Lean ManagementMit der Obeya-Raum-Methode die Zusammenarbeit verbessern

Die Obeya-Raum-Methode oder Obeya-Methode hat ihren Ursprung im Lean Management. Der Begriff „Obeya“ stammt aus dem Japanischen und bedeutet so viel wie „großer Raum“ oder „großes Zimmer“. Der Obeya-Raum dient als physischer Raum, in dem Teams zusammenkommen, um:

• gemeinsam an Projekten zu arbeiten,
• Informationen auszutauschen oder
• Entscheidungen zu treffen.

Der Obeya-Raum selbst ist oft groß und übersichtlich gestaltet, um eine ungestörte verbale und visuelle Kommunikation zu ermöglichen. In einem Obeya-Raum können große Wandtafeln, Diagramme, Grafiken und andere visuelle Hilfsmittel genutzt werden, um den Teams eine umfassende Sicht auf den Projektfortschritt und aktuelle Herausforderungen zu ermöglichen.

Innerhalb des großen Raumes werden feste Plätze für bestimmte Informationen zugeteilt, sodass die alle Beteiligten jederzeit wissen, wo sie die für Sie relevanten Informationen finden. Alles hat seinen festen Platz.

Wichtige Informationen sind visuell aufbereitet und für alle sichtbar. Zusammenhänge lassen sich aufgrund des einfachen Aufbaues sofort erkennen.

Häufig orientiert sich die Auf- und Einteilung des Obeya-Raums grob am PDCA-Zyklus:

1. Der erste Bereich ist für die „Strategie“ oder „den Zweck“ reserviert. Hier werden alle Informationen gesammelt, welche für die Gesamtstrategie (im Projekt oder für das ganze Unternehmen) wichtig sind. Bei Bedarf werden in diesem Bereich die Anforderungen oder Erwartungen der Stakeholder erfasst.
2. Außerdem gibt es einen Bereich für die „Wertschöpfung“, in dem zum Beispiel ein Kanban-Board oder die Beschreibung des Wertstroms im Mittelpunkt steht.
3. Ein daran anschließender Bereich ist dem „Handeln“ oder dem „operativen Tun“ gewidmet.
4. In einem weiteren Abschnitt geht es um die „Performance“ oder „Leistungsmessung“. Hier wird ermittelt und dargestellt, welche Wirkungen bestimmte Handlungen haben. Im Fokus stehen Key Performance Indicators (KPI) oder Key Value Indicators.
5. Im fünften und letzten Bereich befassen sich Teams mit der „Problemlösung“, sprich: Aktuelle Probleme werden bearbeitet und gelöst.

Die Obeya-Methode eignet sich besonders gut für komplexere Projekte, die eine hohe Interdisziplinarität und eine kontinuierliche Zusammenarbeit erfordern. Dazu gehören unter anderem:

• Produktentwicklung: Komplexe Produkte erfordern die Zusammenarbeit verschiedener Teams, einschließlich Ingenieure, Designer, Marketingexperten und Fertigungsteams.
• Lean und Agile Prozessverbesserung: Organisationen, die Lean Management oder agile Methoden anwenden, nutzen die Obeya-Methode, um Engpässe, Probleme und Verbesserungsmöglichkeiten früh zu kommunizieren und zu bearbeiten.
• Forschungs- und Entwicklungsprojekte: In Bereichen wie Forschung und Entwicklung, wo Teams an innovativen Ideen arbeiten, tragen Obeya-Räume dazu bei, den Forschungsfortschritt, Projektmeilensteine und den Ressourcenbedarf zu visualisieren.
• Große Bauprojekte: Bauprojekte sind oft komplex und erfordern viel Koordination. Ein Obeya-Raum hilft hierbei, den Projektstatus, den Ressourceneinsatz und mögliche Herausforderungen transparent zu machen.
• Implementierungsprojekte: Durch die Anwendung der Obeya-Methode werden Fortschritt, Anforderungen und mögliche Risiken für alle Beteiligten sichtbar.
• Krisenmanagement und Problemlösung: In Situationen, in denen eine spontane, schnelle und unkomplizierte Zusammenarbeit erforderlich ist, unterstützt die Obeya-Methode Teams dabei, gemeinsam an Lösungen zu arbeiten.

Bei der Kommunikation während komplexer Projekte wird die Obeya-Methode häufig in Verbindung mit anderen Lean-Praktiken wie Kaizen zur kontinuierlichen Verbesserung eingesetzt.

So gehen Sie vor, wenn Ihr Unternehmen die Obeya-Raum-Methode bislang nicht genutzt hat:

1. Formulieren Sie die Vorteile des Obeya-Raums aus und erläutern Sie, welche Ziele durch dessen Nutzung erreicht werden sollen.
2. Informieren Sie alle Mitarbeitenden darüber, wie, wann und von wem der Raum zukünftig genutzt werden soll.
3. Starten Sie mit einem Pilotprojekt, um praktische Erfahrungen zu sammeln und den Raum an Ihre speziellen Anforderungen anzupassen.
4. Implementieren Sie regelmäßige Überprüfungen und Feedbackschleifen, um kontinuierliche Verbesserungen sicherzustellen.
5. Fördern Sie die aktive Beteiligung im Obeya-Raum.

Gehen Sie auf das Feedback Ihrer Mitarbeitenden ein: Eine zeitnahe und flexible Anpassung bei der Gestaltung und Nutzung des Obeya-Raums ist entscheidend für den Erfolg der Obeya-Methode in Ihrer Organisation.

Angenommen, Sie arbeiten bei einem Softwareunternehmen, das die Beschleunigung der Produktentwicklung anstrebt und dazu einen Obeya-Raum nutzen möchte. Diese Schritte führen Sie durch:

1. Raum auswählen

Wählen Sie einen Raum in der Nähe der Teams, der groß genug ist, um alle relevanten Informationen zu zeigen, und der eine angenehme Atmosphäre für Zusammenarbeit bietet. Der Raum sollte auch leicht zugänglich sein.

2. Wand gestalten

Eine Wand wird als Hauptfläche für visuelle Darstellungen verwendet. Bedecken Sie diese Wand mit magnetischen Whiteboards oder speziellen Tafeln, die es ermöglichen, Diagramme, Charts und Informationen aufzuhängen. Eine Mischung aus physischen und digitalen Elementen bietet sich an.

3. Themenbereiche identifizieren

Teilen Sie die Wand in verschiedene Themenbereiche auf, welche die wichtigsten Aspekte der Produktentwicklung abdecken. Bereiche können etwa mit „laufende Projekte“, „Meilensteine“, „Ressourcen“, „Risiken“, „Testprozess“ und „Verbesserungsvorschläge“ bezeichnet werden.

4. Visualisierungstools nutzen

Verwenden Sie visuelle Hilfsmittel wie farbige Post-its, Karten, Bilder und Diagramme, um Informationen darzustellen. Jedes Projekt könnte durch farbige Karten repräsentiert werden, auf denen der aktuelle Status, Hindernisse und nächste Schritte festgehalten sind.

Alle Informationen, die Teammitglieder mitbringen und die im Meeting besprochen werden, werden am Obeya-Board dem entsprechenden Themenbereich zugeordnet und dort aufgehängt.

5. Regelmäßige Besprechungen planen

Legen Sie regelmäßige Besprechungszeiten im Obeya-Raum fest, um den Fortschritt zu besprechen. Diese können täglich, wöchentlich oder je nach Bedarf stattfinden. Während dieser Treffen präsentieren Teams ihre Fortschritte, diskutieren Herausforderungen und erarbeiten gemeinsam Lösungen.

6. Dokumentation und kontinuierliche Verbesserung

Halten Sie Besprechungsergebnisse fest und notieren Sie Verbesserungsvorschläge. Die Wand sollte nicht statisch sein, sondern sich im Laufe der Zeit weiterentwickeln. Verwenden Sie Feedbackschleifen, um den Raum und die Prozesse kontinuierlich zu verbessern.

7. Team-Engagement fördern

Ermutigen Sie die Teammitglieder, den Raum aktiv zu nutzen. Jedes Team sollte sich verantwortlich fühlen, Informationen auf dem Obeya-Board zu aktualisieren und Ideen zur Verbesserung der Prozesse einzubringen.