MeetingOhne Ziel keine gute Besprechung

Die Planung eines Meetings sollte mit der Festlegung des Ziels der Besprechung beginnen. Ist das Ziel klar formuliert, wird das Meeting effizienter und die Vorbereitung einfacher. So lässt sich auch feststellen, ob ein Meeting überhaupt sinnvoll ist.

Was ist Ihr Ausgangspunkt bei der Planung einer Besprechung? Welche Themen sollen auf die Agenda? Wer soll eingeladen werden? Wann haben alle Zeit? Oft beginnt die Planung einer Besprechung mit diesen Fragestellungen. Das ist verständlich, denn diese Fragen liegen auf der Hand und sind wichtig. Trotzdem liegt in dieser Vorgehensweise die Gefahr für ein ergebnisloses Meeting.

Mit dem Ziel beginnen

Beginnen Sie immer mit der Beschreibung dessen, was in dem Meeting erreicht werden soll. Mit der Zielsetzung zu beginnen hat wesentliche Vorteile. Sie sind gezwungen, das Ziel am Anfang gut zu durchdenken und – auf jeden Fall schriftlich – auszuformulieren. Es erleichtert die weitere Vorbereitung, denn von der Zielsetzung hängen ja alle weiteren Vorbereitungsschritte ab: Wer muss dabei sein? Wie lange wird das Meeting dauern? Was muss vorbereitet werden. Diese Fragen können Sie nur dann sinnvoll beantworten, wenn klar ist, was in dem Meeting erreicht werden soll.

Konkrete Besprechungsziele statt allgemeine Ziele setzen

Bei der Zielsetzung geht es um die Frage, was am Ende der Besprechung konkret anders ist als vorher. Ein typischer Fehler bei der Formulierung der Ziele ist es, eher allgemeine Ziele für den Gesamtprozess festzulegen. Findet die Besprechung zum Beispiel im Rahmen eines Kosteneinsparungsprojekts statt, ist es wenig hilfreich, Ziele zu formulieren wie „Kosteneinsparungen von drei Millionen Euro“. Dieses Ziel hat zwar für das Projekt seine Berechtigung und kann als Orientierung für die Ziele des Meetings dienen, kann aber am Ende einer Besprechung niemals erreicht werden.

Formulieren Sie das Ziel stattdessen so, dass es konkret das Ergebnis dieses einen Meetings beschreibt. Beispiel: „Es soll die Entscheidung getroffen werden, welche Abteilungen in welchem Umfang Kosten sparen“. Die Zielformulierung „Es sollen mögliche Einsparungsfelder identifiziert und in ihrem Sparpotenzial abgeschätzt werden“, hätte dagegen eine völlig anders geartete Besprechung zur Folge, obwohl beide der gleichen Projektzielsetzung dienen können.

Sinn der Besprechung überprüfen

Auf diese Weise werden Sie schon bei der Formulierung des Ziels feststellen, ob die Besprechung überhaupt sinnvoll ist, um das Ziel zu erreichen. Oft entdeckt man bereits bei der Zielformulierung, dass das Ziel zum Beispiel mit einer schriftlichen Information oder in einem Vier-Augen-Gespräch besser oder zumindest mit weniger Aufwand erreicht werden kann.

Außerdem gilt: Wenn es Ihnen schwer fällt, ein sinnvolles Ziel zu formulieren, ist dies oft ein Zeichen dafür, dass die geplante Veranstaltung wahrscheinlich sinnlos ist. Denn wenn nach der Besprechung nichts anders ist als vorher, laden Sie lieber gar nicht erst dazu ein.

Zielsetzung kommunizieren und visualisieren

Wenn den Teilnehmern die Zielsetzung bereits in der Einladung kommuniziert wird, steigt auch die Wahrscheinlichkeit, dass sie vorbereit zur Besprechung kommen. Sie haben dann eine klare Vorstellung davon, was dort erarbeitet werden soll. So kann jeder Teilnehmer für sich bereits im Vorfeld überprüfen, welchen Beitrag er zur Zielsetzung leisten kann.

Auch für die Durchführung des Meetings ist eine klare Zielformulierung von Vorteil: Die Gefahr, in abschweifende Diskussionen zu geraten, ist deutlich geringer, wenn alle Teilnehmer eine klare – und vor allem die gleiche – Vorstellung davon haben, was in der Besprechung erreicht werden soll. Dazu ist es hilfreich, die Besprechungsziele während des Meetings dauerhaft, zum Beispiel auf einem Flip-Chart-Blatt, vor Augen zu haben. So lässt sich immer wieder darauf fokussieren, nicht nur vom Moderator oder der Moderatorin, sondern auch von den Teilnehmern selbst. Damit werden Ihre Besprechungen im wahrsten Sinne des Wortes zielführender.

Dazu im Management-Handbuch

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