TeamentwicklungOnline-Events richtig planen und organisieren

Remote- und Hybrid-Events verbinden das Beste aus digitaler und analoger Welt. Was in der Theorie simpel klingt, stellt Unternehmen in der Praxis vor Herausforderungen. Die folgenden acht Tipps unterstützen Veranstalterinnen und Veranstalter darin, erfolgreiche Online-Events auf die Beine zu stellen.

1. Passendes Format wählen

Jede gut geplante Veranstaltung basiert auf einem geeigneten Format. Handelt es sich um ein Webinar oder wünschen die Teilnehmenden die spätere Nutzung von Aufzeichnungen? Werden die Inhalte frontal präsentiert oder im Rahmen einer offenen Diskussionsrunde?

Diese Fragen vorab zu klären, erleichtert später den Ablauf.

2. Optimales Tool nutzen

Unterschiedliche Videokonferenzlösungen bieten Nutzerinnen und Nutzern verschiedene Funktionen. Softwareangebote für Videokonferenzen schossen im Zuge der Pandemie wie Pilze aus dem Boden.

Damit Veranstaltungsplanende sich bei der Auswahl nicht verzetteln, greifen sie optimalerweise auf etablierte Tools zurück. Dazu zählen beispielsweise:

Zoom
Microsoft Teams
Google Meet

Außerdem stehen Event-Beteiligte in der Verantwortung, die jeweilige Software vorab auf Aktualität zu prüfen und für die Lizenzierung ihrer Tools zu sorgen.

3. Aufgaben sinnvoll verteilen

Einzig die Übertragung eines Livestreams macht noch kein erfolgreiches Online-Event. Die soziale Komponente eines Onsite-Events mit Tech-Elementen virtueller Konferenzen verknüpfen, so lautet die Erwartung.

Unternehmen, die ein solches Event planen, sollten die zahlreichen Aufgaben innerhalb der Prozessabläufe an externe Dienstleistungsunternehmen outsourcen. Im Falle von mehrsprachigen Events tun Firmen gut daran, beratende Dolmetschende hinzuzuziehen, die auf die Organisation von digitalen oder hybriden Events spezialisiert sind. Veranstaltungsplanende sparen Arbeitsaufwand, Zeit, Geld und sichern den Erfolg ihres Events.

4. Für stabilen Zugang sorgen

Ein instabiler Internetzugang frustriert alle Event-Beteiligten. Lange Latenzzeiten führen zu stockenden bis eingefrorenen Bild- und Tonübertragungen und Präsentationsinhalte gehen beim Publikum verloren.

Als unabdingbar erweist sich eine leistungsstarke und kompatible Hardware und eine solide Internetverbindung.

5. Akustik optimieren

Noch so gute Unterhaltungen gehen bei schlechter Akustik verloren. Der Verlust bedeutsamer Sprachinhalte, dem Stille-Post-Prinzip geschuldet, schadet der Kommunikation.

Veranstaltungen in geräuscharmer Umgebung gewährleisten ein qualitativ hochwertiges Resultat und ein rundum gelungenes Event. Tontechnikerinnen und Tontechniker führen im besten Fall einen Doublecheck vor Konferenzbeginn durch und optimieren die Raumakustik.

6. Anwenderfreundliche Einladungen versenden

Anwenderfreundliche Veranstaltungseinladungen zahlen auf die Zufriedenheit der Event-Teilnehmenden ein. Einladungen mit der sogenannten One-Tap-Dial-In-Funktion gelten unter Gästen deshalb als besonders beliebt.

7. Online-Event vorbesprechen

Um Störungen im Konferenzablauf vorzubeugen, liegt es im Interesse der Planungsbeteiligten, Dolmetscherinnen und Dolmetscher über sprachliche Besonderheiten der Rednerinnen und Redner wie Sprachfehler, Akzente oder Dialekte aufzuklären. Auch eine ausführliche inhaltliche Vorbesprechung ist wertvoll.

8. Generalprobe durchführen

Ein letzter Blick auf die Checkliste und ein gut geplanter Probelauf sichern doppelt ab. Technische Schwierigkeiten oder Unklarheiten tauchen oftmals erst in letzter Minute auf, können jedoch meist im Vorfeld behoben werden.

Das begünstigt einen störungsfreien Veranstaltungsablauf. Wenn alle Teilnehmenden termingerecht über den Ablaufplan der Konferenz Bescheid wissen, sorgt dies außerdem für Klarheit.