Elektronische SignaturDigitale Signatur in Unternehmen

Was ist eine digitale Signatur? Inwiefern unterscheiden sich die digitale und die elektronische Signatur? Welche Vorteile bietet die E-Signatur für Unternehmen? Welche rechtlichen Details sind wichtig? Außerdem: Wie Unternehmen die Einführung der digitalen Signatur vorbereiten.

Was ist eine digitale Signatur?

Einfach erklärt handelt es sich bei der digitalen Signatur um ein mathematisches Schema, das die Verbindung zwischen dem Unterzeichner und dem Dokument ermöglicht.

Die digitale Signatur kann nicht nur die Unterschrift ersetzen, sondern sie dient auch als Nachweis der Identität des Dokuments und der unterzeichnenden Person. Sie bietet so die Sicherheit, dass die Informationen in einem Dokument gültig sind. Ist die Integrität eines Dokuments gesichert, sind die enthaltenen Daten nachweislich korrekt und wurden nicht von Dritten verändert.

Vorteile der digitalen Signatur für Unternehmen

Die Einführung der digitalen Signatur kostet Geld und Zeit. Dem Aufwand stehen die folgenden vier zentralen Vorteile gegenüber.

1. Kundenfreundlichkeit verbessern

Dokumente werden heute immer seltener analog verwaltet. Im Hinblick auf Wirtschaftlichkeit, Effizienz, Sicherheit und Nachhaltigkeit sind digitale Dokumente deutlich einfacher zu handeln als Papierdokumente. Mindestens im Bereich B2B ist es daher vorteilhaft, Kunden die Nutzung der digitalen Signatur anzubieten.

2. Zeit sparen

Benötigt man für Geschäftspost eine Unterschrift, ist das gerade im Homeoffice oder beim mobilen Arbeiten unpraktisch. Deutlich einfacher ist die Nutzung der digitalen Signatur, weil E-Mails innerhalb von Sekunden beim Empfänger ankommen und sofort unterzeichnet werden können – ohne den Zwischenschritt über die Hauspost oder den normalen Postversand.

Die Zusammenarbeiten mit Kunden, Partnern oder eigenen Niederlassungen im Ausland funktioniert schnell, sicher und effizient, wenn Dokumente unmittelbar signiert werden können.

3. Image stärken

Zu einer modernen Unternehmensphilosophie gehört nachhaltiges Handeln. Dank der digitalen Signatur wird weniger Papier, Strom und Brennstoff für den Transport verbraucht. Der CO₂-Ausstoß wird reduziert. Unternehmen unterstreichen ihr Verantwortungsbewusstsein gegenüber Mensch und Umwelt.

4. Vertrauen schaffen

Wenn wichtige Inhalte verschlüsselt übermittelt werden, zeigen Unternehmen Kunden und Geschäftspartnern: Wir schützen vertrauliche Daten und sind ein vertrauenswürdiger, seriöser Ansprechpartner.

Wie funktioniert die digitale Signatur technisch?

Die Basis bilden zwei elektronische Schlüssel. Es gibt je einen privaten und einen öffentlichen Schlüssel, die genau zueinanderpassen. Der private Schlüsselt dient der Verschlüsslung und der öffentliche der Entschlüsselung.

Nur der öffentliche Schlüssel ist für mehrere Personen zugänglich, während der private geheim bleibt.

Dem privaten Schlüssel wird eine PIN zugeordnet. Er befindet sich auf einer speziellen Karte mit Chip. Mit dieser Karte kann der Inhaber beliebig viele Dokumente signieren.

Der öffentlichen Schlüssel wird hingegen von Dritten verwendet, um die Echtheit der Signatur zu prüfen.

Unterschiede zwischen digitaler Signatur und elektronischer Signatur

Obwohl die beiden Begriffe digitale Signatur und elektronische Signatur im Alltag häufig synonym verwendet werden, handelt es sich um zwei verschiedene Dinge.

Die digitale Signatur ist sicherer als die elektronische Signatur, weil man den Unterzeichner oder die Unterzeichnerin eindeutig identifizieren kann. Außerdem beinhaltet die digitale Signatur einen Hashwert, der eine sichere Verschlüsselung ermöglicht. Ein Hashwert ist ein alphanumerischer Wert.

Der Begriff „elektronische Signatur“ hat in erster Linie eine juristische Bedeutung. Ganz allgemein versteht man darunter Informationen, die mit bestimmten elektronischen Daten verknüpft werden. Für diese Art der Signatur gilt die eIDAS-Verordnung.

Hintergrund

eIDAS – EU-Verordnung für die elektronische Signatur

Die eIDAS-Verordnung über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste ist bereits seit Juli 2016 in Kraft. Sie gilt für alle Mitgliedsstaaten der EU und bietet eine einheitliche rechtliche Grundlage für elektronische Signaturen.

Einführung der digitalen Signatur im Unternehmen

Bevor die digitale Signatur eingeführt werden kann, sind vorbereitende Maßnahmen notwendig.

Potenzial analysieren

Vorgaben hinsichtlich der Zeit und des Budgets werden ermittelt. Muss es möglichst schnell gehen oder ist es wichtig, die Einführung der digitalen Signatur kostengünstig zu gestalten?

In diesem Schritt ist es außerdem wichtig, dass Kosten und Nutzen einander gegenübergestellt werden. Wer sich nicht auskennt, lässt sich an dieser Stelle von unabhängigen Externen beraten oder greift auf die Erfahrungswerte von internen Experten zurück.

Anwendungsszenarien und Prozesse entwickeln

Klären Sie: Wer ist voraussichtlich an der Nutzung der digitalen Signatur beteiligt? Wo, von wem und mithilfe welcher Tools werden die Dokumente erstellt? Und: Was passiert mit den Dokumenten nach dem digitalen Signieren? Wichtig sind der konkrete Ablageort, die Verteilung an Empfänger und andere Involvierte sowie ein Konzept für die Archivierung.

Welche Lösung am Ende technisch die richtige ist, hängt von den möglichen Nutzungsszenarien ab. Daher ist es wichtig, dass dieser Schritt gründlich durchgeführt wird. Alle Unterzeichner müssen später das Zertifikat besitzen. Bei der Zusammenarbeit mit Kunden oder externen Partnern müssen die Zertifikate auch von diesen Dritten verwahrt werden.

Eine weitere wichtige Frage: Kann die benötigte Software mit den aktuellen Systemen zur Dokumentverarbeitung und dem Dokumentversand problemlos verknüpft werden? Wie lange würde es dauern, eine geeignete Schnittstelle einzurichten? Müssen weitere, aufwendige technische Vorkehrungen getroffen werden?

Rechtliche Details und Akzeptanz klären

Eine rechtliche Beratung ist für Unternehmen unerlässlich, wenn die digitale Signatur dauerhaft genutzt werden soll.

Fragen im Kontext Recht und digitale Signatur:

  • In welchen Fällen ist die digitale Signatur rechtlich verbindlich?
  • Bietet die digitale Signatur Sicherheit für alle Beteiligten oder besteht ein Haftungsrisiko für das Unternehmen?
  • Welche Qualifizierungsstufen werden rechtlich vorausgesetzt?
  • Welche Limitierungen gibt es hinsichtlich des Datenschutzes?
  • Kann die digitale Signatur auch bei der internationalen Zusammenarbeit genutzt werden?

Nur wer diese Fragen verbindlich klärt, profitiert von der digitalen Signatur.

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