GesprächsführungGesprächstermin mit dem Chef vereinbaren

Wenn Sie Ihre Chefin oder Ihren Chef um ein Gespräch bitten möchten, werden Sie einen triftigen Grund haben:

• Sie möchten über den Fortschritt Ihrer Projekte oder Aufgaben berichten und Ihrem Vorgesetzten aktuelle Informationen liefern.
• Sie benötigen Unterstützung, Ratschläge oder Richtlinien von Ihrer Vorgesetzten, um eine schwierige Aufgabe zu bewältigen oder eine Entscheidung zu treffen.
• Sie möchten konstruktives Feedback zu Ihrer Arbeit erhalten, um Ihre Leistung zu verbessern.
• Sie sind auf ein Problem oder eine Herausforderung gestoßen, die Ihre Aufmerksamkeit erfordert, und möchten Lösungen oder Entscheidungen diskutieren.
• Sie möchten Ihre Arbeitsbelastung besprechen, Prioritäten setzen oder Ressourcen für bestimmte Projekte anfordern.
• Sie interessieren sich für Schulungs- oder Weiterbildungsmöglichkeiten und möchten die Möglichkeiten mit Ihrer Vorgesetzten erörtern.
• Weil es Konflikte am Arbeitsplatz gibt, möchten Sie einen Termin mit Ihrem Vorgesetzten vereinbaren, um Unterstützung bei der Lösung des Konflikts zu erhalten.
• Sie möchten über eine mögliche Gehaltserhöhung oder die Gewährung von Sonderzahlungen sprechen.

Was aber tun, wenn die Terminanfrage erfolglos bleibt? Wenn der Termin immer wieder verschoben wird? Wenn Ihrer Chefin oder Ihrem Chef (scheinbar) immer wieder etwas dazwischenkommt? Oder wenn der nächste „freie Termin“ auf den Sankt-Nimmerleins-Tag fällt?

Meistens handelt es sich nicht um bösen Willen, wenn Gesprächstermine zwischen Mitarbeitenden und Vorgesetzten immer wieder verschoben, abgesagt oder gar nicht erst verbindlich vereinbart werden.

Wenn Vorgesetzte partout keinen Gesprächstermin vereinbaren oder einhalten wollen, kann der Grund dafür allerdings auch sein, dass der Anlass bereits bekannt und als unangenehm empfunden wird. Beispiele sind:

• Frage nach Gehaltserhöhung: Ihre Chefin weiß jetzt schon, dass das Personalbudget ausgeschöpft ist und Ihnen keine Gehaltserhöhung angeboten werden kann. Das möchte sie Ihnen nicht direkt sagen, weil sie die Situation als unangenehm oder sogar selbst als unfair empfindet.
• Bitte um Stellungnahme zu einem Teamkonflikt: Ihr Vorgesetzter möchte sich nicht mit zwischenmenschlichen Problemen im Team beschäftigen, weil er ungern Partei ergreift oder generell konfliktscheu ist.
• Frage nach Entlastung: Ihre Chefin weiß, dass Sie derzeit überlastet sind, kann aber wegen akuten Personalmangels nichts ändern und möchte das nicht offen kommunizieren, um Ihre Motivation nicht zu senken.
• Einforderung von Feedback: Weil Ihr Chef nichts Positives über Ihre Arbeitsergebnisse und Ihre Arbeitsweise sagen kann, sagt er lieber nichts. Mit Ihrer Bitte um einen Gesprächstermin zwingen Sie ihn indirekt, Sie zu kritisieren.
• Sorge vor Mitarbeiter-Kletten: Manche Mitarbeitenden kommen wegen jeder Kleinigkeit zum Chef, sie wollen sich ständig rückversichern, beschweren oder ihre Aufgaben zurück delegieren. Das ist für Vorgesetzte mehr als lästig. Sie gehen solchen vermeintlichen Anliegen möglichst aus dem Weg.
• Überlastung der Vorgesetzten: Viele Führungskräfte sind selbst überlastet, arbeiten unter Dauerstress und haben tatsächlich kaum einen Platz im Terminkalender. Ihr Anliegen erscheint der Vorgesetzten (zu Recht oder zu Unrecht) unwichtig.

1. Ziele setzen: Überlegen Sie im Voraus, warum Sie einen Termin mit Ihrem Chef oder Ihrer Chefin benötigen. Klären Sie Ihre Ziele und den Grund für das Treffen. Je klarer Ihre Absichten sind, desto leichter wird es sein, Ihre Vorgesetzten zu überzeugen.
2. Richtige Kommunikationsmethode nutzen: Überlegen Sie, welche Kommunikationsmethode Ihr Vorgesetzter bevorzugt und welche in Ihrem Unternehmen üblich ist. Möglichkeiten sind: E-Mail, persönliches Gespräch oder Nachricht über interne Kommunikationstools (Chat, Video-Call).
3. Zeit geben: Statt spontan zu fragen, ob Sie Ihre Chefin oder Ihren Chef sofort sprechen können, sollten Sie den Termin rechtzeitig anfragen. Terminieren Sie das Gespräch mindestens eine Woche im Voraus, wenn Sie wissen, dass Ihr Vorgesetzter viel zu tun hat. Schlagen Sie außerdem einen oder zwei alternative Termine vor.
4. Höflich bleiben: Formulieren Sie Ihre Anfrage höflich und respektvoll. Vermeiden Sie es, zu fordernd oder aufdringlich zu wirken. Beginnen Sie mit einer freundlichen Begrüßung und erklären Sie kurz den Grund für Ihre Anfrage.
5. Optimalen Zeitpunkt wählen: Achten Sie darauf, den richtigen Zeitpunkt für Ihre Anfrage zu wählen. Vermeiden Sie Stoßzeiten oder besonders stressige Momente im Büro. Versuchen Sie, einen Zeitpunkt zu finden, der sowohl für Sie als auch für Ihren Chef günstig ist.
6. Terminanfrage begründen: Erklären Sie, warum der Termin wichtig ist und welchen Nutzen er für das Unternehmen oder Ihre Arbeit hat. Je klarer Sie Ihre Motivation darlegen können, desto überzeugender wird Ihre Anfrage sein. Fassen Sie sich dabei kurz, meist genügt ein entscheidender Grund.
7. Flexibel sein: Geben Sie Ihrem Chef verschiedene Optionen für den Terminvorschlag. Dies zeigt, dass Sie bereit sind, sich seinem Zeitplan anzupassen und erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass ein passender Termin gefunden wird.
8. E-Mails angemessen aufbauen: Wenn Sie eine E-Mail senden, verwenden Sie eine aussagekräftige Betreffzeile und halten Sie Ihre Nachricht präzise und gut strukturiert. Dies erleichtert es Ihrem Chef, die Anfrage zu verstehen und zu beantworten. Kommen Sie sofort zur Sache.
9. Beim Gespräch – Kurzfassen: Kommen Sie ohne Umschweife zum Punkt und planen Sie den Termin so kurz wie möglich, ohne sich selbst durch die knappe Zeit unter Druck zu setzen. So signalisieren Sie Ihrem Vorgesetzten, dass Sie seine Zeit nicht unnötig in Anspruch nehmen möchten, sondern bewusst mit dieser knappen Ressourcen umgehen.

Wenn es mit einem Gesprächstermin partout nicht klappt, müssen Sie weitere Maßnahmen ergreifen, um Ihr Ziel zu erreichen.

Erinnerung schicken

Bei der ersten Terminanfrage ist eine Erinnerung vorab nicht nötig. Sie vertrauen darauf, dass Ihre Chefin oder Ihr Chef ihren Terminkalender im Griff haben und sich an Absprachen halten.

Wenn der Termin aber (mehrfach) verschoben oder kurzfristig abgesagt wurde, erinnern Sie Ihre Chefin oder Ihren Chef am besten einen Tag vorher noch einmal an den jetzt vereinbarten Termin. Sagen Sie zum Beispiel höflich per E-Mail, dass Sie morgen zur vereinbarten Uhrzeit kommen werden.

Nachhaken

Wenn Sie keine Antwort erhalten, zögern Sie nicht, freundlich nachzuhaken. Es ist möglich, dass Ihre Anfrage übersehen wurde oder Ihr Vorgesetzter sehr beschäftigt ist. Erklären Sie dabei, dass der Termin wichtig ist – weil zum Beispiel bis zum ... eine Entscheidung getroffen werden muss, viel Geld auf dem Spiel steht, ein großes Risiko besteht, das ganze Team mit der Arbeit nicht vorankommt ...

Hartnäckig sein

Wenn der Gesprächstermin aus irgendeinem Grund ausfällt, vereinbaren Sie so früh wie möglich einen neuen oder weisen Sie sofort auf einen im Vorfeld genannten alternativen Termin hin. Das zeigt dem Vorgesetzten, wie wichtig Ihnen das Anliegen ist.

Bleiben Sie bei wichtigen Gründen hartnäckig. Bitten Sie immer wieder um einen Gesprächstermin. Lassen Sie nicht nach und machen Sie damit deutlich: Die Sache ist wirklich wichtig!

Eskalieren

Hier kommt es auf den Grund Ihres Anliegens und Gesprächswunsches an, ob und wie Sie den Vorgang eskalieren, wenn ein Gesprächstermin mehrfach abgelehnt, verschoben oder abgesagt wurde (grobe Faustregel: nach der fünften Terminanfrage). Mögliche Vorgehensweisen sind:

• Geht es um einen möglichen Schaden für das gesamte Team oder für das Unternehmen, sprechen Sie die Vorgesetzten Ihres Chefs oder Ihrer Chefin an. Sagen Sie freundlich, dass Sie trotz mehrfacher Anfrage noch keine Aussage haben zu ...
• Treffen Sie eine Entscheidung selbst. Versetzen Sie sich in die Situation Ihrer Vorgesetzten, stimmen Sie sich mit Kollegen ab und tun Sie dann das, was Sie für richtig halten – sofern Sie das Risiko persönlich tragen und für die Umsetzung sorgen können. Wichtig: Informieren Sie sofort Ihre Vorgesetzten (per E-Mail) über Ihr Vorgehen und machen Sie einen entsprechenden Aktenvermerk mit dem Hinweis, dass ein Termin mehrfach angefragt wurde.
• Bei einem persönlichen Anliegen (zum Beispiel Gehaltserhöhung, anderes Büro, Diskriminierung) können Sie den Betriebsrat oder die Personalabteilung um Hilfe bitten. Erläutern Sie den Sachverhalt und die vergebliche Terminanfragen. Erinnern Sie daran, dass Ihre Vorgesetzten und Ihr Arbeitgeber eine Fürsorgepflicht haben.

Letzter Schritt, den Sie sich gut überlegen sollten: Bitten Sie Ihre Vorgesetzten und die Personalabteilung darum, ein Zwischenzeugnis auszustellen. Der Arbeitgeber ist in diesem Fall nicht verpflichtet, ein Zwischenzeugnis auszustellen. Aber Sie signalisieren, dass Sie eine andere Stelle suchen.