiel Prüfungen zum Brandschutz
  • technischen Merkmalen; zum Beispiel spezifische Energieverbräuche von Geräten
  • Art und Intensität der Nutzung von Gebäuden und Anlagen; zum Beispiel Heizverhalten der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in einem Büro
  • Mängel und Defekte an Gebäuden und Einrichtungen, die auftreten können; zum Beispiel Ausfall von Druckern und Kopierern
  • Preise der Anbieter von notwendigen Betriebsstoffen oder Dienstleistungen; zum Beispiel Strompreis oder Kosten für die Reparatur von Geräten

Das Gebäudemanagement muss im Rahmen des Kosten-Controllings alle diese Kosten im Blick haben oder regelmäßig bewerten und prüfen, ob es eine Alternative gibt, die zu einer Kostensenkung (bei mindestens gleicher Leistung) führen würde. Das können zum Beispiel sein:

  • Wechsel zu einem anderen Reinigungsdienstleister
  • Wechsel des Stromanbieters
  • Austausch eines Geräts, das geringere Kosten für Energie, Betriebsstoffe oder Reparaturen mit sich bringt
  • organisatorische Maßnahmen, um die Art der Nutzung zu verbessern; zum Beispiel Dienstfahrräder anbieten, um den Bedarf an Stellplätzen zu verringern
  • Schulungen, um den Energieverbrauch zu senken

Ob die mögliche Alternative besser als der jeweilige Ist-Zustand ist, muss im Einzelfall ermittelt werden. Dafür werden Kostenvergleichsrechnungen oder Analysen nach dem Modell der Total Cost of Ownership durchgeführt.

Tipp: Wie Sie die Total Cost of Ownership für alternative Lösungen ermitteln

Sie ermitteln die Kosten für den derzeitigen Ist-Zustand des betrachteten Gebäudes oder Gegenstands. Dann ermitteln Sie die Kosten für eine oder mehrere mögliche Alternativen; ob zum Beispiel eine alte Heizungsanlage durch eine moderne ersetzt wird. Wichtig dabei ist, die Gesamtkosten während der gesamten Lebensdauer miteinander zu vergleichen. Wie Sie dazu vorgehen, erfahren Sie im Handbuch-Kapitel zu Total Cost of Ownership.

Entsprechende Vergleiche können Sie auch anstellen, wenn es um die vorbeugende Wartung und Instandhaltung von Gebäuden und ihren Einrichtungen geht. Sie vergleichen dazu Kosten für Wartung und Instandhaltung einerseits und Kosten für Instandsetzung oder Ersatzbeschaffung andererseits. Wenn eine Anlage häufig defekt ist, ist der Ersatz und Kauf einer neuen Anlage eine Alternative. Diese beiden Handlungsmöglichkeiten müssen verglichen und bewertet werden, um den optimalen Ersatzzeitpunkt zu finden.

Lieferanten suchen, Angebote bewerten und Lieferant beauftragen

Aufgrund von gesetzlichen Vorgaben oder neuen Anforderungen der Nutzer von Gebäuden und Infrastruktur können neue Dienstleistungen notwendig sein. Oft werden diese an externe Unternehmen vergeben. Dazu müssen geeignete Anbieter gefunden und Verträge abgeschlossen werden. Holen Sie dazu Vergleichsangebote von Anbietern ein. Grundlage für einen Vergleich der Dienstleister sind folgende Informationen:

  • genaue Leistungsbeschreibung
  • Laufzeit des Vertrags
  • Kosten pro Leistungseinheit oder pro Zeit

Der Anbieter mit dem besten Preis-Leistungs-Angebot wird beauftragt.

Tipp: Erstellen Sie ein Einkaufskonzept für Dienstleistungen zum Gebäudemanagement

Im Handbuch-Kapitel zu Einkaufskonzept ist ausführlich beschrieben, wie Sie den Einkauf von Produkten und Dienstleistungen planen, organisieren und verbessern können.

Verträge für Gebäudedienstleistungen managen

Leistungen zum Betrieb von Gebäuden und Anlagen, Prüfungen, Wartungen, Reparaturen oder Instandsetzungen werden oft von externen Dienstleistern oder von den Herstellern der Anlagen und Geräte durchgeführt. Dabei handelt es sich auch um regelmäßige, auf Dauer angelegte Dienstleistungen. Beispiele sind: Reinigung, Versicherung, Wartung oder Catering. Dazu werden Verträge abgeschlossen, in denen die jeweiligen Leistungen im Detail beschrieben und die Kosten beziffert sind. Das Gebäudemanagement sollte diese Verträge und Vereinbarungen regelmäßig prüfen.

Wenn die Kosten steigen oder wenn Leistungen nicht im vereinbarten Maß erbracht werden, dann muss nach Alternativen gesucht werden. Der aktuelle Dienstleister wird dazu aufgefordert, seine Leistungen anzupassen oder zu verbessern oder ein neues Angebot mit geringeren Kosten zu erstellen. Ergänzend dazu können weitere Dienstleister aufgefordert werden, für die beschriebenen Leistungen ein Angebot zu erstellen. Wenn dieses besser ist, kann der Dienstleister gewechselt werden. Dazu sind folgende Aufgaben und Prozessschritte notwendig:

  1. Vertrag mit dem aktuellen Dienstleister prüfen
  2. Kündigungsfrist prüfen und Kündigung aussprechen
  3. Leistungsanforderung für den neuen Dienstleister erstellen
  4. Vertrag erstellen und prüfen
  5. Vertrag abschließen
  6. Vertragserfüllung prüfen

Tipp: Service Level Agreements (SLA) vereinbaren

Der Vertrag mit einem Dienstleister für das Gebäudemanagement kann in der Form eines Service Level Agreements (SLA) abgeschlossen werden. Dort sind die entsprechenden Leistungen und Kosten genau spezifiziert. Wie Sie ein SLA erstellen, welche Inhalte es haben kann und wie es aussehen kann, erfahren Sie im Handbuch-Kapitel Service Level Agreement.

Kosten auf (interne) Leistungsempfänger umlegen

Das Gebäudemanagement kann wie eine eigenständige wirtschaftliche Einheit im Unternehmen geführt werden; zum Beispiel wie ein Profit-Center oder Shared Service Center. Voraussetzung dafür ist, dass es sämtliche Kosten zum Gebäudemanagement den Kostenverursachern in Rechnung stellen kann und darüber Erlöse erzielt – auch wenn sich diese Verrechnung nur innerhalb des Unternehmens abspielt, weil die Kostenverursacher die Fachabteilungen oder Kostenstellen als Leistungsempfänger sind.

Entscheidend ist, Regeln zu vereinbaren und festzulegen, nach denen Kosten auf die innerbetrieblichen Leistungsempfänger verteilt werden können. Das kann zum Beispiel in der Form erfolgen, wie bei einer privaten Vermietung Nebenkosten einer Wohnung auf Mieter verteilt werden. Die entsprechenden Regelungen dazu sind (für Deutschland) in § 556 des BGB und insbesondere in der Betriebskostenverordnung (BetrKV) beschrieben.

Folgende Aspekte müssen für die Kostenverteilung im gewerblichen Gebäudemanagement genau festgelegt und erläutert werden:

  • Kostenarten: Zusammenstellen sämtlicher Kosten rund um das Gebäudemanagement (wie oben erläutert) und Unterscheidung nach Kostenart
  • Kostenhöhe: Erfassen der Höhe und Beträge der jeweiligen Kostenarten (pro Monat und pro Jahr)
  • Umlagefähigkeit: Prüfen, welche Kosten Fachabteilungen in Rechnung gestellt werden können, sodass dies dem Verursacherprinzip entspricht
  • Umlageschlüssel: Festlegen, nach welchem Schlüssel eine verursachergerechte Verteilung der Kosten erfolgen kann, sodass eine genaue Verrechnung der Kosten auf die Kostenverursacher und Leistungsempfänger möglich ist

Umlageschlüssel für Leistungen des Gebäudemanagements auf Kostenstellen

Der Umlageschlüssel für die Kostenverteilung kann abgeleitet werden aus:

  • Fläche innerhalb eines Gebäudes oder eines Geländes (zum Beispiel für Parkplätze), die ein Leistungsempfänger in Anspruch nimmt
  • Anzahl der Personen, die für einen Leistungsempfänger tätig sind; je nach Kostenart kann die Zahl der Personen maßgeblich sein, unabhängig von Arbeitsort und Arbeitszeit, oder die Zahl der Vollzeitäquivalente
  • tatsächlicher Verbrauch des Leistungsempfängers, wenn dieser mit vertretbarem Aufwand gemessen und daraus die Verbrauchskosten berechnet werden können

Der Vorteil einer verursachergerechten Verteilung der Kosten für das Gebäudemanagement auf einzelne Abteilungen im Unternehmen ist, dass diese Kosten beim Leistungsempfänger kosten- und erfolgswirksam sind. Abteilungen können dann als Verbraucher und Leistungsempfänger selbst dafür sorgen, dass die Kosten reduziert werden, indem sie ihre Verbräuche senken. Das bedarf allerdings einiger Regelungen zwischen Gebäudemanagement und Abteilung, wie sie auch bei anderen Shared Service Centern notwendig sind.

Tipp: Wie Sie das Gebäudemanagement als Shared Service Center organisieren

Das Gebäudemanagement ist ein innerbetrieblicher Dienstleister für das Unternehmen und kann deshalb wie ein Shared Service Center organisiert und als wirtschaftliche Einheit geführt werden. Welche Voraussetzungen Sie dafür schaffen müssen, welche Abstimmungen und Regeln wichtig sind und welche Methoden dabei helfen, erfahren Sie im Handbuch-Kapitel zu Shared Service Center.

Praxis

Leistungen erfassen

Erstellen Sie eine Liste aller Leistungen, die Sie im Rahmen des Gebäudemanagements für die Abteilungen und Kostenstellen in Ihrem Unternehmen selbst oder durch externe Dienstleister oder Anbieter erbringen. Erfassen Sie dazu sämtliche Einrichtungen, für die Sie mit dem Gebäudemanagement verantwortlich sind. Nutzen Sie dafür die folgende Vorlage (siehe auch Erläuterungen im vorigen Abschnitt dieses Handbuch-Kapitels).

Verbinden Sie diese Liste zum Bestand der Einrichtungen mit den Dienstleistungen, die Sie dort jeweils erbringen oder erbringen lassen. Also beispielsweise: Sicherheitsdienst, Reinigung, Versorgung mit Strom, Wärme, Kühlung etc. Ergänzen Sie die Liste entsprechend oder erfassen Sie die Leistungen mithilfe der folgenden Matrix-Darstellung.

Leistungsempfänger erfassen

Erstellen Sie eine Liste sämtlicher Leistungsempfänger in Ihrem Unternehmen, die diese Leistungen in Anspruch nehmen. Das können die Abteilungen oder Kostenstellen sein. Maßgeblich ist, dass Sie diesen Leistungsempfängern die Kosten eindeutig zuordnen können und dass die Kosten im Rahmen Ihrer innerbetrieblichen Buchhaltung und Kosten- und Leistungsrechnung entsprechend verrechnet werden. Die Leistungsempfänger lassen sich beispielsweise aus dem Organigramm eines Unternehmens ableiten.

Halten Sie die Leistungsempfänger in der folgenden Vorlage fest.

Verbrauch überwachen

Messen Sie die Verbräuche – insbesondere von Betriebsstoffen, Energie und Wasser. Analysieren Sie den Verlauf, Abweichungen und Trends. Die Mengenverbräuche sind Grundlage für die Betriebskosten. Nutzen Sie für die Verbrauchsanalyse folgende Vorlage und gegebenenfalls spezielle Tools für die Messung und Überwachung von Verbräuchen.

Kosten für das Gebäudemanagement erfassen

Grundlage für die Zusammenstellung aller Kosten des Gebäudemanagements sind die Daten aus Buchhaltung und Rechnungswesen Ihres Unternehmens. Für Sie geht es dabei insbesondere um den Aspekt des Kosten-Controllings, also die Möglichkeit, Kosten einzusparen und die Wirtschaftlichkeit zu verbessern. Außerdem sollen die Kosten auf die Leistungsempfänger angemessen verteilt werden.

Deshalb fassen Sie die Einzelkosten (zum Beispiel Rechnungen externer Dienstleister) nach den für das Kostensparen und für die Kostenverteilung relevanten Kostenarten oder Kostengruppen zusammen.

Dann erfassen Sie die Höhe der Kosten pro Woche, pro Monat, pro Quartal oder pro Jahr – in Abhängigkeit davon, wie Sie die Kostenhöhe mit vertretbarem Aufwand messen können und wie diese für Kostensenkungen und Kostenverrechnung notwendig sind.

Stellen Sie diese Kosten im Zeitverlauf mit der folgenden Excel-Vorlage dar und ergänzen Sie diese durch Ihre Kostenplanung.

Für eine schnelle Übersicht können Sie die Betriebskosten für Gebäude und Infrastruktureinrichtungen auch in Form eines Baumdiagramms darstellen wie in der folgenden Vorlage.

Kosten des Gebäudemanagements auf Leistungsempfänger und Kostenstellen verteilen

Verteilen Sie sämtliche Kosten auf die einzelnen Leistungsempfänger. Entwickeln Sie dazu einen verbraucherbezogenen Verteilungsfaktor oder Umlageschlüssel. Erstellen Sie dann eine Abrechnung für den einzelnen Leistungsempfänger. Nutzen Sie dafür die folgende Vorlage.

Kosten sparen und Wirtschaftlichkeit verbessern

Analysieren Sie das Ergebnis der Kostenverteilung:

  • Welche Auffälligkeiten und Besonderheiten gibt es?
  • Was sind die Ursachen und Gründe dafür?
  • Wo kommt es zu hohen Verbräuchen oder Kosten?
  • Wo erkennen Sie Einsparpotenzial?
  • Wie kann dieses Einsparpotenzial genutzt werden?
  • Welche Maßnahmen sind dazu erforderlich?
  • Durch das Gebäudemanagement – durch die betroffenen Leistungsempfänger?

Verträge mit externen Dienstleistern überwachen

Erstellen Sie eine Liste mit sämtlichen Verträgen mit externen Dienstleistern für den Betrieb und die Instandhaltung Ihrer Einrichtungen. Erläutern Sie dabei Leistungen, Kosten und Kündigungsfristen für die jeweilige Dienstleistung, wie sie im Vertrag vereinbart sind.

Stellen Sie die Dienstleister regelmäßig auf den Prüfstand:

  • Entsprechen die tatsächlichen Leistungen den vertraglich vereinbarten?
  • Welche Schwachstellen sind sichtbar?
  • Werden Termine eingehalten?
  • Gibt es kostengünstigere Alternativen?

Stimmen die Leistungen nicht mit Ihren und den Erwartungen der Nutzerinnen und Nutzer überein, suchen Sie alternative Dienstleister.

Tipp: So prüfen Sie Lieferanten und bewerten deren Leistungen

Welche Lieferanten und Dienstleister Sie für ausgewählte Aufgaben und Leistungen rund um das Gebäudemanagement Sie brauchen, welche Kriterien zur Leistungsbewertung maßgeblich sein können und wie Sie die Lieferanten entsprechend bewerten, erfahren Sie im Handbuch-Kapitel zu Lieferantenbewertung und Lieferantenauswahl.

Mit der folgenden Vorlage können Sie mögliche Lieferanten und Dienstleister sowie deren jeweilige Angebote miteinander vergleichen. Sie legen die Kriterien fest, die für Sie wichtig sind und erfassen die Angebotspreise (Ihre Kosten). Dann führen Sie einen Preis-Leistungsvergleich durch.

Maßnahmen für Verbesserungen im Gebäudemanagement planen

Erstellen Sie schließlich mithilfe der folgenden Vorlagen einen Maßnahmenplan.

Hohe Kosten können dann entstehen, wenn Gebäude und Infrastruktureinrichtungen nicht regelmäßig gewartet werden – insbesondere dann, wenn durch Schäden die Einrichtung plötzlich nicht mehr genutzt werden kann. Deshalb ist wichtig, Prüfungen, Wartung und Instandhaltung vorbeugend zu planen und Störungen schnell zu beseitigen. Im folgenden Abschnitt dieses Handbuch-Kapitels erfahren Sie, wie Sie dabei vorgehen können.